公司數字化后勤服務系統研究

黃力遙 朱夢月 李仁鐸

摘要：在企業管理過程中，信息化與數字化的管理方式取得了顯著的管理成果，應用范圍也不斷擴張。基于此，本文就信息化與數字化管理在企業后勤系統中的應用展開簡要分析，主要介紹了在后勤辦公系統、供電監控與給水監控系統、綜合服務熱線管理系統中的相關應用。

關鍵詞：信息化;數字化;辦公信息系統

前言：

信息化和數字化在現代管理方式當中具有重要作用，在各個領域都有所應用，如工業生產中的設備管理與控制、金融管理中的微機化管理等。在企業運營過程當中，后勤是企業的保障，為企業的健康運營與發展提供諸多支持力量，因此，創新企業后勤系統的管理方式，將數字化與信息化應用其中，從而有效提升企業管理效率。一、在企業后勤辦公系統中的應用企業后勤辦公系統中應用信息化與數字化管理，主要是依托公司整體的辦公信息系統。構建完備的后勤辦公信息系統，能夠為后勤管理各個部門之間的信息交流提供更加便捷、有效的平臺，管理層向基層管理部門以郵件、文件等形式，通過平臺發布系統，及時傳遞管理意見與工作思想，確保企業后勤各個部門的緊密聯系，使文件傳達更加高效。

建立完善的綜合管理體系，并結構建信息發布平臺，管理體系在構建過程中應以質量管理、環境管理、職業安全監控管理以及測量管理作為體系核心內容，并以此不斷改進、完善體系。在后勤辦公信息系統的運行過程中，會面臨文件改版或更新等問題，為保障系統運行的流暢性，構建信息發布平臺，將文件發布獨立于管理體系。信息發布平臺的構建，也在一定程度上提升了文件更新與執行的效率，維護了管理體系的時效性與可靠性。

工作流程與檔案的規范化管理。在工作流程與檔案管理部分，應用信息化和數字化管理，對提升后勤管理工作效率具有重要意義，尤其在大型企業當中，涉及到企業發展歷程、企業歷年產品相關文件、員工管理信息等多種檔案類型，檔案數量也較為龐大。在大型企業當中，企業各部分的工作相互獨立，但也相互連接，通過信息化和數字化管理，利用信息發布平臺，不但能將企業運作的各個環節進行緊密聯系，還能實現企業檔案的信息化、規范化管理，方便各個部門的相關查閱工作。在檔案規范部分，可將其進行有效分類，簡化查閱過程。

1.在企業后勤供電、給水監控系統中的應用

企業運作過程中的電能供應是企業能量消耗的重要部分，特別是生產類企業當中，各類生產設備、常備用電設施等，用電負荷極大，針對這一部分的管理，傳統巡檢及維護的管理方式，管理難度較大，管理效果也并不明顯。為有效解決這一問題，一些大型企業引進了電力供應遠程監控系統，具備遙測、遙控、遙信與遙調四項監控功能。

充分利用計算機網絡技術與現代信息技術，對企業產品生產設備、正常用電設備運行等的高壓變電站進行綜合監控，實現集中管理;與此同時，利用原有網絡監控系統，進行設備運行狀態與安全防范等內容進行有效監控，達到實時監控、有效監控的管理要求，從而提升管理工作效率，降低后勤管理的人工成本，并在一定程度上加強了企業用電的安全性。通過供電監控系統，不僅能夠實現企業內部的用電管理，同時還能對管理指標的

執行狀況進行實時監控，并具備費用結算與數據統計分析等多項功能，從而為企業內部各個運作環節、各個部門的電量管理提供了必要條件。

應用信息化和數字化管理，構建給水監測系統，使后勤管理相關部門對企業內部用水狀況隨時監控。在檢測系統當中，具有完備的智能化數據分析功能，該功能能夠自動進行自來水漏失與用水異常情況進行分析與識別，促使管理人員能夠對企業內部給水設施出現的跑、滴、漏、冒等現象，綜合分析并決策。

2.在企業后勤綜合服務熱線管理系統中的應用

企業后勤對企業內部的各項物業服務項目負責，如電、氣的供應與維修、綠化、保潔、設施維修、建筑維修等。服務范圍廣、服務內容較為繁雜，多種事務糾纏在一起，管理難度極大。因此，為及時發現各項管理職能的有效實現，建立綜合服務熱線管理系統，利用系統中的錄音功能，對接聽調度員的工作態度、處理方式進行錄音監聽，從而對其工作質量進行有效評價，及時提出整改意見;另外，利用管理系統對需要處理的事務進行登記記錄，并跟蹤處理結果，實現崗位責任、崗位權、利的一一對應，在規范工作流程的同時，也有效提升了主要責任人的主動服務意識。

例如，在進行電、氣維修部分的管理過程當中，針對電、氣報修服務，接到報修電話的同時，就應做好記錄，明確報修時間。在維修服務結束之后，需要對此次維修任務進行有效分析，通過維修記錄，對曾經的維修工作進行分析，了解上次維修時間與人員，分析故障原因，提出有效的日常維護意見，控制故障率。針對此次維修流程，對維修步驟、使用備件、維修結果以及報修人評價進行綜合記錄，若再次出現故障，方便維修人員了解故障信息。針對企業后勤管轄范圍內的設施維修，通過維修記錄進行維修人員評價，并將其作為員工技能考核的一部分，與薪資、獎金相關聯，形成人與物的共同管理模式。由此能夠提升后勤管理人員與工作人員的責任意識，結合崗位責任制，能夠強化值班人員主管能動性，充分實現企業后勤管理系統的信息化與數字化管理價值。

結束語：

綜上所述，信息化和數字化管理在企業后勤系統中的應用，對提升企業管理效益起到了重要作用。通過有效策略，使信息化和數字化管理完美融合到企業后勤系統當中，能夠在時間與空間上全面簡化管理流程，為企業的穩健發展提供更有效的精神與物質保障。因此，拓展信息化和數字化管理在企業后勤系統中的應用范圍，能夠進一步加快企業的發展進程。

參考文獻：

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