淺議自然資源檔案一體化查閱平臺建設(shè)

蔡軍

（葫蘆島市自然資源事務(wù)服務(wù)中心檔案中心 遼寧葫蘆島 125000）

做好自然資源檔案管理工作，是自然資源管理部門的法定職責(zé)和義務(wù)，對于記錄好、保存好自然資源工作奮斗歷史，維護(hù)黨和國家以及人民群眾根本利益，推進(jìn)生態(tài)文明建設(shè)具有重大意義。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作被賦予了新的發(fā)展使命。作者以葫蘆島市自然資源檔案一體化查閱平臺建設(shè)為例，聚焦檔案高效保存與可持續(xù)使用，闡述了建設(shè)檔案一體化查閱平臺的意義，分析了檔案查閱利用存在的問題，提出了檔案一體化查閱平臺實現(xiàn)路徑，為做好新形勢下自然資源檔案管理工作指明了新的努力方向。

一、建設(shè)自然資源檔案一體化查閱平臺的意義

1.有效提升自然資源檔案管理水平

檔案整理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是做好檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。通過建設(shè)自然資源檔案一體化查閱平臺，建立符合國家標(biāo)準(zhǔn)的自然資源檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，能夠有效促進(jìn)檔案分類、整理、著錄等標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)一步貫徹執(zhí)行，有利于全面夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平。

2.為自然資源工作提供優(yōu)質(zhì)檔案信息查閱服務(wù)

自然資源工作決策與管理，必須以檔案原始記錄為依據(jù)。建設(shè)自然資源檔案一體化查閱平臺，實現(xiàn)自然資源檔案信息與其他信息互聯(lián)互通，能為自然資源工作決策、管理提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息查閱服務(wù)，節(jié)省了時間，提高了效率。

3.增強(qiáng)人民群眾對自然資源工作的滿意度

自然資源檔案是民生檔案的重要組成部分。建設(shè)自然資源檔案一體化查閱平臺，在相關(guān)場所設(shè)置自然資源檔案查閱服務(wù)窗口，為行政相對人、利害關(guān)系人提供與其關(guān)系密切的檔案查閱服務(wù)，有利于提高人民群眾對自然資源工作的滿意度，增強(qiáng)人民群眾的獲得感、幸福感。

二、自然資源檔案利用工作存在的主要問題

1.自然資源工作對優(yōu)質(zhì)檔案資源日漸增多的需求同繁冗低效的檔案資源服務(wù)之間的矛盾

以往檔案信息查閱服務(wù)，查閱人需要嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，注明檔案用途、履行保密協(xié)議后，方可查閱相關(guān)檔案。隨著自然資源工作開展，自然資源決策、管理、服務(wù)對優(yōu)質(zhì)檔案資源日益增長的需求同檔案查閱供給質(zhì)效偏低的矛盾日漸加劇，傳統(tǒng)檔案查閱服務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足自然資源工作需要。

2.人民群眾對自然資源檔案信息日益增長的需求同檔案信息共享不夠充分之間的矛盾

自然資源相關(guān)檔案是辦理不動產(chǎn)登記的重要依據(jù)。由于檔案資源建設(shè)與信息共享不夠充分，以往不動產(chǎn)所有權(quán)人申請辦理不動產(chǎn)登記時，因為需要提供不動產(chǎn)原始檔案信息，常常在不動產(chǎn)登記、自然資源檔案管理部門之間往返奔波，同“信息多跑路，群眾少跑腿”要求相距甚遠(yuǎn)。

3.檔案信息化技術(shù)選擇不當(dāng)、功能落后同數(shù)字檔案資源整合之間的矛盾

檔案信息化涉及海量檔案數(shù)據(jù)整合，技術(shù)研發(fā)和軟件運用稍有不慎，就可能危及檔案數(shù)據(jù)資源安全。如原市國土資源局、規(guī)劃局、海洋局、林業(yè)局及其所屬單位檔案信息化建設(shè)過程中，由于檔案信息管理系統(tǒng)選用不當(dāng)，通用性不強(qiáng)，導(dǎo)致原有檔案數(shù)據(jù)無法整合使用，浪費了大量人力、物力和財力。

三、自然資源檔案一體化查閱平臺實現(xiàn)路徑

1.研究開發(fā)自然資源檔案信息管理系統(tǒng)

針對市自然資源局前身各單位，含原市國土資源局、規(guī)劃局、海洋局、林業(yè)局及其所屬單位檔案信息管理系統(tǒng)版本雜亂、數(shù)據(jù)難以整合的現(xiàn)實，由市自然資源局牽頭，依據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，研究開發(fā)自然資源檔案信息管理系統(tǒng)，積極構(gòu)建自然資源檔案一體化查閱平臺，重點強(qiáng)化平臺安全防護(hù)和共享服務(wù)體系建設(shè)，在確保安全基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案信息共享，滿足自然資源管理和社會群眾需求。

（1）平臺安全防護(hù)體系建設(shè)

自然資源檔案一體化查閱平臺，除具備一般檔案信息管理系統(tǒng)安全功能外，還應(yīng)針對平臺檔案信息安全、訪問用戶身份安全、利用服務(wù)過程安全等方面進(jìn)行重點規(guī)劃設(shè)計。

重要檔案數(shù)據(jù)加密管控。自然資源檔案涉密內(nèi)容較多，為確保信息安全，應(yīng)對涉密檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，并加蓋電子簽章、增加數(shù)字簽名、隱秘水印等，確保重要檔案數(shù)據(jù)時刻處于加密管控狀態(tài)，未授權(quán)時無法傳輸下載使用。

檔案流轉(zhuǎn)過程管控。采用先進(jìn)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止檔案信息被非法訪問。嚴(yán)格用戶申請權(quán)限審批制度，完善檔案利用控制措施，包括下載、拷貝、打印權(quán)限等，也可對隱秘信息進(jìn)行遮蓋，防止敏感信息外泄。

檔案數(shù)據(jù)訪問管控。對訪問客戶進(jìn)行嚴(yán)格身份認(rèn)證，防止非法訪問帶來的風(fēng)險。當(dāng)檔案信息下載到本地客戶端時應(yīng)自動加密，自動防止截屏、下載、復(fù)制，預(yù)防檔案再次泄密。

檔案利用過程管控。對檔案利用進(jìn)行全程管控，包括對用戶申請、授權(quán)、訪問、瀏覽、下載、復(fù)制等進(jìn)行嚴(yán)格控制，及時糾正危險性操作，嚴(yán)防檔案泄密事件發(fā)生。

（2）平臺共享服務(wù)體系建設(shè)

自然資源檔案一體化查閱平臺，除具備一般檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)功能外，還應(yīng)針對促進(jìn)信息共享進(jìn)行重點規(guī)劃設(shè)計，具體包括以下幾個方面：

促進(jìn)與檔案館信息共享。嚴(yán)格按照《檔案館接收進(jìn)館范圍和檔案質(zhì)量要求》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等要求開展檔案數(shù)字化，對不標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行字段、格式調(diào)整，確保與市檔案館數(shù)字化成果實現(xiàn)共享，便于檔案數(shù)據(jù)交換。

促進(jìn)與其他系統(tǒng)信息共享。建立檔案類別、字段信息、地名信息及其屬性信息對應(yīng)關(guān)系配置表，實現(xiàn)單個或多個字段關(guān)聯(lián)，通過檔案信息管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)功能接口，促使檔案信息管理體系與其他系統(tǒng)信息相互檢索與互訪，實現(xiàn)以戶查檔、以地查檔、以圖查檔等目標(biāo)。

促進(jìn)檔案信息社會共享。積極研發(fā)集查閱人信息采集、身份驗證、自助查閱、證明出具等服務(wù)于一體的檔案查閱一體機(jī)，并在相關(guān)場所投入使用，便于行政相對人、利害關(guān)系人獲取相關(guān)檔案信息，實現(xiàn)“信息多跑路，群眾少跑腿”。

2.建立符合標(biāo)準(zhǔn)的自然資源檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

建立符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，是實現(xiàn)自然資源檔案一體化查閱的重要基礎(chǔ)。建立自然資源檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，應(yīng)從以下三個方面進(jìn)行積極推進(jìn)。

（1）扎實做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

依據(jù)檔案著錄規(guī)則，積極開展檔案目錄數(shù)字化，分門別類建立檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一檔案目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)，確保能夠通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄信息檢索，并準(zhǔn)確提供檔案原件服務(wù)。

（2）加快傳統(tǒng)載體檔案全文數(shù)字化

可采取購買第三方服務(wù)方式，委托專業(yè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案掃描、圖像處理等數(shù)字化加工服務(wù)，既能緩解檔案數(shù)字化任務(wù)繁重同自然資源檔案人員力量有限的矛盾，又能提高檔案數(shù)字化工作效率。

（3）有序推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

按照重點先行、全面推進(jìn)原則，優(yōu)先推進(jìn)文書、地籍管理、用地審批、城市建設(shè)、不動產(chǎn)登記等類別的檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，帶動和促進(jìn)其他類別的檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為促進(jìn)檔案信息共享奠定基礎(chǔ)。

3.促進(jìn)檔案信息與其他信息互聯(lián)互通

鑒于市自然資源局及其所屬事業(yè)單位辦公場所分散的實際情況，采取鋪設(shè)專用線路方式，綜合運用接口技術(shù)及字段抽取、字段合并、字段匹配等數(shù)據(jù)處理技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化、行政審批、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)信息互聯(lián)互通，構(gòu)建多源多類的自然資源信息數(shù)據(jù)中心，打破檔案“信息孤島”現(xiàn)象，為自然資源決策、管理、服務(wù)提供規(guī)范統(tǒng)一的檔案信息查閱服務(wù)，提升檔案查閱服務(wù)質(zhì)效。

四、自然資源檔案一體化查閱平臺建設(shè)進(jìn)展情況

根據(jù)《葫蘆島市自然資源檔案信息化建設(shè)方案》，我們研究開發(fā)了自然資源檔案信息管理系統(tǒng)，優(yōu)先完成了城建檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，運用接口技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，實現(xiàn)了檔案信息管理系統(tǒng)與不動產(chǎn)登記系統(tǒng)無縫集成和異構(gòu)數(shù)據(jù)資源整合，滿足不動產(chǎn)登記對城建檔案信息的需求。分別在市自然資源檔案查閱大廳和不動產(chǎn)登記大廳設(shè)置了城建檔案與不動產(chǎn)登記信息查閱服務(wù)窗口，完善了城建檔案與不動產(chǎn)登記信息自助查閱平臺，面向社會優(yōu)先開展了城建檔案與不動產(chǎn)登記信息查閱服務(wù)，結(jié)束了以往不動產(chǎn)權(quán)利人申請辦理不動產(chǎn)登記因需要提供原始檔案信息經(jīng)常在不動產(chǎn)登記大廳和自然資源檔案管理部門之間往返奔波的歷史。

目前，葫蘆島市自然資源局正在抓緊推進(jìn)地籍管理、土地規(guī)劃、用地審批等檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，力爭2022年將自然資源檔案信息管理系統(tǒng)與自然資源辦公自動化、行政審批、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行深度鏈接，實現(xiàn)自然資源各類檔案信息與其他信息互聯(lián)互通，為自然資源工作決策、管理以及社會群眾需求提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息查閱服務(wù)。