對做好建設項目檔案驗收工作的幾點思考

李照南

2017年，營口市為推進行政審批制度改革成立了市行政審批局，實行“兩集中”管理和“一站式”服務。按照行政審批權力集中的要求，重點建設項目檔案驗收由市檔案局移交至市行政審批局，為保證工作無縫銜接，要求“人隨事走”，筆者從市檔案局跟隨該審批事項轉入市行政審批局。為更好地做好此項工作，筆者結合幾年來組織建設項目檔案驗收的工作經歷，對此項工作加以思考。

一、優選復合型人才入庫，把準項目檔案驗收有關標準

市行政審批局為更好地開展此項工作，設置了市級建設項目檔案專家庫。

1.建立專業結構多元化的項目檔案驗收專家庫。一是要求入庫專家綜合素質高，對建設項目檔案驗收的重要性有較高的認識，具備高度的責任心和使命感；二是熟悉項目、工程建設。由于建設項目行業、內容各異，工作過程復雜，重點、關鍵環節形成的要件材料不一，專家需要做過并真正熟練掌握項目檔案工作，才能在檢查工作中提出問題，才能把握住關鍵環節的檔案質量；三是精通檔案業務，需從事多年科技檔案工作，具有豐富的工作經驗，工作能力強，具備中級以上檔案專業技術職務；四是善于溝通協調。驗收檢查過程中，需要專家與各方代表交流、溝通，需要應用以往的工作經驗與各方代表就檢查出來的問題，從檔案技術要求的角度交流、商討及告知解決的方式方法。

根據入庫條件，分別從國網營口供電公司、遼寧港口集團有限公司、市城建檔案館、營口水務公司等各企業優選了專門從事科技（項目、工程）文件材料收集、整理、保管的項目檔案專業人才，進入重點建設項目檔案專家庫，做好人才儲備。

2.組織入庫專家培訓學習、交流項目檔案工作經驗。對入庫專家采取全方位輔導，學習最新檔案業務標準，驗收辦法、流程，交流各自工作經驗、做法。學習國家檔案局、國家發改委印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《國家建設項目檔案管理規范》及《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等有關規定。同時，結合不同行業的建設項目標準進行學習，如《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法》《國家電網公司電網建設項目檔案驗收辦法》等行業關于建設項目檔案的規定。因建設項目工程內容復雜，在每一個項目檔案驗收前，都將專家召集培訓，專家們結合本職實際工作經驗進行業務交流。

二、項目檔案驗收檢查中存在的普遍問題

1.項目檔案齊全、完整、準確性方面。（1）各種申請和批復、問文和復文要齊全，形成閉環管理；（2）文件簽字、時間、蓋章手續要完備；（3）項目文件材料歸檔原件齊全。

2.隱蔽工程檔案處理。反映鋼筋數量、間距、保護層厚度、質量缺陷及處理結果，以及其他關鍵節點等都要形成音像檔案，做好檢查驗收記錄、交工驗收記錄、驗收評定臺賬。

3.建設項目變更、調整。（1）竣工圖紙有變更的，在原圖紙上更改的需標識、蓋章，并應有設計變更單、核定單等，做好竣工圖編制說明；（2）建設項目方案調整的，需出示方案再論證報告及概算調整批復。

4.有些易被遺漏的文件和佐證材料。安全、職業病等專項審核的專家組意見材料，未中標單位投標文件、項目劃分表、各種資質等易被遺漏的文件。制度執行情況的事例文件、合同中與檔案有關條款及考核情況，組織機構人員方面文件、有關會議紀要、檢查整改材料、佐證材料等。

5.注重建設項目電子檔案的形成。建設項目電子檔案是指項目建設過程中通過計算機等電子設備產生的，具有保存價值并歸檔保存的一組有聯系的電子文件及其相關信息。以件為管理單位整理電子文件，也可根據實際以卷為管理單位進行整理。應保持電子文件的內在有機聯系，建立電子文件與元數據的關聯。電子檔案說明要詳細，含時間、地點、人物、事件（內容）等。

三、嚴格執行驗收流程，把好驗收檢查關口

1.驗收前的準備。首先，依據國家檔案局、國家計委《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》規定，建設方（法人單位）須向市檔案局提交《建設項目檔案管理登記表》備案，以爭取對其項目檔案的檔案業務指導。其次，項目檔案在市檔案局的指導合格后，市檔案局給市行政審批局出具同意驗收函。再次，建設方（法人單位）向市行政審批局提交驗收申請，市行政審批局在專家庫抽取三或五位專家，與市檔案局、項目業務主管部門、專家組成員共同組成驗收組，實地檢查驗收。

2.驗收流程。（1）召集驗收會議，建設單位（法人單位）、設計、施工、監理和生產運行管理或使用單位的有關人員列席會議，建設方匯報項目建設概況、項目檔案工作情況；監理單位匯報項目檔案質量的審核情況；（2）項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況，各方代表現場解答專家提出的問題；（3）專家對項目檔案質量從基礎管理工作、項目檔案的完整準確系統情況、項目檔案的安全三個方面進行綜合評價。對通過驗收的，印發驗收意見；未通過驗收的，提出整改要求，建設單位整改后，重新提出驗收申請。

3.各建設、參建單位認真整改。對于項目檔案驗收組提出的整改意見，各方認真落實整改，整改合格并經專家組成員簽字后，市行政審批局予以蓋章通過，再印發驗收意見，確保經過驗收檢查項目的檔案質量。

四、做好項目檔案工作需重點把握的幾個方面

1.明確各單位責任。（1）項目建設單位對項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，對項目實施組織管理，并在項目建設過程中負總責。建設單位要確保項目檔案工作與項目建設同步進行，建立切合實際的項目檔案工作管理體制，建立健全規章制度和業務規范，建立工作網絡，將檔案工作納入項目管理程序，納入領導責任制和相關人員崗位職責。組織協調內設部門和參建單位，采取有效措施，確保項目檔案的完整、準確、系統和安全。檔案驗收結果可作為建設方（法人）支付參建單位進度款或考核有關部門、單位或崗位的必要參考依據。加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監督指導。（2）勘察、設計、施工、監理等參建單位按照有關法律法規、標準規范和建設單位的要求，負責合同約定內容形成文件材料的收集、整理、歸檔和移交，對項目建設形成的文件材料的真實準確和原始性負責。（3）監理單位對監理范圍內文件材料和檔案的完整、準確、系統負有審核責任，保證檔案的真實準確。

2.堅持“三參加”“四同步”。“三參加”即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度例會；參加項目工程階段性竣工驗收；參加設備開箱，并形成記錄。“四同步”即下達項目任務的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時鑒定檔案材料的齊全、完整、準確情況；項目申報評優及項目有關人員提職評先時，檔案部門同時出具專題歸檔證明材料。

3.制定項目檔案歸檔范圍和保管期限表。建設項目開工前，結合項目建設內容、管理模式、行業特點等，制定能夠反映該項目建設全過程和實體全貌的、切合實際的歸檔范圍。建設單位組織技術負責人、項目總監、項目經理等相關人員對歸檔范圍進行審核，并以正式文件印發建設單位內設相關部門和參建單位執行。

4.規范檔案整理。建設單位會同監理單位加強檔案整理環節檢查指導，要求參建單位依據國家和行業檔案有關標準規范，按照“誰形成誰整理”的原則，明確文件形成單位或部門歸檔和整理責任。“強化收集、簡化整理”，收集是重點。遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件關聯性、分類科學、組卷合理。組卷時，研究文件內容，區分年度、區分問題，把問題相同或相近的文件組成一卷，盡量使組成的案卷問題單一。案卷題名準確反映出該卷基本內容，以便查找利用。項目檔案整理還可采取“卷件融合”方式進行整理。

注意事項：嚴格區分文書檔案與建設項目檔案，保持項目檔案的成套性；歸檔的項目文件應為原件；保管期限劃分準確。

項目的全過程通過項目檔案記錄下來，其齊全、完整、準確，對項目投產后的運行、維修、管理、改擴建和技改等，提供了可靠的重要依據和憑證。建設項目檔案驗收作為項目整體驗收前的一個專項驗收，是項目工作的收尾，是對整個項目工作過程原始記錄的質量評估。由此可見，落實好建設項目檔案管理工作是提升項目管理水平的關鍵，影響著工程質量及整體利益。因此，把好建設項目檔案驗收關對提升項目建設整體水平尤為重要。