農業科研單位人事檔案管理問題以及建議探索架構

張俊紅

（遼寧省蠶業科學研究所，遼寧鳳城 118100）

0 引言

農業科研單位中，人力資源的配置需要以人事檔案為依據，如果人事檔案處于不健全或者失真的狀態，就可能影響到實際人力資源配置的決策，這樣就難以發揮有限人力資源的積極效能。從這個角度來看，作為農業科研單位必須要確保自身人事檔案管理工作處于科學有序的狀態。

1 農業科研單位人事檔案管理工作存在的問題分析

對于某農業科研單位人事檔案管理工作進行調研，主要路徑為：收集和整理該單位人事檔案管理工作規章制度和管理辦法；與該單位的負責人和領導進行交流，了解他們對于人事檔案管理工作的認知；對于人事檔案管理工作的流程進行觀察和調研。由此對于該單位人事檔案管理工作情況有著更加清晰全面的認知。在這樣的實踐調研中發現農業科技單位人事檔案管理工作的問題集中體現在：

1.1 人事檔案管理工作制度不健全

依照我國對于檔案管理工作的法律要求，科研單位需要依照實際的要求，形成自身的檔案管理規章制度，確保檔案可以依照類別來進行歸檔，由此驅動檔案管理工作進入到制度化和規范化的狀態。但是在實際工作的過程中，與農業科研單位配套的制度建設處于缺位的狀態，也就是說在此節點有宏觀的制度，但是沒有切實可行的微觀制度，在缺乏自身建設的基礎上，人事檔案管理工作的靈活性難以體現，制度落實的過程中，也可能因此出現隨意性的問題。

1.2 人事檔案管理隊伍的素質有待提升

首先需要看到的是現階段農業科研單位人事檔案管理的環境發生了劇烈的變化，檔案內容更加豐富，檔案信息載體也更加多樣化，檔案管理技術和工具也在不斷增加，實際單位對于檔案管理工作的訴求也在不斷增加，此時就需要人事檔案管理工作的人員可以切實的發揮自身的主觀能動性，依照對應的規則，結合實際人事檔案管理工作的訴求，選擇合適的人事檔案管理工作模式，才能夠做好此版塊的工作。也就是說，現階段的人事檔案管理工作對于管理人員的要求在提升，此時的素質也需要展現出專業化的特點。但是在實際調研中發現，很多員工并不是人事檔案管理專業畢業的，在人事檔案管理理論學習上，在人事檔案管理實踐經驗上，在人事檔案管理工作認知上都存在很多的不足，這樣就可能使得其在各個檔案管理的環節出現這樣或者那樣的錯誤，也就難以有效的發揮自身在實際人事檔案管理工作中的效能。

1.3 人事檔案管理工作的物質環境和技術環境不理想

首先從人事檔案管理工作的物質環境來看，人事檔案管理的空間資源不足，檔案庫房處于緊缺的狀態，閱覽室也不是很多，配備的管理人員也難以滿足實際人事檔案管理工作訴求。人事檔案管理工作所需要的專用計算機設備，打印機設備，復印機設備，掃描儀設備也因為經費不足的原因，處于不完善的狀態。其次，從技術環境的角度來看，隨著農業科研單位人事檔案管理工作訴求的不斷提升，將信息技術使用到實際人事檔案管理工作中去，構建對應的專業化的人事檔案管理系統，成為未來的發展趨勢之一，但是在此過程中，農業科研單位人事檔案管理給與的信息化工程投入是有限的，實際的技術方案與日常業務之間的融合不是很理想，對應的系統或者軟件并沒有很好的發揮其在提升人事檔案管理工作中的積極效能[1]。

2 農業科研單位人事檔案管理工作問題的解決策略

對于該農業科研單位而言，人事檔案管理工作的可持續發展，必須要與科研單位的發展關聯起來，因此需要從宏觀的角度正確認識人事檔案管理工作的價值，客觀理想的看待當前人事檔案管理工作存在的問題，在此基礎上提出農業科研單位人事檔案管理工作方案。詳細來講述，在此歷程中需要關注的節點有：

2.1 建立完善的人事檔案管理制度體系

制度架構，是改變當前農業科研單位人事檔案管理工作局面的第一環節，應該引起高度重視。在此歷程中，需要將關注點放在如下幾個方面：其一，要積極主動的去了解國家在此方面的要求，研讀對應的法律法規，以此為基礎，結合農業科研單位的特殊性，形成對應的人事檔案管理工作細則，細化到可以貫徹執行，也就是說無論是檔案室工作，還是檔案室管理人員崗位職責，乃至是檔案資料規定，或是文書檔案歸檔等，都可以將其融入進去，由此確保實際的制度達到微觀的狀態；其二，高度重視對應制度的貫徹和落實，確保制度執行力得到不斷提升。積極開展對應宣傳工作，確保從上到下的人員都能夠正確認識人事檔案管理工作的價值，然后采取有效的措施進入其中，確保制度與自身日常工作關聯起來，這樣慢慢的將人事檔案管理工作模式固定下來，這樣就可以使得對應的制度效用得到全面的發揮[2]；其三，在對應制度貫徹執行一段時間之后，還需要積極建立對應的制度有效性評價機制，對于制度的科學性，合理性進行研判，得出對應評價結果之后，找到制度設計中存在的不足，然后積極邀請專家來進行研判，以確保使得實際的制度進入到更加優化的狀態[3]。

2.2 注重人事檔案管理人員專業素質的提升

首先，在人才準入方面，積極將人事檔案管理能力，人事檔案管理經驗，人事檔案管理理論素養，人事檔案管理工作方法掌握等細節納入到農業科技單位人力資源崗位招聘中去，確保可以選擇更加多懂得人事檔案管理工作的人才，使得其成為人事檔案管理工作改革的重要力量[4]；其次，注重人才的專業化培養和教育，結合自身擁有的人事檔案教育資源，從教育方式，教育內容，教育機制等角度入手，確保形成定期教育教學與臨時針對性教育教學的格局，確保在職的人事檔案管理人員可以接觸到更加先進的理論，反思平時人事檔案管理工作方式存在的弊端，由此積極使用更加先進的理論或者方法來做好實際人事檔案管理工作；最后，積極將人事檔案管理工作績效，納入到實際的薪酬管理，績效考核制度中去，由此激發實際的人事檔案管理工作人員能夠積極創新，不斷進取，以確保妥善的做好對應的人事檔案管理工作。在此歷程中還可以積極建立監督機制，定期對于人事檔案管理工作情況進行檢查，對于失誤率低的工作質量高的人員進行鼓勵，對于失誤率高工作質量低的員工進行問責，由此確保形成健全的人事檔案管理監督格局和環境[5]。

2.3 實現人事檔案管理工作環境的優化

對于農業科研單位而言，人事檔案管理工作的開展，需要在一個良好的環境下進行，在此節點，我們可以將其歸結為兩個方面：其一，要關注物質環境的優化。農業科研單位要正確認識人事檔案管理工作的價值，然后建立專門的人事檔案管理基金制度，確保此版塊的工作有著穩定的資金資源作為支撐[6]。在對于農業科研單位實際情況進行研判之后，確定檔案室空間訴求，閱覽室空間訴求，打印機設備，復印機設備，掃描儀設備的訴求，在此基礎上制定健全的設備設施投入機制，并且還需要建立完善的采購維護管理體系，確保后續的人事檔案管理的過程中，各方面的設備資源可以得到有效的配置，這樣可以營造出更加理想的人事檔案管理格局和環境。其二，積極將信息技術或者系統使用到實際的人事檔案管理工作中去，引導人事檔案管理工作朝著信息化的方向進展。要對于農業科研單位人事檔案管理工作的特點進行分析，選擇在此方面有經驗的系統架構和軟件設計企業，確保設計團隊與實際人事檔案管理工作人員可以充分交互，在此基礎上設計出更加有針對性的人事檔案管理系統，確保各項工作都可以在這樣的系統上進行，這樣就可以使得實際人事檔案管理工作的效益得到全面的發揮。隨著人事檔案管理工作人員越發熟悉對應的系統，就可以依靠系統來進行人事檔案的調取，人事檔案的信息價值會得到發揮，此時可以慢慢過渡到信息服務和資訊的狀態，這樣就可以使得實際的信息化程度得到進一步的提升[7]。

3 結語

綜上所述，農業科研單位人事檔案管理工作中存在的問題，會成為制約農業科研單位現代化發展節奏的重要因素之一，因此必須要正確看待此問題，然后采取多方面的措施來改善，此時需要關注人事檔案管理工作內容，人事檔案管理工作方式，人事檔案管理工作制度機制的構建，繼而使得人事檔案管理工作的質量和效益得到全面的提升。