基于電子協議系統的高校對外服務協議檔案管理優化研究

張麗萍

高校具有師資和技術力量雄厚、技術智力密集、儀器設備先進等優勢，它在保證完成國家下達的教學科研任務前提下，可以充分發揮自身優勢，積極為社會提供教育培訓、技術咨詢協作、產品研發設計等各項服務。然而，高校畢竟不是專業經濟主體，其管理體制不是圍繞經濟活動服務的，若沒有科學的管理體制，其經濟活動必然受到影響。表面上看，經濟活動非常復雜，但只要找準立足點，許多問題可以迎刃而解。那么高校對外服務的立足點是什么？筆者認為，正是對外服務協議。對外服務協議作為一種具有法律效用的協議文件，必然涉及雙方的權利義務關系，也就意味著其必然要提供一個管理體制，以執行雙方的權利和義務。因此，管理好對外服務協議，也就管理好了對外服務活動。

一、高校對外服務協議檔案管理現狀與問題

隨著高等教育改革的深化發展，高校越來越多主動參與到地方經濟社會活動之中，因此簽訂的對外服務協議亦隨之增多，對外服務協議檔案的管理逐步成為高校檔案管理的重要組成部分。然而，許多高校并未意識到對外服務協議檔案的特殊性，而將其管理等同于普通檔案的管理，未對此類協議檔案的管理做好明確分類與統一規范，對外服務協議檔案成為了高校檔案管理工作中的一個薄弱環節。當前，高校對外服務協議檔案管理主要存在如下問題。

1.對無效、變更、注銷和作廢協議檔案的管理問題。在實際操作中，由于對無效、變更、注銷和作廢的協議檔案認識不清，檔案管理人員很可能會無法甄別哪些協議檔案是無效、變更、注銷或作廢的。如此，檔案管理工作必然陷入嚴重的混亂，甚至會嚴重影響到協議的執行[1]。究其原因，不能完全歸結于檔案管理人員的疏忽，因為對外服務協議的產生需要經過極其復雜的過程，而其產生的過程檔案管理人員基本上是不參與的，因此檔案管理人員如果沒有相關人員的詳細說明，幾乎不可能自己認識到協議檔案的有效或無效、變更或非變更等變化情況。應當注意到，檔案管理人員的工作主要是收集和整理，這是由現有的檔案管理制度決定的。如果不從根本上修訂現有管理制度，讓檔案管理人員參與到檔案產生全過程當中，那么這一問題是不可能從根本上改變的。另外，協議是具有法律意義的，協議的每一點變化都是法律意義的變化，如不能有效地管理協議的變化，很可能因此而遭到不必要的損失。

2.檔案收集問題。檔案收集問題，大體上可分為兩方面：一是檔案管理人員的專業問題，二是對外服務協議本身的特殊性。高校的檔案管理本不是為經濟活動服務的，因此高校檔案管理人員一般都是學習圖書情報專業或人事管理專業。而對外服務協議本質上是一種經濟類合同，在專業不對口且未經專業培訓的情況下，高校原本的檔案管理者不可能自動就成為對外服務協議方面的管理專家。另一方面，對外服務協議檔案的產生過程不同于其他檔案的產生過程。一份對外服務協議從產生到成為檔案，通常都會歷經多次修訂、調整，各方為了自己利益的最大化，在談判階段，便會有無數的經濟博弈，其都會體現在協議的變化上。另外，在執行階段，會因各種因素而無法按照協議執行，需要變更甚至作廢。此間的不確定性非常大，對于無相關經驗的檔案管理者來說，妥善完成相關工作難度極大。

另外，在實際運營過程中，對外服務協議通常不存儲于一處，這是由對外服務活動特性所決定的。一份對外服務協議必須流轉于高校、企業集團、協議審核部門之間，才能完成其使命，而期間發生檔案滅失的可能性很大，其對于檔案收集來說，無疑是一個巨大的挑戰。

3.托管問題。因業務需要，部分高校會將協議審批部門或財務部門作為對外服務協議的托管部門，但由于對外服務協議的專業性，同時審批部門或財務部門并無相關管理制度和管理技術，很有可能造成檔案的毀損。另外，托管期限往往會成為一個巨大的隱患。對外服務協議，尤其是技術方面的服務，存在一個保密管理問題和數據安全問題[2]。托管期間，如發生泄密事件，后果將非常嚴重，但責任由誰承擔，往往無法明確。因為托管部門沒有專業的管理能力，因此出現風險亦在情理之中。目前，對于這一問題的解決，主要是靠縮短托管期限。但這并不能從根本上解決這一問題，因為對外服務協議往往是長期的，也就意味著其必然會長期存在于這些部門里，能夠縮短的托管期限亦非常有限。

二、電子協議系統

目前高校對外服務協議檔案管理存在的問題，與其說是體制問題，不如說是技術問題。制度的優化需要以先進技術為支撐，技術創新將進一步帶來制度創新。在高校對外服務協議檔案管理中，引入先進技術是進一步優化檔案管理制度的關鍵。但引入何種技術，且以何種方式引入技術，對于管理者來說，是一個需要深思的問題。以筆者的經驗和研究，筆者認為，電子協議系統是較為適合多數高校的一個技術方案。電子協議系統，是指集合了在線審核、簽訂、存儲、使用、管理等功能于一體的協議信息系統，其具有便捷、有效、智能等特點。高校在對外服務協議檔案管理中引入電子協議系統，將有效提升檔案管理水平與效率，其優點如下。

1.能有效降低檔案收集和管理的成本。利用電子協議系統，簽訂協議便不再需要打印，所有協議將保存在系統中，不占用物理空間。各部門調取檔案，只需要登錄系統即可。除具有權限人員外，其他人不可能接觸到檔案，因而也就具備了高度的保密性[3]。另外，由于檔案保存在系統中，因此系統實際充當了檔案庫的角色，因此檔案從產生到歸檔將一次完成，既不存在檔案收集的流程，亦不存在在此流程中可能發生的滅失情況。

2.能有效地降低檔案管理的人力成本。傳統模式下，檔案收集、整理一般以季度或年度為單位，為了應對大量的工作，往往會抽調非專業人員參與檔案的收集和管理，可以想象期間會發生多少檔案管理問題，即便有些高校會組織人員開展培訓[4]，也不可能完全有效地避免問題。采用電子協議系統，可以節省大量的人力，同時讓專業人員能夠更有精力、更有效地整理檔案，為更有效地檔案利用打好基礎。

3.促進制度優化。一切體制變革實際上都是技術變革的結果，因此引入電子協議技術必然有利于促進檔案管理體制的優化。以往以人力管理為核心的管理體制從根本上就不適合檔案的利用，因此無論如何優化體制，在沒有新技術支持的情況下，這種優化只能是徒勞的[5]。此外，因電子協議系統從誕生到現在僅十幾年的時間，其難免存在缺陷。具體來說，一是系統穩定性，二是系統安全性。以第三方電子協議系統為例，一些企業急于收回投資，不考慮自身硬件條件和運營能力，強行承接過量業務，其勢必會造成系統的不穩定。一旦發生故障，其必然會造成嚴重的經濟損失。因此，如果選擇第三方的電子協議系統，就必須全面考量其技術水平、硬件條件、運營能力等因素，否則會造成極為嚴重的安全隱患。

三、高校對外服務協議檔案管理的優化

引入新技術是體制優化的必要條件。一般來說，技術引入有兩種方式，一種是自主模式，即打造專屬電子協議系統；另一種是合作模式，或者是外包模式，即以支付費用或提供服務的方式，利用第三方系統。前一種模式的優點是自主性較高，系統設計可以完全根據自身需求進行；缺點是開發周期長，硬件投資較大，同時需要組建一個專業運營團隊。后者的優點是便捷，只要付費便可立即使用；其缺點是自主性較差，檔案安全可能存在隱患。無論采用哪種模式，對于高校檔案管理體制都會產生一定的優化作用，具體表現為以下幾方面。

1.優化檔案管理機構。高校不同于企業，高校原本的檔案管理機構并非為經濟活動而設置，因此其不可能完全適應經濟活動。高校可以考慮設立一個適應電子協議系統的檔案管理部門或崗位，由具備法律、政策、經濟、技術等相關知識的專業人員，負責學校各類對外服務協議的審核、收集、歸檔與管理，進一步優化高校對外服務協議檔案管理機構設置。

2.優化檔案查閱制度。對外服務協議，尤其是技術類的協議，其涉及的信息往往是具有較高經濟價值的，因此需要較高的保密層級。以往，所有的檔案都存放在檔案部門，盡管有一定的保密層級要求，但實際往往沒有特殊的保護技術。因此，只要有權限進入檔案室就有機會接觸到密級較高的檔案文件。而引入電子協議系統后，則可以根據不同的權限，分發不同的密鑰，如此即便所有數據都存放在同一個存儲空間里，也絕對不會因權限不分而造成泄密。

3.優化檔案信息管理。法律屬性是對外服務協議檔案最重要的特征之一，也是傳統管理的難點之一。以往，檔案員需要時常和當事人溝通，才能確定一份檔案的法律屬性。而引入電子協議系統后，所有的文件都將被保存在系統中，其每一次信息變更都會被系統自動記錄，而且都是經過加密的，不可能被篡改，因此只要用戶有權限，就可以輕松地了解其信息變更情況。

4.優化檔案管理流程。傳統管理流程是以人為核心的，因此很難有統一性和規范性可言。同時，傳統管理流程傳承性很差，不適應長期檔案管理。引入電子協議系統后，能有效地解決此問題。作為一種計算機程序系統，電子協議系統必然是規范的、標準的。只要功能模塊代碼不被修改，就能確保電子協議系統會幾十年甚至幾百年，按照其最初程序運行。這樣在很大程度上保障了檔案信息管理的規范性和穩定性。

5.優化檔案信息使用效率。在目前的工作中，因使用和管理發生沖突的情況不在少數。一方面，管理者希望在最大程度上保證檔案的完整性和準確性。另一方面，使用者希望以最便于自己的方式使用檔案。引入電子協議系統則可有效地解決這一問題。電子協議系統不同于傳統的檔案室，它是一個兼具開放性和保密性的網絡系統，網絡讓檔案利用變得更加便捷，加密技術則充分保障了檔案的安全。如此一來，當前普遍存在的使用和管理的矛盾將迎刃而解。

6.優化檔案信息數據功能。大數據時代，檔案的數據價值毋庸置疑，但要讓檔案發揮數據價值需要各種技術支持，需要科學的制度管理。檔案的數據價值并非天然形成的，只有當無數的檔案有效集中和管理才能產生數據價值。以往，對外服務協議檔案分散在各個部門，長期得不到全面的集中管理，更加談不上系統的管理，因而不能形成數據，也不具有數據價值。引入電子協議系統以后，檔案的收集問題將得到根本的改善，同時大量的人力可以集中到檔案的整理和數據分析上。

認真做好高校對外服務協議檔案管理，對高校自身發展和對社會經濟發展有舉足輕重的作用。正所謂“科技是第一生產力”，作為檔案管理人員，必須認識到新技術的使用是實現檔案管理優化的重要途徑之一，只有在工作中積極學習新技術，及時更新觀念，不斷創新方法，才能更有效地為高校的對外服務提供服務。