檔案信息化建設的績效評價研究

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1 檔案信息化建設績效評價主體的確立

1.1 內部主體

內部主體是指檔案館的管理人員，主要是對各類檔案進行建設、管理和監督的主體以及相關信息化管理的專門人員。由于內部管理和工作人員直接參與檔案管理，對檔案管理工作更為了解，更適合進行評估主體的工作。但如果對檔案信息化建設的評估工作全部由他們完成，那么很難對相關評價工作進行說服，或者確保評價工作能夠客觀公正的進行，且單一主體的評價結果的信服力很有限[1]。

1.2 外部主體

檔案信息化建設服務績效評價的外部主體主要包括了各類使用檔案的人員和相關學者專家，他們可以通過較為專業的眼光進行檔案信息化建設工作的評價，對其效果的評價更具有公正性和客觀性。由于外部主體主要是檔案信息服務的主體，無論是在館內還是遠程提供利用，利用者的觀點對檔案信息化建設后提供檔案信息服務質量好壞均有參考價值。

2 檔案信息化建設的績效評價措施

2.1 明確績效評價的內容

針對檔案的信息化建設內容，在評估過程中，要對信息化建設的內容進行明確，檔案信息化建設的過程中，同以使用者為導向的目標展開合理的分析，可以進一步完善檔案信息化建設的績效評價內容。在明確績效評價內容的時候，主要可以從以下幾個方面著手：第一，是分析基礎設施的建設情況，像硬件的配置、軟件的安裝，基礎網絡的覆蓋率、穩定性，還有配套服務設施的建設、運營情況等，都要展開深入的統計與分析；第二，辦公平臺的建設情況，像數字化系統能否穩定運行，信息化檔案的存儲設備與相關要求標準是否一致等內容，也要進行合理的察看；第三，檔案信息資源的建設情況，主要有檔案數字化工序是否具備高效的特點，是否建設出了完善的數據庫，數字資源的共享操作能否在短時間內完成；第四，服務質量方面的內容，信息化網站的需求是否全面，服務系統是否具備穩定性的特點，用戶的使用操作是否便捷，還有就是服務設施是否考慮到了一些人性化的內容[2]。

2.2 設置績效評價的指標

設置績效評價指標體系的時候，工作人員可以將評價的具體內容，設定為一級指標，而在一級指標下，可以根據實際管理情況，設置二級指標，如果說二級指標在評價過程中還難以展開具體的量化操作，那么可以設置三級指標，并對三級指標的相關內容，展開詳細的介紹，同時量化一些設置。像在一級指標中，主要可以針對基礎設施部分的展開分析，而在二級指標中，可以設置出硬件環境、軟件環境、網絡建設和運營管理的內容，當然這里需要注意，二級指標具有不可測性，在二級指標下，可以設置三級指標，分別是主要的硬件設備、硬件維護程序；數據庫系統、網管系統、業務軟件；網絡基礎設施、網絡結構；外網和內網；過程管理、安全管理制度、業務操作管理和制度管理等。在設置三級指標后，還要執行量化的操作處理，這樣績效評價的可行性更好，進一步驗證檔案信息化建設的整體質量[3]。

2.3 設置績效評價的權重

針對檔案的信息化建設績效評價內容，權重設置還需要檔案方面的有關專家參與進來。相關的參與人員，可以對各項指標進行清楚的羅列，并對相關的功能進行介紹，這里可以利用一些專業性較強的方法，將相關信息寄送給那些參與評價的檔案專家，通過幾輪測試后，根據專家對績效評價權重的設置，來得出各個指標的權重，根據指標體系，還有權重設計出相應的績效評價體系表，各個評價的主體，對于檔案信息化建設的信息、資料，展開收集與測試，并最終給出相應的分數來，這樣更能夠強化績效評價體系的合理性。

2.4 分析績效評價的結果

績效評價既能夠對檔案信息化建設的成果進行有效的檢驗，同時還可以對檢驗出的結果展開進一步的分析，對檔案信息化建設的成果及時做出反饋。通過上述的檢驗操作流程，評價結果的分析所處角色也是極為重要。評價結果的分析，需要檔案管理部門的相關領導，還有專業的工作人員參與進來，這樣能夠進一步提升評價結果的公正性，對于檢驗過程中出現的問題，大家需要對那些根本性的原因進行分析，及時整改問題，檔案信息化建設的初步運行，只能檢測出其中一部分的問題，所以，績效評價結果的分析，應該呈現出常態化，在后期的檔案信息化運行過程中，進行不斷的完善和整改，確保檔案信息化可以順利進行，切實提升檔案的信息化管理水平[4]。

3 結束語

檔案管理的信息化建設體現了檔案信息資源的開發和現代服務平臺的發展，對于提高檔案管理效率及檔案服務質量有不可忽視的作用，而檔案信息化建設的績效評價工作是提高檔案信息化建設質量的重要途徑。要明確檔案信息化建設的長遠目標及短期目標，以績效評價手段來檢驗目標完成程度，進而有針對性進行調整和推進。以“統一領導、全面評價、科學量化”為指導思想，合理建立評價體系，并定期對評價工作進行再評估。確保檔案信息化建設及績效評價工作的可持續性。