淺談新形勢下檔案管理的發(fā)展方向和管理方法

劉雪松

摘要：在我國經(jīng)濟社會不斷改革的背景之下，檔案管理方式必須要與時俱進，不斷創(chuàng)新迎合時代前進的方向。在此情景之下，檔案管理人員要對傳統(tǒng)的管理方式和思維加強改變，提高管理水平，總結(jié)以往的管理經(jīng)驗和錯誤，積極學習檔案管理有關(guān)常識，這樣才能夠讓檔案管理在新時代的社會環(huán)境下發(fā)揮其應有的價值和作用。本文圍繞著新形勢下檔案管理的前進方向和管理方式展開論述，希望能為有關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;發(fā)展方向;管理方法

引文：

檔案管理在傳統(tǒng)的工作方式下具有多元性和綜合性等不同的特點，并且檔案文書能夠根據(jù)單位的性質(zhì)和個人的意圖對社會發(fā)展起到良性的作用，更是社會發(fā)展和前進過程中不可或缺的文書材料。在新時代發(fā)展背景之下，檔案管理工作面臨著嚴峻的考驗，也必須要解決更加難的課題，很多檔案管理部門沒有及時加強人員培訓，導致檔案管理工作理念陳舊，制度設置有一些缺憾，問題頻繁出現(xiàn)，這些都對檔案管理工作效果提升起到了不好的影響。因此檔案管理部門有關(guān)人員一定要采取有針對性的方法和手段，讓檔案管理工作在新時代背景下發(fā)揮其應有的價值和作用。

一、新形勢下檔案管理的發(fā)展和前進方向

（一）檔案管理工作特點描述

第一個方面，檔案管理具有一定的綜合性價值，檔案管理工作會涉及到方方面面、邊邊角角的內(nèi)容，因此在內(nèi)部制度的設置上較為復雜，它的運行機制必須要健全才能決定檔案管理工作不會出錯，因此對檔案文書的管理一定要具有綜合性特征，能夠覆蓋本單位和每個員工的全面信息。在新形勢發(fā)展背景之下，檔案管理工作正在接受全社會的全新考驗，因此有關(guān)檔案管理工作人員也要不斷提高自身素質(zhì)，讓檔案管理的整體價值有所提升。

第二個方面，檔案管理工作具有多元化特色。檔案管理的工作對象主要包括科技檔案、財務會計檔案、項目檔案、文書檔案等不同的類型，這些檔案資料一般都是并行 保存的，由于檔案的數(shù)量和種類都比較多，并且不同的檔案歸不同的部門保管較為分散，這也就造成了檔案管理，一個班子一套方法，具有多元化特征。為了讓檔案管理能夠更好的發(fā)揮其作用，體現(xiàn)其價值，因此在實際檔案工作的開展過程中要結(jié)合不同的層面和方式對檔案工作的具體細節(jié)作出考量，打造較為完善的檔案管理體制和系統(tǒng)[1]。

二、檔案管理工作價值描述

第一個方面，檔案管理工作能夠?qū)€人和單位的歷史發(fā)展進程展開全方位記錄。檔案工作開展的根本目的是要記錄重大事項，保存重要文書資料主要記錄單位運行過程中存在的法律檔案、行政資料、會議記錄等，這些資料一定要保存完整才能體現(xiàn)出檔案工作的價值，通過檔案的收集和整理可以對以上信息加以完善的記錄和描述。

第二個方面，檔案管理工作有利于確定單位的發(fā)展方向，為決策提供參考依據(jù)，通過對歷史發(fā)展進程的信息記錄，檔案管理工作能夠成為管理者和決策者的參考根據(jù)，由此可以看出檔案管理工作絕不僅是對紙質(zhì)文書的保存，它的價值也不僅局限于對資料的簡單規(guī)整和收集，檔案管理對整個單位以及個人的發(fā)展都具有明顯的借鑒意義，可以成為未來發(fā)展的參照和動力。有關(guān)部門要加強對檔案規(guī)范化管理的研究，讓檔案管理工作為今后的發(fā)展做出貢獻和努力。

三、新形勢下檔案管理方法和建議

（一）精簡檔案管理流程

檔案管理相關(guān)部門的工作人員要根據(jù)實際情況制定管理方式選擇合適的管理手段，適應新形勢下有關(guān)單位的具體發(fā)展。具體而言，檔案管理部門需要對制度加強完善，精簡工作流程，在遵守法律法規(guī)和行業(yè)標準的基礎(chǔ)之上結(jié)合特有的發(fā)展模式選擇科學的管理方法，確保檔案管理工作流程的完善性和精準性。此外有關(guān)部門可以結(jié)合信息化管理手段和方法，對重要的文件進行分類保存，某些絕密文件可以通過電子化歸檔的方式展開加密處理，這樣才能全面提高檔案管理的水平和效果。對于檔案管理工作人員來說，一定要對具體工作流程展開基本化的掌握，細化檔案管理工作流程和環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)的問題并加以解決，對傳統(tǒng)的工作問題進行歸納和整合。除此之外有關(guān)部門還要建立良好的獎懲制度，提高檔案管理工作部門的人員積極性，這樣才能讓檔案管理工作的細節(jié)不會出現(xiàn)問題，減少失誤率[2]。

（二）優(yōu)化檔案管理的方法和手段

傳統(tǒng)的檔案管理工作流程比較繁瑣，并且檔案管理工作流程大多是用手寫的方式來進行的，浪費了時間也增加了工作人員的工作負擔和壓力，容易出錯，工作質(zhì)量無法得到提高。在信息技術(shù)的運用和推廣之下，有關(guān)工作人員需要利用計算機軟件系統(tǒng)對檔案資料進行電子化處理，這也就是人們常說的無紙化檔案管理方法，采用無紙化信息檔案的歸檔能夠提高工作效率和工作速度，減少人力資本的投入。檔案管理工作在實際運行的過程中也要與時俱進，加強對相關(guān)應用軟件的開發(fā)和使用，確保電子檔案錄入準確無誤，提高檔案資源的配置效率和使用價值。

（三）加強團隊建設和人才培養(yǎng)

有關(guān)檔案管理部門要根據(jù)實際情況加強人才培養(yǎng)的進度提高檔案管理隊伍的業(yè)務水準和專業(yè)層次。檔案管理工作并不是誰都可以完成的任務，檔案管理本身就是一門具有專業(yè)化的工作類型。因此有關(guān)部門一方面要加強人才引進，確保人才的實際能力和崗位需求相匹配，也要在新進人才中選拔優(yōu)秀代表，以身作則，發(fā)揮榜樣的力量，另外一方面要對現(xiàn)有在崗人員積極展開業(yè)務考核，對相關(guān)人員的從業(yè)能力和專業(yè)水平進行了解，在工作之余還要鼓勵他們參與到繼續(xù)學習當中，展開有針對性的培訓和教育。

結(jié)語：

在新的社會形勢之下，檔案管理工作要找準前進的正確方向，采取科學的管理方式，根據(jù)檔案管理工作本身的特點找準自我價值，精簡檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理方法，加強團隊建設與人才培養(yǎng)，全面提高新形勢下檔案管理工作的實效性。

參考文獻：

[1]田鑫.淺談新形勢下檔案管理的發(fā)展方向和管理方法[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：72.

[2]宋歡.當前我國人事檔案管理發(fā)展方向的探索[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學學報，2016，38（S1）：298-300.