高校檔案管理數字化及檔案管理創新

晉曉輝

高校檔案是高校依法履行自身招生、教學、科研、管理等一系列職責，所產生的文件、計劃、方案、學籍、學歷、成果、論文等材料的總和。在傳統高校檔案管理工作中，管理人員需要利用紙質文件記錄大量信息內容，因而浪費了大量的空間與資源，并且在查詢資料過程中會消耗大量的時間。在傳統檔案管理工作中，檔案信息只能用于查詢，無法發揮出信息的多樣化作用，嚴重制約了高校發展與學生成長的腳步。而在數字化技術的加持下，高校管理工作發生了天翻地覆的變化，高校檔案管理人員利用數字化的優勢，通過組織、計劃、指揮、協調等行為，利用高校檔案內容，合理地整合學校資源，讓信息內容發揮出更深層次的價值，以最小的投入為學校師生提供最大化的利益。同時，高校檔案是以資源共享、信息共享為建設核心，利用數字化技術、大數據技術、信息化技術，開展的網絡線上資源共享平臺建設，消除檔案存儲與調閱需要的時間與空間阻礙，為高校師生學習、科研、教學、管理提供更為優質的服務。

一、高校檔案管理數字化發展的重要性

1.高校檔案數字化發展的必然性。數字化檔案系統建設已經成為高校管理未來發展的主要趨勢，只有在高校完善數字化檔案信息平臺的建設，才能有效整合各類教學資源，讓檔案信息能夠更好地應用于其他工作過程中[1]113。在高校數字信息平臺系統建設過程中，不僅學校各個部門可以定期查找學校教育資源、傳閱文件、安排活動等信息，還可以讓學生利用高校數字信息平臺系統上交個人研究作業、檔案資料、申請報告以及團隊活動資料，并按照學校要求給予學生專業的引導意見。建立高校檔案管理數字信息平臺最大的優勢，就是可以通過網絡信息技術的優勢，減少高校各個部門之間傳遞資料、審核信息的過程，實現線上統一審核、統一管理、統一協調、統一布控，讓高校內部檔案審核工作能夠更加透明、公正，進而提升高校內部管理力度。對于學生而言，利用自身學號與密碼可以隨時查閱線上檔案內容，查看自己的學分、學時以及各種獎勵的落實力度，讓學生能夠隨時了解自身檔案狀態，端正自己的學習態度，避免過于懶散無法達到學校管理預期標準[2]10-11。

與此同時，學校還可以通過線上教學信息檔案管理平臺，對學生生活狀態與學習狀態進行控制。例如，學生在寢室生活時，若發生重大錯誤，寢室管理人員可以通過自身權限，將對學生的懲罰記錄在學生的檔案里，讓學生能夠記住此次問題，避免下次繼續犯錯。而其他教職人員也可以通過學生檔案記錄學生學習狀態，了解學生的個人生活情況，并對學生綜合品質作出合理的評價[3]93-94。

2.高校檔案數字化發展的要求。隨著科學技術的進步，高校檔案數字化建設也逐漸變得多樣化，學生與教師對檔案的使用要求不斷提升。首先，高校檔案內容不斷增加，使用范圍也更加廣闊。在傳統高校檔案管理過程中，教職人員檔案一般較為簡單，無法展示出教職人員的綜合素養，但是在數字化技術的幫助下，教職人員任何的教學改革舉措與教育方法嘗試都能夠詳細地記錄在案，學校領導也可以根據學校教職人員每年工作狀態與研究成果，為教職人員增加薪資待遇，讓校內管理更加人性化。其次，在我國教學體制的推動下，高校招生人數不斷增加，生源背景更加復雜，教學方法與技能培養模式也發生了巨大的變化，為了能夠讓學生獲得更加良好的教學體驗感，學校應該通過數字化檔案管理模式，將學校各類教學資源進行整合，收集學生檔案，將精準的信息上傳至學校數字化檔案信息平臺，讓教師對于班級學生的特點了解更加深入。最后，現階段我國辦公模式多采用數字化辦公模式，教職人員所使用的資料多為圖片、表格、視頻等多媒體內容，逐漸代替了傳統紙質檔案內容，一個虛擬文件中能夠存放更多的檔案內容，即使學校檔案數量不斷增加，但是處理方式與處理時間反而加快，極大地減緩了教學檔案工作人員的工作壓力。從客觀上講，數字化高校檔案管理建設推動了高校檔案管理創新進度[4]25-27。

二、加強高校檔案數字化建設的有效策略

1.更新管理人員理念，適應數字化發展。高校領導在完成學校檔案數字化系統建設后，檔案收集、審查、獲取、審批會發生極大的改變，新的工作模式更加復雜且困難，這必然會給高校檔案管理工作帶來問題。因此，高校管理人員必須建立一套完整的工作制度，并保證其能夠落實到位，促使每一個高校檔案管理工作人員能夠使用現代知識武裝自己的頭腦，進而提升高校檔案管理工作人員綜合素質[5]71-72。首先，學校領導要引導高校檔案管理人員開展自主學習活動，掌握多元化知識內容，運用先進的理論基礎，結合高校數字化檔案管理系統實際情況，開展教育培訓工作。在培訓的過程中，學校領導可以邀請高校數字化檔案管理系統編輯人員開展講座，對操作系統中的每一個階段進行細化，讓高校檔案管理工作人員能夠熟知操作系統方法以及問題處理辦法。其次，高校領導需要根據數字化檔案管理系統操作需求，對每一名檔案管理工作人員進行系統的考核。考核的內容可以從基本常識、系統操作、問題處理三個方面入手，促使每一名工作人員能夠認識到自身存在的不足，并加以改正，進一步提升高校檔案管理工作人員對于知識理論的應用能力[6]142-143。最后，高校領導需要將管理人員工作效率、工作狀況、操作實情與人員考核工作相融合，讓高校檔案管理工作人員能夠認識到自身工作的重要性，為后期數字化檔案管理工作做好鋪墊[7]123-124。如此，才能更好地促使高校檔案管理人員適應數字化發展趨勢，將傳統管理工作與數字化技術相結合，為檔案管理服務提供更為廣泛的空間。

2.加強安全保護措施，培育數字化發展土壤。高校檔案信息是重要的社會資源，同時也會涉及學生、教師、教職人員的個人隱私以及國家機密，尤其是高校機密與行業檔案更容易被其他人所利用，因此高校領導要重視管理安全措施的應用。高校檔案管理安全措施是指，互聯網環境下的高校檔案信息安全狀態與保護措施。就檔案信息而言，能夠保護自身安全和成功識別信息查閱者的資料就是最大的價值所在，一旦信息泄露，那么造成的消極影響是不可挽回的[8]190-191。但是令人失望的是，大部分高校都沒有維護數字化檔案系統的經驗，采用的加密技術過于簡單，而進行局域網管理則會喪失數字化檔案管理系統的優勢。針對這種問題，高校領導可以選擇與民營科技公司合作，通過協商讓科技公司派人定期進行系統維護，并且對高校數字化管理檔案系統狀態進行24小時監控，在受到互聯網攻擊時，科技公司技術人員可以代替管理人員進行反擊維護，保障高校數學化檔案管理系統的安全。但是，高校領導在與科技公司簽署維護運營協議的同時，還要簽署保密協議，避免發生監守自盜的問題[9]15-16。信息安全是時代發展的大潮流，只有保障信息安全才能促使信息發展擁有更為廣闊的空間，激發高校檔案管理內在潛力，使其能夠為高校師生提供更為優質的服務，進一步滿足時代賦予的改革使命。

3.更新數字化設備，開展多樣化管理工作。為了能夠保障高校檔案數字化管理順利進行，高校需要適當引進全新的數字化管理設備，將檔案管理室變成數字化檔案機房，實現無紙化辦公。首先，傳統檔案室管理人員要對檔案內容進行歸納總結，尋找出價值較高的檔案進行分類，對價值較高的內容進行篩選。同時，高校也要開始進行檔案室建設工作，將其改造成信息化機房工作室，采取防塵、防靜電、防火等措施，保障機房線路能夠處于穩定狀態，為后期設備的引進做好充分的準備。其次，高校要采購全新的智慧檔案館存儲設備，但必須保障其價格合理、質量合格，并能夠滿足數字化發展的諸多實際需求，如智能設備后臺登錄需求、學生身份驗證需求、學生信息壓縮處理需求、自動報備需求、云端處理更新需求，有條件的高校可以設置備用電源設備，保障在斷電之前能夠保障設備正常關機，以免影響設備對數據的保管[10]95-97。此外，在完成設備采購工作后，要與生產廠家簽訂維護協議與培訓協議，保障設備能夠在一定時間內得到廠家的直接維護，進一步延長設備的使用壽命。開展培訓工作的優勢在于能夠引導高校檔案管理人員認識到自身存在的不足之處，逐漸提升自身綜合素養，提高對于先進設備的管理控制力度，滿足高校檔案數字化管理改革發展需求。最后，在完成設備引進后，高校檔案管理人員要將檔案按照類型、科室、姓名、年份、評價、備注依次進行分類，保障所有檔案都能夠在需要的時候快速被找到。而檔案室管理人員要將數字化檔案與高校網站相連接，學生可以根據自身學號、身份證與密碼進行登錄，快速尋找到自己的檔案內容，并有打印、復制的權利，滿足學生對于線上的檔案管理需求，減少檔案室工作壓力，提高檔案室工作效率[11]63-66。對于部分價值較高的教育類型經驗檔案或學年教案，檔案管理人員可以適當地“解密”，使得其他教師可以參照，采納其中價值較高的經驗，進一步提高高校教師教學質量。若部分高校教師抵觸教案分享，高校檔案室管理人員需要及時下架相關內容。

總而言之，依照目前的形式來看，高校檔案管理工作尚處于初級階段，難以適應當下社會發展的實際需求。建設數字化、信息化、科學化檔案管理系統已經成為未來發展的必然選擇。因此，高校領導必須重視相關數字化建設工作，加大數字化管理建設的投入，促使高校管理實現自動化、智能化，讓學校網絡平臺建設更加完善。為了能夠達到這個目標，學校必須重視提升檔案管理工作人員的綜合素質，強化網絡安全建設，為學生、教師以及其他教務人員提供更加優質的學習、工作環境。