以《測繪志》為例談志書資料收集與應用

王彥軍

（遼寧省基礎測繪院，遼寧錦州 121003）

志書即是按一定的體例，全面記載某一時期某一地域的自然、社會、政治、經濟、文化等方面情況或者特定事項的書籍文獻[1]。狹義上的地方志僅指志書，社會主義新編地方志包括方志和年鑒[2]。志書一般都有獨特的寫作體例和格式，有嚴格的選材要求，有各種研究參考價值[3]。

編修志書不僅是對歷史的一種記載，也是資料的一種留存，除了其自身的參考價值之外，還具有很強的存史、資治和教化作用[4]。本文主要以《遼 寧 省 志·測 繪 志（1986-2005）》編纂項目為依托，對志書在編寫過程中資料收集方面的一些注意事項和常見問題進行匯總與歸納。

一、志書資料的重要性

專業志之重要，貴在資料性[5]。資料性是方志的本質屬性，也是地方志的生命所在[6]，業內也有“志書編寫，資料為王”的說法。這是因為編寫志書對自身的真實性和全面性有絕對的要求，而志書的內容是否真實可靠，志書信息是否覆蓋全面，則完全取決于資料的質量。因此，想要成就一本好的志書，首先要把資料的收集與應用吃透。其中，具體包括資料收集的方法和途徑，資料收集回來之后的存儲、篩選以及利用，還有后續資料的補充收集等等。

二、志書資料常見形式與收集方法

1.志書資料的常見形式

志書資料按存在形式分為文字資料、圖像資料、口碑資料、實物資料、電子資料以及其他資料等[7]。

文字資料[8]主要就是指留存下來的文字敘述資料等，例如，圖書、檔案、報紙、統計資料以及工作記錄等，文字資料是志書資料的主體；圖像資料[9]主要是指照片、圖畫等以圖像形式記錄留存下來的資料；口碑資料（又稱活資料）一般指活著的事件當事人口述的資料，也包含一些民謠諺語之類的內容，但是口碑資料的使用需要細心考證；實物資料是指具有實際價值意義的實體事物，例如紀念館、紀念塔碑、文物或者行業標志等，常在志書中起輔助說明作用；電子資料主要指相關的視頻、音頻或者行業電子成果（如電子地圖）等；其他資料主要指除上述資料外一些其他有參考價值的資料。

2.志書資料收集常規方法

志書資料收集的方法有很多種，在面對不同的情況下往往需要采取不同的方法。本文主要選取幾種常見的方法進行介紹[10]。

（1）自提法

自提法就是一種從本地區、本系統或者本部門內部收集提取資料的一種方法。因為無論是地方志、行業志、部門志或者其他類別的志書，都會由各自相關的部門負責編纂，而這些部門往往自身就有許多可用資料，收集工作可以先從自身開始。

（2）征集法

征集法就是通過發通知等方式正式告知全社會相關機構和部門，向他們公開征集所需資料，講清要求，由對方自主提供的一種資料收集方法。該方法是比較常用且效果比較理想的一種方法，收集來的資料占總資料的比重也比較大。

（3）查閱法

查閱法是一種主動搜尋的資料收集方法，可以去檔案館、資料館、圖書館、報社等場所專門去查找所需資料。

（4）走訪法

走訪法主要是針對一些目的較明確的資料開展的收集的一種方法。可以直接對有關機構、部門或者個人進行走訪詢問，獲得資料。走訪法也十分適合核實存在疑問的資料或者辨別源由復雜的資料。

（5）定向咨詢法

對于個別走訪收集成本較高或者不必非要走訪收集的資料，可以采用電話或者電子郵件等方式與資料所有方取得聯系來實現資料收集工作，這種方法叫做定向咨詢法。該方法快捷方便、針對性強，尤其在中后期資料補充時，效果顯著。

（6）申請法

對于一些具有特定使用權限或者受行業屬性限制的資料（例如，志書所用地圖必須由測繪部門提供），可以向上級部門或者行業專屬部門提出申請獲取。這樣既可以保證資料的真實性、專業性、準確性，還可以保證不同志書之間所用資料的統一性。

（7）網絡查詢法

對于一些特定、固定的資料，可以去國家或有關部門的官方網站查詢獲取。網絡查詢法一般用來獲取志書中一些統計類、報表類的資料。

（8）其他方法

對待一些特殊數據或者特殊情況，有時候會采取一些其他方法進行資料收集。

三、志書資料收集的具體實施

1.志書資料收集的注意事項

（1）注意資料的時效性

志書是有斷限的，所以編纂者在收集志書資料時一定要向資料提供方說明斷限情況。否則，容易收集到無使用價值的資料。這樣一來，無論是提供者前期對資料進行查找和歸納，還是編纂者后期對資料進行篩選和整理，都會產生很多重復性工作和不必要的麻煩。在兼顧時效性的基礎上，為保證事件的完整性，個別事件的資料可以適當向前追溯或向后延伸。

（2）強調資料的真實性

志書的編纂者一定要對資料的真實性負責。對于收集來的存在疑問的資料，要及時與資料的提供方核實確認，不可自作主張。對于多方提供的同一種資料表述出現沖突時，也要與多方保持聯系，進行探討，確認最終結果。對于資料信息模棱兩可且無從查證的資料，為以防萬一，應該予以舍棄。在使用資料時，應當力求客觀全面，條理清楚，不可斷章取義或者以偏概全，混淆讀者的視聽，間接造成資料失實。

（3）做好資料的保密性

在收集到的資料中有一些數據或者資料涉及國家秘密、軍事秘密或行業秘密不可以公開發表的，要做好相關保密處理。以《測繪志》為例，某些坐標數據或者重力參數數據是不可以隨意發表的，未通過有關部門審查的地圖也不可以隨便使用。因此，對于收集到的資料，在確認其是否涉密之前，更不可以隨意外泄。

2.志書資料收集的前期準備工作

“凡事預則立，不預則廢”，為了提高志書資料收集的效率，一定的準備工作是必不可少的。做好前期準備工作，不僅省時省力，也可在一定程度上避免資錯漏與丟失。

首先，要對資料收集人員進行培訓，讓他們清楚資料收集的范圍、標準、原則以及注意事項，才便于開展后續工作。其次，最好能夠事先確定志書的大體框架和入志內容，這樣可以保證在全面收集資料的基礎上，做到有的放矢、精準收集。同時，也可以保證收集到的資料條理清晰，便于篩選和應用，減輕工作負擔，節約時間成本。最后，要制定科學嚴謹的資料收集管理體系，將資料收集管理的職責落實到個人。力爭做到專項資料專人管理，并且設置一名能夠統攬全局、解決問題的總責任人。

3.志書資料的存放與管理

志書的資料存放與管理也是非常關鍵的一個環節。在志書編寫過程中，隨時可能會遇到資料沖突或者存在疑問的地方，此時往往需要重新找到原始資料進行比對和排查。另外，在編纂過程中，也會不斷有各種形式的資料補充進來。為了避免資料混淆、重復利用和丟失，提高資料利用效率，一定要合理的對資料進行存放與管理。

（1）資料的存放

對書籍、報刊、畫冊等實物資料，如條件允許，應單獨安排防火、防潮、防霉的房間進行存放；如條件不允許，至少要有專門的書架或者書柜存放資料，不可與其他資料混淆。對電子資料，一定要選擇安全、穩定、無病毒且足夠存儲量的計算機，切勿將資料存放在系統盤、電腦桌面和不安全的網盤。對網上下載資料，一定要保存網址，記錄好資料來源。

（2）資料的備份

為了防止資料丟失、損壞或者發生一些不可逆轉的人為修改，一定要做好的資料的備份工作。對于收集來的電子資料，例如電子文檔、照片、視頻、音頻等資料，一定要在不同的存儲介質上做好備份工作。對于收集來的紙質或者實物資料，如果條件允許，也應該拍照或者掃描成電子版成果以策萬全。對于錄音、訪談等資料更應該及時處理，轉化成書面文字，并做好備份。

（3）資料的使用

資料在使用過程中，應該以可重復利用為主旨，不可破壞資料或者采取一次性使用方式。例如，將書籍有用的幾頁撕下或者對報紙的部分內容進行剪裁等，也不可在原資料上隨意涂抹，亂勾亂畫。不要在使用資料過程中吸煙或者食用食物、飲品。對于使用完畢的資料，要及時放歸原位，不可隨意擺放或丟棄不理。對于外借的資料，要在做好有關記錄。

四、結束語

志書資料的收集、利用與保存都是非常關鍵而繁瑣的工作，它要求編纂者不僅要具有一定的業務能力，還要有耐心、夠細心、有責任心。如果把一本志書比作一個嬰孩，那么資料無疑就是這個孩子的母親。所以，要保證志書的質量，編纂者一定要對志書所用的資料重視起來，把嚴資料關。用好、用對、用全資料，志書就已經成功了一半。