信息系統建設項目中范圍管理的優化路徑分析

蔡志福

(廣東機電職業技術學院 廣東廣州 510515)

一、項目背景

隨著移動互聯網技術的快速發展，傳統的辦公模式已經不適應政府辦公業務的需求，政府內部的公文審批周期較長，信息化建設水平相對滯后，急需開展信息化系統項目的建設。但在信息化系統的項目管理過程中存在諸多問題，其中非常突出的是范圍管理問題，即在項目運營過程中客戶難以界定其項目建設范圍，致使出現弊端：一是范圍管理計劃制定不合理或在實施過程中未能嚴格按照實施計劃進行管理；二是項目的范圍定義不清晰，需求分析和調研工作不到位，導致收集需求不夠明確。比如，客戶對軟件系統的功能沒有給出明確的需求，開發方按照自己的開發經驗進行開發，導致產品功能跟用戶需求不一致；三是缺少范圍確認環節，項目的需求變更流程不規范，在項目實施過程中隨意變更，沒有按照變更流程執行，造成無規可依，缺乏有效控制，導致范圍蔓延；四是項目范圍控制存在問題，在項目實施過程中缺乏對其過程的有效監控，缺乏與甲方有效的溝通，缺乏對可交付成果的階段性驗收。在項目開發過程中出現的問題未被發現和及時處理，導致驗收環節才發現問題，造成項目延期[1]。

因此，在項目管理中需要對范圍管理進行精確界定，在項目進行過程動態確認范圍，是亟待提升項目建設質量、改善項目管理效果的重要舉措，在此，本文提出范圍管理的優化路徑，并以政府信息化項目建設案例進行分析，以為項目管理中的范圍管理提供具有實踐參考意義的研究成果。

二、范圍管理定義及認識

項目范圍（Scope）是指為了達到項目目標，交付具有某種特質的產品和服務，項目所規定要做的工作。項目范圍管理（Scope Management）是指要做范圍內的工作，而且只做范圍內的工作。

項目范圍管理是軟件項目管理的重要組成部分。每一個項目都有范圍，項目范圍規定了項目完成的特定產品所要具有的功能，同時范圍管理規定了該項目應該做什么，不應該做什么，它界定了項目的邊界。對于項目范圍之內的工作，要保質保量完成，做好項目的范圍管理，有助于項目在進度、成本、人力資源的規定內完成，更有助于項目的順利完成交付[2]。

三、信息系統項目范圍管理優化路徑

項目范圍管理包含達到項目成功所必須完成的工作。它包括五個子過程：范圍計劃的編制、范圍定義、分解WBS、范圍的確認和范圍的控制，下面結合該項目分析在實施過程中如何做好范圍管理。

（一）規劃范圍管理，為后續工作提供指導

規劃范圍管理是編制項目的范圍管理計劃。規劃范圍管理的主要作用是在整個項目管理中對如何管理項目范圍提供指南和方向，該過程是項目范圍管理的第一步。建設方、相關專家和干系人，根據項目管理計劃、項目章程、事業環境因素和組織過程資產等相關資料和文檔，召開會議，根據合同和財政局信息管理系統標準，對范圍管理計劃和需求管理計劃進行相關討論，會中得到初步的范圍管理計劃和需求管理計劃，其中范圍管理計劃的內容包括根據合同和標準制定項目范圍說書，創建WBS，并維護WBS，制定好范圍說明書和WBS后由客戶和公司高層批準。對變更嚴格按照變更流程處理。需求管理計劃的內容是制定好規劃、跟蹤和匯報各種需求活動，在需求管理中需要的人力、需求調查表格等相關資料和資源，根據合同和標準嚴格管理需求，建立好需求跟蹤矩陣和配置管理。會議結束后，整理歸納會議內容，把范圍管理計劃和需求管理計劃上報客戶和公司領導，經其批準后，由項目管理辦公室通知相關干系人[3]。

（二）收集好需求，為項目順利開展奠定好基礎

收集需求是實現項目的目標而確定、記錄和管理干系人的需要和需求的過程。收集需求主要作用是定義和管理項目范圍。建設方、相關專家和干系人，根據項目范圍管理計劃、需求管理計劃、項目章程、干系人名冊、干系人管理計劃、事業環境因素和組織過程資產等相關資料和文檔，召開會議，根據合同和財政局信息管理系統標準，雙方采取面對面交流、發放調查問卷的方法收集用戶需求。會后，記錄該會議內容，做好項目文件更新。由于項目時間緊迫，通過項目管理辦公室通知相關科室的負責人，希望客戶通力合作和協調，完成好項目的需求收集，同時安排好人員做好調查問卷填表工作。在做好收集需求準備工作后，與團隊成員、相關干系人分別進入各個科室，與科室領導及人員進行面對面交流，通過發放調查問卷表，并解答用戶的疑問和需求，協助用戶填寫好調查問卷表。隨后，建設方對調查問卷表按照合同和財政局信息管理系統標準，進行分類總結，并進行配置管理，做好需求文件和需求跟蹤矩陣[4]。

（三）定義項目范圍，明確工作目標（需求），防止范圍蔓延

定義范圍是制定項目和產品詳細描述的過程。定義范圍主要作用是明確所收集用戶的需求，哪些是包含和不包含在項目范圍內，從而明確產品的功能要求及服務。建設方公司領導、相關專家、財政局領導等相關干系人，根據合同和財政局信息管理系統標準，需求文件，項目管理計劃等相關資料，制定好范圍說明書，其內容是：以公文審批、信息管理、休假管理、人事管理、事務管理等功能模塊信息管理系統，符合湖財政局信息管理系統標準，滿足合同要求的服務宗旨。以軟件生命周期（分析、設計、實施和運營維護）創建WBS和WBS詞典。如因碰到政策和其他原因引起的變更，雙方通過會議商討。會議整理好范圍說明書，上報客戶和建設方高層，經其批準后，納入基線管理。

（四）創建WBS，提供結構化的視圖，更好地明確工作人員及職責

創建WBS是將項目可交付成果和項目工作分解成較少的，易于管理的過程，其作用是對所交付的內容提供一個結構化的視圖。在創建WBS中，建設方和所有干系人根據合同和財政局信息管理系統標準、范圍管理計劃、項目范圍說明書，需求文件和相關文件資料，召開會議，按照表格型，自上而下的方法對整個項目進行分解細化，項目分為接口開發，基礎數據收集，系統培訓，系統安裝及測試，系統聯調，新老系統切換，新系統上線和運用維護這個8個重要里程碑。按8/80小時來安排活動時間，根據項目合同要求設定好里程碑，制定好控制賬戶、規劃包和活動包，安排好每個活動包的負責人，分派人員，確定其職責，負責專人監理和協調外包的工作，創建了WBS詞典。會中經所有干系人共同完成和確認WBS和WBS詞典，經批準后，把批準的范圍說明書、WBS和WBS詞典作為范圍基準，納入基線管理。會后總結會中內容，整理好文檔，由項目管理辦公室把范圍基準文件發放給所有干系人[5]。

（五）確認范圍，為項目正式驗收做好準備

確認范圍是正式驗收項目已完成的可交付成果的過程，其主要作用是使驗收過程具有客觀性。在確認范圍過程中，根據WBS中里程碑的交付時間為范圍確認、會議召開和驗收的時間，根據里程碑檢查項目進度和成本績效，根據合同和財政局信息管理系統標準來驗收可交付物成果，然后制定好項目文件，交予建設方和財政局領導批準，然后由項目管理辦公室把批準的文件發放給相關干系人。客戶根據建設方確認范圍的項目文件、合同和財政局信息管理系統標準為質量標準，審核建設方活動和文件，確認是否完成了范圍基準中的所有活動，及對風險進行識別和制定風險應急計劃。

（六）控制范圍，維護項目的范圍基準

在控制范圍過程中積極與干系人進行溝通協調。在遇到變更時，按照變更流程處理變更。其過程是：當事人提交變更申請，建設方與項目團隊初步審查和論證，提交CCB審查，經其批準后通知所有干系人，建設方和當事人在實施變更過程中進行監控，評估變更效果，判斷變更發生后的項目是否進入正常軌道。在變更過程中，通過影響導致變更的因素向有利的方向發展，判斷變更是否已經發生，變更發生時管理實際的變更，確保所有被請求的變更，按照項目變更流程過程來處理。這些做法，能使建設方的項目變更控制與管理工作規范有序[6]。

四、案例分析

某財政局迫切需要在單位內部和分局之間實現協同辦公和信息資源共享。因此，財政局領導決定公開招標采購財政局信息管理系統。2017年5月招標會中服務商以優質的產品、技術、服務和價格中標該項目，隨著雙方簽訂合同，項目合同金額為800萬元，建設總工期為12個月。整個信息系統的功能模塊包括：公文審批、信息管理、休假管理、人事管理、事務管理的等功能模塊。

在該信息系統的項目在實施過程中，服務器采用聯想高性能x3850 x6機架式服務器，操作系統采用Windows Server2012服務器版。該信息系統基于ASP架構，采用ASP語言開發，數據庫采用sql server 2012。項目的組織架構，架構師1人，開發組10人，測試組2人，實施人員5名。在該項目的范圍管理中，結合工作經驗和實際情況，對規劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創建WBS，確認范圍和控制范圍等過程進行重點管理[7]。

經過項目組全體成員的努力，財政局信息系統在2018年5月中旬圓滿完成了該項目的驗收，系統運行穩定，比規定合同期提前完成。回顧相關范圍管理的過程，項目的成功很大程度上歸功于服務方在項目范圍管理中積極溝通和協調、定期召開會議，實時收集工作績效數據。

五、結束語

本文以某財政局的信息化系統建設項目為案例，分析項目管理中范圍管理存在的問題，針對范圍管理的概念范疇，提出了優化范圍管理的路徑，該路徑包括規劃范圍管理、收集好需求、定義項目范圍、創建WBS、確認范圍、控制范圍等六個步驟，有關研究可以為實際項目管理工作提供清晰及可行的參考。