淺談干部人事檔案管理工作

林雅玲

摘? 要：該文從紙質干部人事檔案保管和檔案數字化建設的角度出發，針對紙質檔案保管存在的問題，指出了解決問題的必要性并提出了解決措施;通過闡述干部人事檔案數字化建設，提出紙質干部人事檔案和干部人事數字檔案并存的優勢。而要使干部人事檔案管理工作安全、有序地開展，則需要制定健全的檔案管理制度，該文在最后強調了干部人事檔案管理制度化的重要性。

關鍵詞：干部人事檔案 紙質 數字化 保管 制度

中圖分類號：G271? ?文獻標識碼：A? ?文章編號：1672-3791（2021）10（b）-0000-00

On the Management of Cadre Personnel File

LIN Yaling

（The First Affiliated Hospital of Xiamen University， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）

Abstract： This article starts from the perspective of paper cadre personnel file storage and file digitization construction. Aiming at the problems of paper file storage， it points out the necessity of solving the problems and proposes solutions; by expounding the cadre personnel file digitalization construction， the paper puts forward The advantages of the coexistence of cadre personnel files and cadre personnel digital files. To make the management of cadres and personnel files to be carried out in a safe and orderly manner， it is necessary to formulate a sound file management system. The article emphasizes the importance of institutionalization of cadres and personnel file management at the end.

Key Words： Cadre personnel archives; The paper; Digital; Custody; System

干部人事檔案是反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法、家庭狀況以及社會關系等情況的歷史記錄材料。

干部人事檔案是以紙質材料為記載形成的檔案，而隨著檔案數字化建設的發展，干部人事檔案的存在形式也從紙質檔案發展到紙質檔案與數字檔案并存。做好干部人事檔案實體的保管工作，加快干部人事檔案數字化建設，使干部人事紙質檔案和數字檔案兩者并存，不僅能從整體上提高干部人事檔案管理工作水平，也能對干部人事檔案實體起到最大的保護作用[1-2]。

1 紙質干部人事檔案保管存在的問題與思考

以紙張作為載體的紙質干部人事檔案，在檔案保管方面，應當從保護檔案安全完整、維護檔案原貌的角度，配備應有的物品設備，做好檔案庫房的建設。同時，規范并優化日常的檔案管理工作，使檔案的保管工作在物質硬件條件方面符合要求，在工作管理方面安全有序開展。為檔案的保存創造一個適宜且安全的環境，保護干部人事檔案實體安全及完整，維護檔案的原貌，延長檔案的自然壽命，避免發生意外的損壞。

1.1 干部人事檔案保管存在的常見問題

干部人事檔案的保管處包括組織部、有檔案存放權限的國有大中型企事業單位、地方人才中心等。根據《干部人事檔案工作條例》，要按照有關標準要求建設干部人事檔案庫房，檔案數量較少的單位，也應當設置專用房間保管檔案[3]。在檔案庫房、專用房間建設及物質設備的配置方面，存在常見的一些問題：（1）由于單位辦公用房使用緊缺等原因，干部人事檔案庫房、整理場所、查閱場所、辦公場所未分開;（2）建設的年代比較早，硬件設施陳舊，缺少日常維護;（3）安全和防護措施設備不足。在庫房的日常管理方面，有些存在管理制度建立不健全，日常管理及監測尚待進一步規范的問題。

1.2 解決存在問題的必要性及措施

未建設密閉的干部人事檔案庫房，不利于按標準控制室內溫濕度，不利于檔案庫房達到恒溫恒濕，在防盜防火方面也存在安全隱患。

干部人事檔案庫房配置的設備主要包括空調、除濕機、通風設備、溫濕度測量儀及控制設備、滅火器、防盜防火報警器、監控設備等。在除濕機的配置方面，如果配置的除濕機型號不能滿足檔案庫房空間面積的需求，遇到陰雨天等相對濕度高的天氣時，則會出現除濕效果欠佳、庫房環境濕度上下變化過大的情況，影響紙質檔案的自然壽命。滅火器材等如若沒有定期地檢查并配置足夠的數量，則對檔案庫房的安全不能起到實質性的防護作用。

根據《干部人事檔案管理條例》規定，干部人事檔案庫房、閱檔場所、整理場所、辦公場所應當分開。在實際工作中，及時地根據要求規范調整或改造，使干部人事檔案庫房、檔案整理場所、閱檔場所、辦公場所實現分開，將有利于控制庫房環境的恒溫恒濕及保護檔案的安全。嚴格根據“防火、防潮濕、防蛀、防盜、防光、防高溫”等措施要求，配置齊全相關的防護物品及設備，及時增置或更換防護物品設備，才能提高干部人事檔案庫房的安全防護水平，保障干部人事檔案實體的安全。

2 干部人事數字檔案的建設及其有利于紙質檔案保管的優勢

以紙質干部人事檔案為基礎，創新干部檔案管理的方法和手段，用現代化技術改造傳統的檔案管理模式，形成干部人事數字檔案，提高了干部人事檔案工作質量和效率，同時也減少了紙質干部人事檔案的翻閱率，有助于更好地保護干部人事檔案實體。

2.1 干部人事數字檔案的建設

干部人事數字檔案的建設，需要有相關配套的硬件和軟件。在硬件方面，需要配備電腦、干部數字檔案采集專用掃描儀、數據備份移動硬盤等。在軟件方面，需要依托于干部檔案管理信息系統。經過檔案人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、原始圖像處理、優化圖像處理、數據質檢數據備份等過程，完成干部人事檔案數字化全流程制作，實現干部人事檔案數字化。[4]

干部人事檔案數字化建設，要在對紙質干部人事檔案按《干部人事檔案工作條例》的分類要求進行整理分類、排序及編碼的基礎上，根據《干部人事檔案數字化技術規范》，對檔案類號、序號、檔案材料名稱、材料形成時間、頁數、備注進行檔案目錄錄入。錄入內容要規范、準確。在采集過程中，要針對不同的情況，采用合理的掃描方式進行檔案頁面掃描。如果檔案的紙張存在現狀質量差、易受損壞，則需采用平板掃描方式;如果檔案的紙質較薄，在掃描時出現背頁字跡透印，出現正反面內容字跡重疊，則應在背頁后墊白色襯底再進行掃描。在完成目錄錄入及紙質檔案掃描之后，還應當綜合把關，檢查核對，確保干部人事數字檔案的檔案目錄與紙質檔案材料的內容相符，數字檔案頁面的排列順序要與紙質檔案保持一致，圖像與目錄要相對應。

2.2 干部人事數字檔案與紙質檔案并存的優勢

嚴格按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案數字化技術規范》的要求，以整理分類規范、材料完整的紙質干部人事檔案為基礎，經掃描采集形成干部人事數字檔案。依托干部人事管理系統實現干部人員信息花名冊管理、檔案查借閱、檔案材料接收、歸檔、轉遞等日常工作管理。整體上，切實提高了干部人事檔案管理工作質量及效率，數字化的管理化繁為簡，避免出錯，相較于人工登記或者零散電子表格孤立登記，較大程度地減少了勞動力和時間的花費，提升了工作質量和效率[5-6]。干部人事數字檔案在查借閱檔案方面，實現了無紙化查閱。根據查閱事由及查閱申請內容，在查閱審批的基礎上，開放授權可查閱的內容范圍，一定程度上也保護了干部信息。而無紙化的查閱，在最大程度上減少了干部人事檔案的出庫率及翻閱率。在日常管理工作中，主要在零星檔案材料歸檔和查借閱檔案時會接觸紙質干部人事檔案。隨著檔案形成時間的推移，檔案的紙張在與空氣中的物質接觸及受環境因素影響，會容易出現發黃、變脆等老化現象。數字檔案的形成，查閱檔案不需再翻閱實體檔案，則可以減少紙質檔案頻繁暴露在柜外環境，減少紙質檔案被翻閱，對紙質干部人事檔案起到很好的保護作用，延緩檔案紙張的老化，減少人為意外損壞的發生，延長檔案的自然壽命，保證檔案重要信息的完整。

3 制度化管理

不管是紙質干部人事檔案的管理，還是干部人事數字檔案的管理，都需要制定、健全管理制度。因為干部人事檔案管理工作是項政治性、機密性強的工作，通過制度的制定，明確工作原則、細化工作標準、嚴肅工作紀律、規范工作程序，發揮制度的指導作用，才能使干部人事檔案工作更加規范化、科學化地有序開展，提高工作水平。

干部人事數字檔案建設作為新時代檔案管理的創新管理方法，它的產生切實提高了干部檔案工作質量和效率，而在數字檔案管理上，要及時健全干部人事檔案數字化管理的制度。在制度上，對干部人事檔案數字化工作的流程管理、數字化技術更新、數字化信息保密、數字化信息利用等作出明確的制度化、規范化規定。通過制度指導及規范工作，確保電子檔案與紙質檔案一致，保證電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，促進干部人事檔案數字化管理的發展。

在紙質干部人事檔案管理方面，制定相應的管理制度，可使干部人事檔案工作具有明確的標準。就紙質干部人事檔案保管方面來說，通過制度化的管理，嚴格規范庫房管理要求，明確檔案管理人員職責，可最大限度地避免不安全因素的發生，從而保護檔案的安全及完整。

4 結語

干部人事檔案工作是一項政策性、專業性、服務性很強的工作，也是一項重要的基礎性工作。要做好干部人事檔案工作，需要提高對此項工作的認識，強化管理意識，建立嚴格健全的檔案管理制度，嚴格按照制度要求開展日常工作。以實體檔案為基礎，借助科技推動數字檔案建設，通過數字檔案建設提高管理水平，同時保護原始的實體檔案。

參考文獻

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