ERP系統(tǒng)管理在采購(gòu)工作中的運(yùn)用研究

張旭哲

國(guó)能常州發(fā)電有限公司 江蘇 常州 213033

物資采購(gòu)與庫(kù)存管理是企業(yè)生產(chǎn)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于一些大中型企業(yè)而言，不管是對(duì)原料的采購(gòu)或者是對(duì)物資的管理，在以前傳統(tǒng)工作中都是使用手工記賬或單一系統(tǒng)記賬的方式。但是在社會(huì)發(fā)展之下，這些低效率的記賬方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展之下，將ERP使用在企業(yè)的采購(gòu)與庫(kù)存管理中，可以提升管理工作效率，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 ERP在企業(yè)采購(gòu)與庫(kù)存管理中的優(yōu)勢(shì)

1.1 管理精細(xì)化

經(jīng)過對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠?qū)Σ少?gòu)物資計(jì)劃進(jìn)行申報(bào)，對(duì)申報(bào)內(nèi)容、采購(gòu)供應(yīng)商、金額以及庫(kù)存管理等細(xì)節(jié)都進(jìn)行精細(xì)化管理，管理人員在系統(tǒng)中對(duì)賬務(wù)進(jìn)行清楚的了解，同時(shí)也為財(cái)務(wù)工作提供了便利。ERP系統(tǒng)能夠進(jìn)行日、月以及年的賬務(wù)結(jié)算，確保了賬務(wù)和實(shí)際物品的統(tǒng)一。

1.2 降低人力成本，提升工作效率

在傳統(tǒng)模式下，采購(gòu)與庫(kù)存管理要有很多管理人員，每天都需要對(duì)庫(kù)房的物資進(jìn)行管理，對(duì)其進(jìn)行盤點(diǎn)與出庫(kù)等相關(guān)的操作。若是倉(cāng)庫(kù)物資的堆放比較亂，在管理時(shí)難度就比較大。而通過對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，可以很快地定位到貨物具體位置，對(duì)物資進(jìn)行精準(zhǔn)管理。這樣不僅降低了管理工作強(qiáng)度，同時(shí)也降低了人力管理成本。除此之外，經(jīng)過對(duì)ERP“儲(chǔ)備定額”功能的運(yùn)用還能夠進(jìn)行低庫(kù)存預(yù)警，對(duì)庫(kù)存較為緊張的物資進(jìn)行補(bǔ)貨，保障生產(chǎn)系統(tǒng)供求物資的穩(wěn)定性。而對(duì)于一些緊急物資的需求，也可以從其他已經(jīng)有物資庫(kù)存的兄弟單位的庫(kù)房中進(jìn)行調(diào)撥，保障物資的充足性，進(jìn)而提升企業(yè)的生產(chǎn)工作效率及緊急情況下的物資保障能力。

1.3 完善的工作制度體系

通過ERP系統(tǒng)能夠使企業(yè)自身的采購(gòu)和庫(kù)存管理工作得到有效的強(qiáng)化,對(duì)企業(yè)管理質(zhì)量的提升具有積極的作用,利用ERP系統(tǒng)能夠在采購(gòu)過程當(dāng)中落實(shí)精細(xì)化管理,使采購(gòu)過程管理及相關(guān)庫(kù)存管理都能夠得到實(shí)時(shí)的跟蹤和準(zhǔn)確的記錄,不僅能夠降低物料成本,還能減少庫(kù)存資金的占用。有助于管理水平的提高，關(guān)系到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2 ERP在企業(yè)采購(gòu)管理中的運(yùn)用

2.1 建設(shè)供應(yīng)鏈

把ERP使用在企業(yè)的采購(gòu)管理工作中，企業(yè)能夠依據(jù)實(shí)際情況建設(shè)供應(yīng)商的信息檔案。并且還可以依據(jù)供應(yīng)商供資源進(jìn)行分類。企業(yè)還能夠依據(jù)供應(yīng)商的履約能力構(gòu)建目錄，以此對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的管理，進(jìn)而對(duì)供應(yīng)商所供產(chǎn)品的合格與否進(jìn)行記錄。ERP系統(tǒng)的運(yùn)用能夠?qū)⑵髽I(yè)對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)進(jìn)行完整的保存，因此在做采購(gòu)計(jì)劃之前，企業(yè)可以先查看供應(yīng)商的歷史記錄，對(duì)基本資料進(jìn)行分析，對(duì)所需采購(gòu)產(chǎn)品信息加以分析，這樣才能夠策劃出合格科學(xué)的采購(gòu)方案。

2.2 生成采購(gòu)計(jì)劃，合理選用供應(yīng)商

對(duì)ERP物料的實(shí)際需求進(jìn)行考慮，可以為企業(yè)制訂有效的采購(gòu)計(jì)劃。尤其是在采購(gòu)工作開展之前，企業(yè)要對(duì)采購(gòu)商品量、存儲(chǔ)方式以及運(yùn)輸方式等問題進(jìn)行考慮，并且使用ERP對(duì)物料進(jìn)行科學(xué)的分類與合并。若是企業(yè)購(gòu)買的物料實(shí)際購(gòu)買時(shí)間較長(zhǎng)，則其中的牛鞭效應(yīng)就會(huì)加強(qiáng)，進(jìn)而導(dǎo)致供應(yīng)商在生產(chǎn)、供應(yīng)以及庫(kù)存管理方面的穩(wěn)定性下降，進(jìn)而導(dǎo)致供應(yīng)商棄單量增加。而經(jīng)過對(duì)ERP系統(tǒng)的使用，可以對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)物量變化進(jìn)行及時(shí)的反饋，幫助企業(yè)制訂出合理的采購(gòu)計(jì)劃。在選擇供應(yīng)商時(shí)經(jīng)過對(duì)ERP的運(yùn)用，能夠?qū)?yīng)商的基本信息進(jìn)行分類與比較，直接對(duì)供應(yīng)商的不良率、價(jià)格以及滯期等指標(biāo)進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上選出合適的供應(yīng)商。

2.3 制定采購(gòu)用款，生成采購(gòu)訂單

在企業(yè)制訂合理的采購(gòu)計(jì)劃之后，可以使用ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)需要的所有費(fèi)用自動(dòng)生成，并且制定有效的用款計(jì)劃。在這其中，企業(yè)采購(gòu)部門可以經(jīng)過ERP把采購(gòu)用款直接上報(bào)財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門在確定之后直接反饋想的信息，在經(jīng)過兩個(gè)部門的確定之后就可以進(jìn)行采購(gòu)付款。ERP可以自動(dòng)生成采購(gòu)訂單，在這其中會(huì)依據(jù)采購(gòu)產(chǎn)品存量、時(shí)間、運(yùn)輸方式、用款等相關(guān)的信息，每一天訂單的發(fā)送也能夠依據(jù)ERP系統(tǒng)中最新物量功能進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，可以對(duì)庫(kù)存不足情況提前管理。

2.4 采購(gòu)定金跟催，驗(yàn)收商品與結(jié)算

將ERP使用在企業(yè)的采購(gòu)管理中，還可以設(shè)置訂單跟蹤周期和時(shí)間，以此構(gòu)成跟隨計(jì)劃。采購(gòu)部門在工作中可以根據(jù)ERP系統(tǒng)生成的計(jì)劃進(jìn)行供應(yīng)商的跟催工作，在對(duì)訂單進(jìn)行跟催時(shí)，ERP還可以給予采購(gòu)部門供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、生成以及運(yùn)輸進(jìn)度等相關(guān)的信息。在對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，采購(gòu)部門可對(duì)供應(yīng)商提供發(fā)票與訂單進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，并且把發(fā)票和收貨單信息輸入ERP系統(tǒng)中。ERP還可以依據(jù)企業(yè)實(shí)際流程與特點(diǎn)，在資材管理員手中把貨物依據(jù)訂單進(jìn)行驗(yàn)收。

3 ERP在企業(yè)庫(kù)存管理中的運(yùn)用

3.1 及時(shí)發(fā)現(xiàn)呆滯物品

將ERP使用在企業(yè)的庫(kù)存管理工作中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)中存在的呆滯物品，進(jìn)而及時(shí)提醒管理人員處理這些物品。比如在系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)表中，可以根據(jù)用戶需求對(duì)一個(gè)季度、半年以及一年都未曾動(dòng)過的材料進(jìn)行查詢。若是在其中使用了批號(hào)管理方式，則還能夠查詢出超出一年或是半年都沒有使用的材料。因?yàn)榇魷返牟煌髽I(yè)對(duì)其的定義也不一樣，在系統(tǒng)中能夠依據(jù)用戶需要查詢?nèi)魏螘r(shí)間段之內(nèi)的呆滯品信息。在這種情況下，用戶就不必每次都要使用庫(kù)存表查找資料。因?yàn)镋RP系統(tǒng)記錄信息、內(nèi)容非常豐富，所以只需要管理人員的細(xì)心分析，就可以挖掘出自己所需要的信息。

3.2 做物資需求分析

在ERP整個(gè)系統(tǒng)中，有著多種與物品存儲(chǔ)和使用相關(guān)的信息。依據(jù)這些信息可以對(duì)企業(yè)物資需求規(guī)律加以分析。ERP可以被當(dāng)作一個(gè)數(shù)據(jù)性平臺(tái)，為供應(yīng)庫(kù)存決策提供需要的數(shù)據(jù)，然后經(jīng)過系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)物資分類的需要做好分析計(jì)算工作，在此基礎(chǔ)上獲得較為合理與精準(zhǔn)的物資訂購(gòu)量。把這些數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)中，可以讓倉(cāng)儲(chǔ)管理工作更加高效，進(jìn)而解決企業(yè)物資供應(yīng)管理中存在的問題，并且還能夠提升ERP系統(tǒng)的補(bǔ)充作用，提升ERP系統(tǒng)的利用率。

3.3 提供快速精準(zhǔn)的查詢功能

經(jīng)過對(duì)ERP系統(tǒng)的使用，庫(kù)存管理人員可以進(jìn)行準(zhǔn)確快捷的庫(kù)存查詢，并且還可以進(jìn)行相關(guān)的分析工作。比如高儲(chǔ)與低儲(chǔ)分析、積壓與有效期、資金占用等相關(guān)方面的分析工作。將ERP使用在企業(yè)的庫(kù)存管理中，能夠讓企業(yè)庫(kù)存信息及時(shí)化、動(dòng)態(tài)化和透明化，并且將庫(kù)存的數(shù)據(jù)在整個(gè)企業(yè)中進(jìn)行共享。企業(yè)各個(gè)部門的管理人員若是在工作上有一定的需要，就可以隨時(shí)速遞查詢到自己想要知道的庫(kù)存動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)管理方式相比，ERP系統(tǒng)的運(yùn)用能夠及時(shí)查詢倉(cāng)庫(kù)中是否有需要的物料，避免重復(fù)購(gòu)買的現(xiàn)象出現(xiàn)。經(jīng)過庫(kù)存分析功能的運(yùn)用，依據(jù)庫(kù)存變化狀況自動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督與報(bào)警。比如高低儲(chǔ)報(bào)警，倉(cāng)庫(kù)存量超出最高限制或是低于安全庫(kù)存水平時(shí)，都能夠發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提供管理人員及時(shí)處理，把庫(kù)存物資保持在一個(gè)相對(duì)合理的狀態(tài)中。

3.4 構(gòu)建層次化ERP運(yùn)維體系

在ITIL理念的指導(dǎo)下，構(gòu)建起層次化的運(yùn)維體系，推進(jìn)ERP系統(tǒng)保持著健康穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)。企業(yè)可以積極組建起現(xiàn)代化的信息運(yùn)維技術(shù)團(tuán)隊(duì)，合理劃分企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)維數(shù)據(jù)，如資源、服務(wù)、數(shù)據(jù)、應(yīng)用、管理以及安全方面。這些模塊的良好融合，強(qiáng)化各個(gè)業(yè)務(wù)層面的工作開展效果，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)穩(wěn)步開展。在管理層面主要是劃分為戰(zhàn)略管理、組織流程人員管理、運(yùn)維管理以及業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃管理工作，推進(jìn)各項(xiàng)服務(wù)、數(shù)據(jù)以及資源得到良好的結(jié)合，推進(jìn)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)穩(wěn)定有效實(shí)施。

3.5 明確ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理流程

強(qiáng)化ERP系統(tǒng)的運(yùn)維管理活動(dòng)開展效果，需要注重科學(xué)合理的設(shè)計(jì)各項(xiàng)工作流程，使其保持著良好的運(yùn)行效果。將運(yùn)維分級(jí)的概念應(yīng)用在ERP系統(tǒng)運(yùn)維管理環(huán)節(jié)之中，針對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、工作環(huán)節(jié)范圍進(jìn)行科學(xué)劃分，并根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的實(shí)際開展情況，明確工作業(yè)務(wù)流程，確保其具有較強(qiáng)的科學(xué)性、合理性，良好支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.6 制定ERP系統(tǒng)運(yùn)維管理制度的標(biāo)準(zhǔn)

以標(biāo)準(zhǔn)化的要求，制定出ITIL理念下ERP系統(tǒng)的運(yùn)維管理制度，為科學(xué)有效開展管理工作提供規(guī)范依據(jù)。結(jié)合企業(yè)具體運(yùn)維管理業(yè)務(wù)開展情況，不斷優(yōu)化和完善各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)ERP系統(tǒng)運(yùn)維管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。全面落實(shí)運(yùn)維管理人員的具體職責(zé)，發(fā)揮ERP系統(tǒng)的工作優(yōu)勢(shì)。

3.7 構(gòu)建合理可行的監(jiān)督保障體系

發(fā)揮ITIL理念的優(yōu)勢(shì)和作用，提升ERP系統(tǒng)運(yùn)維管理工作開展水平，需要注重結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作開展效果。積極構(gòu)建起切實(shí)可行的監(jiān)督保障體系，制定巡檢機(jī)制，明確ERP系統(tǒng)運(yùn)維管理過程中的工作內(nèi)容，通過年度檢查、季度檢查、周檢查等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)運(yùn)維管理環(huán)節(jié)中存在著的問題和不足，并加以良好的處理，有效消除相應(yīng)的隱患，使得各項(xiàng)工作都取得良好實(shí)施效果[1]。

4 ERP的實(shí)際應(yīng)用

4.1 集中采購(gòu)中的應(yīng)用

以中國(guó)某能源企業(yè)為例，該公司高度重視物資集中采購(gòu)和招標(biāo)管理工作，大力推行標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全過程信息化，各級(jí)物資合規(guī)運(yùn)行，注重加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)體系頂層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化制度建設(shè)，理順管理機(jī)制，建立了管辦分離、分類分級(jí)審批、專業(yè)化操作的招標(biāo)采購(gòu)模式，構(gòu)建了“超前計(jì)劃、及時(shí)準(zhǔn)入、集中招標(biāo)、分段評(píng)標(biāo)、分類建立專家?guī)臁⒕o急采購(gòu)”的運(yùn)行機(jī)制，公司整體招標(biāo)意識(shí)逐步增強(qiáng)，管理水平穩(wěn)步提升，市場(chǎng)機(jī)制進(jìn)一步完善，采購(gòu)行為更加規(guī)范，有效降低了采購(gòu)成本。

4.2 貨位管理中的應(yīng)用

在對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行定位時(shí)，只需要在系統(tǒng)當(dāng)中輸入物資編碼，系統(tǒng)就能夠?qū)⑽镔Y的名稱、存放地點(diǎn)以及數(shù)量信息清晰地反映出來，而且能夠精確到庫(kù)房的區(qū)域、層排、格號(hào)，利用該系統(tǒng)，不僅能夠使物資的出入庫(kù)信息更為準(zhǔn)確，同時(shí)還能減少相關(guān)管理人員的工作強(qiáng)度，使工作效率得到有效的提升。

4.3 庫(kù)存管理中的應(yīng)用

管理人員利用ERP系統(tǒng)庫(kù)存物資信息對(duì)庫(kù)存實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，然后與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)以及相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，調(diào)整，確保這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，而企業(yè)可以根據(jù)盤點(diǎn)的實(shí)際情況，確保使用部門能夠獲得準(zhǔn)確的庫(kù)存信息。

通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行出庫(kù)，可以在系統(tǒng)當(dāng)中直接形成出庫(kù)單，使用部門的相關(guān)人員只需要進(jìn)行物資編碼的填寫，通過系統(tǒng)的信息傳輸獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批之后，就可以進(jìn)行出庫(kù)處理，在出庫(kù)以后，出庫(kù)單據(jù)會(huì)直接上傳至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，這樣不僅節(jié)省了紙質(zhì)簽字的煩瑣過程，同時(shí)確保了及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理和報(bào)表生成等工作[2]。

4.4 在庫(kù)齡分析及定額預(yù)警方面的應(yīng)用

通過對(duì)常規(guī)物資的庫(kù)存限額進(jìn)行核定，在ERP系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置安全庫(kù)存數(shù)據(jù)，在庫(kù)房當(dāng)中的庫(kù)存低于安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行報(bào)警，提示相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)，減少庫(kù)存資金占用，確保企業(yè)正常生產(chǎn)，而利用系統(tǒng)的庫(kù)齡分析功能，可以對(duì)物資存放時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行及時(shí)的了解，并根據(jù)企業(yè)需求對(duì)這些積壓庫(kù)存加以處理，使物資采購(gòu)以及積壓物資處理能夠獲得有效的支撐[3]。

4.5 在調(diào)撥管理中的應(yīng)用

應(yīng)用ERP系統(tǒng)，企業(yè)當(dāng)中的工作人員可以對(duì)旗下庫(kù)房及兄弟單位庫(kù)房的存儲(chǔ)情況加以了解，如果產(chǎn)生物資需求，可以利用該系統(tǒng)進(jìn)行查詢，并對(duì)所需物資進(jìn)行調(diào)撥處理，在調(diào)撥過程中，只需要將調(diào)撥申請(qǐng)發(fā)送到系統(tǒng)當(dāng)中，經(jīng)過審批流程完成審批，即可進(jìn)行實(shí)際操作[4]，而這樣不僅能夠減少調(diào)撥過程中現(xiàn)場(chǎng)物資核對(duì)過程和各項(xiàng)紙質(zhì)版的簽字流程，還能使物資調(diào)撥效率得到提高，確保生產(chǎn)有效運(yùn)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

采購(gòu)與庫(kù)存是企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)。將ERP系統(tǒng)使用在采購(gòu)與庫(kù)存管理中，能夠節(jié)省一定的成本，提升工作效率。在采購(gòu)中使用ERP系統(tǒng)，可以制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商。