大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的新途徑

高利軍

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

數(shù)字信息化技術(shù)的高速發(fā)展，高可靠平臺(tái)建設(shè)，海量數(shù)據(jù)的交換，各類終端設(shè)備智能化與普及，由此形成的“大數(shù)據(jù)”應(yīng)運(yùn)而生。全力推動(dòng)高校人事檔案信息大數(shù)據(jù)化勢(shì)在必行，以數(shù)字化助推人事檔案系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，構(gòu)建主動(dòng)服務(wù)于高校人力資源管理模式，充分發(fā)揮人力資源的潛在價(jià)值，促進(jìn)高校人力資源管理更加精準(zhǔn)性、前瞻性、安全性。為人才培養(yǎng)、產(chǎn)學(xué)研、服務(wù)社會(huì)等方面提供全面的支持。

一、高校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前高校人事管理工作，主要以傳統(tǒng)工作方式為主，原有人事檔案信息系統(tǒng)使用多年。但存在無(wú)紙化、智能化程度較低，系統(tǒng)升級(jí)更新慢、功能模塊設(shè)計(jì)單一且數(shù)據(jù)聚合能力差，面對(duì)大流量的人員辦理各種事宜，人工完成的工作繁瑣而又信息量巨大，與當(dāng)今人事管理現(xiàn)代化發(fā)展不相適應(yīng)，在智能化、便捷化等方面相比存在明顯的不足，系統(tǒng)集成能力差、擴(kuò)展性不強(qiáng)方面尤為明顯。主要表現(xiàn)在：

一是人事檔案信息涵蓋的信息范圍有限，隨著高校教育事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)目前人事工作也提出了更高的要求，檔案材料的收集范圍逐步擴(kuò)大，不同部門需求聯(lián)系更加緊密頻繁。但沒有形成集成管理信息系統(tǒng)，各部門的信息系統(tǒng)分散管理運(yùn)行。例如教師業(yè)務(wù)教學(xué)能力檔案信息、思想政治素養(yǎng)檔案信息、任職履歷等均屬不同部門信息系統(tǒng)管理。受制于地域限制，無(wú)法滿足跨區(qū)域異地檔案檢索、查閱、調(diào)用功能。我們要生成個(gè)人綜合信息就要分別從這些部門中查閱信息才能獲得。

二是檔案原件的頻繁借閱調(diào)用，帶來(lái)的問題是檔案原件損毀或破壞。對(duì)于不同種類檔案的保管，存在檢索效率不高，準(zhǔn)確性較差的問題。還存在部分檔案資料涉及安全或隱私，給日常管理實(shí)際操作難以嚴(yán)格區(qū)分界定權(quán)限問題。

三是難以形成規(guī)范化建設(shè)，由于部分原有檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)一般都是形成時(shí)間較早.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，動(dòng)態(tài)信息數(shù)據(jù)補(bǔ)充不及時(shí)不完整。造成原有的檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量較低，使用率和可信度均無(wú)法滿足日常工作需求。

四是現(xiàn)有人事檔案信息數(shù)據(jù)挖掘不充分，當(dāng)前高校人事檔案信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)挖掘方面存在不充分、不撤底，只能滿足信息統(tǒng)計(jì)等日常管理使用。無(wú)法綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人力資源管理各環(huán)節(jié)量化、分析生成有價(jià)值數(shù)據(jù)，此外高校人事檔案信息化建設(shè)在專業(yè)人員配備、人才培訓(xùn)方面投入不足。難以支撐、推進(jìn)新技術(shù)的檔案管理的應(yīng)用落地。

二、基于大數(shù)據(jù)的高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

近年來(lái)，高校在信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)取得了巨大的成就，推動(dòng)融合高校人事檔案信息化建設(shè)越來(lái)越重要，每個(gè)人不可避免存在頻繁用檔需要，人事檔案工作的重要性不言而喻，首先要持續(xù)加強(qiáng)人事檔案工作的重要性宣傳，在思想上做到高度重視。嚴(yán)格落實(shí)人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，另一方面，運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)有助于提升人事部門綜合管理，從而在根本上完善人事檔案資料的真實(shí)性、完整性奠定基礎(chǔ)，又能做到人事信息的更新和完善，真正夠提供高人事檔案信息質(zhì)量。讓各類數(shù)據(jù)信息服務(wù)人，不僅能夠提高人力資源管理的高效性，讓人事檔案工作用數(shù)據(jù)為決策技術(shù)支持，主動(dòng)適應(yīng)人事工作未來(lái)發(fā)展新趨勢(shì)。

人事檔案信息化建設(shè)在助力人力資源管理同時(shí)，促進(jìn)高校師資隊(duì)伍的不斷優(yōu)化，提高了社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐步完善，高校人事檔案信息化的水平進(jìn)一步提升，真正實(shí)現(xiàn)線上線下的有效配合實(shí)現(xiàn)高校智能化管理服務(wù)新模式。以及個(gè)性化的視角提高智能化 管理的水平。滿足眾多客戶端的需求，完成向用戶提供推送服務(wù)，除了校內(nèi)用戶外，還提供移動(dòng)端，滿足各種層次用戶系統(tǒng)的需求。

探索擴(kuò)大用戶自助服務(wù)范圍。自助服務(wù)如今已經(jīng)成為提升管理、服務(wù)的重要手段之一。當(dāng)前高校人事檔案自助服務(wù)方面還存在較大不足，目前南方部分高校結(jié)合實(shí)際推出一系列的自助服務(wù)，受到廣大師生歡迎并收到良好效果，高校人事檔案管理及結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，從技術(shù)層面完全能夠?qū)崿F(xiàn)，進(jìn)一步擴(kuò)大用戶自助服務(wù)的范圍，將日常工作中一些常用的信息查詢、復(fù)印等實(shí)現(xiàn)在自助的范圍，提供更多人性化的自由和便利。同時(shí)要防止信息數(shù)據(jù)安全，做好信息安全保護(hù)，保障用戶隱私是當(dāng)下信息安全首先要解決的問題，高校人事檔案在實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息化過程中應(yīng)給予足夠重視。

通過信息化建設(shè)采集的大數(shù)據(jù)，形成完整寶貴的數(shù)據(jù)資源，采用圖像識(shí)別、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能最新信息技術(shù)手段，支持高校人事工作中在人才招聘、績(jī)效考核等方面提供科學(xué)的決策依據(jù)，做到人崗精準(zhǔn)匹配客觀公正、薪酬待遇公平合理。促進(jìn)高校師資隊(duì)伍的不斷優(yōu)化，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)發(fā)展的需要。

三、加強(qiáng)人事檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的對(duì)策建議

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,高校人事檔案管理發(fā)生檔案數(shù)量呈直線上升,人事檔案的來(lái)源趨向于多元化,檔案信息異構(gòu)化,檔案管理信息化等一系列的變化.就大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案管理信息化建設(shè),進(jìn)行研究和分析.信息化管理水平較低是當(dāng)前人事檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題 。由于人事檔案整理具有嚴(yán)格的規(guī)范性和高度保密性的特點(diǎn)，新形勢(shì)下檔案管理對(duì)管理信息系統(tǒng)又有了不少新的需求，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。同時(shí)也面臨前所未有的壓力。人力資源管理正在經(jīng)歷一場(chǎng)與數(shù)字化新世界相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一的過程。結(jié)合新技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)與實(shí)踐，定義數(shù)字化人力資源管理。“重構(gòu)人才賦能”解決思路，高校人事檔案信息化推進(jìn)應(yīng)該充分融入“大數(shù)據(jù)”理念，有效挖掘和完善各類相關(guān)信息資源。使高校人事管理更客觀、準(zhǔn)確、科學(xué)。

除了提高線上線下服務(wù)外，建立健全各類規(guī)章制度也是高校人事檔案實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)服務(wù)模式不可忽略的兩大要素。隨著各類人事檔案信息資源不斷優(yōu)化，還需在系統(tǒng)使用過程中設(shè)置隱私保護(hù)功能，用技術(shù)手段防止不符合權(quán)限的用戶調(diào)取檔案信息。高校人事管理應(yīng)發(fā)揮自身能動(dòng)性，在專業(yè)人員培養(yǎng)方面，引入高層次人才，確立智能化管理理念。

加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全。當(dāng)前在加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化信息提升過程中，注重?cái)?shù)據(jù)安全的保護(hù)。需要軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，高校檔案的目標(biāo)用戶相對(duì)單一，安全隱患較低。因此，很多高校在進(jìn)行檔案智能化管理的過程中忽視了用戶隱私的保護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全的管理及維護(hù)。成為阻礙高校智能化管理服務(wù)模式發(fā)展的主要因素，需引起校予以重視。為數(shù)據(jù)安全營(yíng)造良好生態(tài)環(huán)境。在自律方面，應(yīng)注重多方協(xié)同，組織動(dòng)員各方面力量參與網(wǎng)絡(luò)綜合治理，引導(dǎo)提高個(gè)人信息保護(hù)能力和水平，推進(jìn)人事檔案管理能力現(xiàn)代化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)，提升數(shù)據(jù)安全保障能力，有效應(yīng)對(duì)各種安全風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化的建立，人事管理模式和思維方式必然同步推進(jìn)。有效利用大數(shù)據(jù)促進(jìn)管理決策的科學(xué)化，是提高人力、人才資源競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。如何通過大數(shù)據(jù)有效的挖掘、分析、提升數(shù)據(jù)，使這些數(shù)據(jù)助力社會(huì)發(fā)展的新動(dòng)能。只有有效地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)才能進(jìn)一步提高人力資源管理能力，通過創(chuàng)新管理方法，運(yùn)用新技術(shù)，才能應(yīng)對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過數(shù)據(jù)挖掘的數(shù)據(jù)探索、關(guān)聯(lián)規(guī)則、聚類分析等，進(jìn)行深入分析和有效挖掘，生成具有潛在利用價(jià)值的信息，預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展趨勢(shì)，為管理者提供重要決策依據(jù)。