抽水蓄能電站基建工程項目檔案管理對策研究

朱夢月 黃力遙 李仁鐸

摘要：抽水蓄能電站具有工程規模大、建設周期長、參建單位多、工藝要求高、施工難度大的特點，工程檔案管理工作任務重、要求高。敘述仙游抽水蓄能電站工程檔案管理中存在的若干問題和系列解決辦法，以及檔案數字化管理系統的構建與成效。

關鍵詞：抽水蓄能電站;工程檔案

抽水蓄能電站具有工程規模大、建設周期長、參建單位多、工藝要求高、施工難度大的特點，工程檔案管理工作任務重、要求高，項目檔案作為工程建設不可分割的組成部分，具有“不可缺少”的“基礎性”地位，是反映項目建設和管理水平的重要標志。它不僅詳細記錄了項目建設全過程，更為電站使用、管理、改（擴）建提供了重要依據，為審計稽查、明確權屬和維護合法權益提供有效憑證。

1工程檔案管理的主要問題及對策

1.1歸檔文件不規范

工程建設前期核準審批涉及部門多，開工后施工單位也多，各單位工程技術資料經常出現不銜接現象，形成的工程檔案不規范。如：有的文件歸檔不齊全、未形成閉環，個別案卷分類不準確、組卷不合理，部分檔案案卷題名擬寫不規范，個別文件是復印件歸檔、未注明原件存放位置，有些竣工圖編制粗糙，以及文件編號漏號或重號等。

1.2歸檔整理不專業

由于客觀原因，多數專職檔案人員缺乏工程建設方面的專業知識，對建設項目的基本程序不甚了解，在接收工程檔案時對文件材料心中無數，交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴重影響了歸檔整理質量和日后利用效果。同時檔案人員埋頭于日常具體的檔案整理工作，而把檔案整理等同為檔案管理，忽視文件材料產生、流轉、積累和歸檔的管理過程，出現被動接收、坐等移交的局面。

1.3檔案管理意識不強

由于工程檔案收集歸檔不及時、不齊全、不完整等原因，長期以來工程日常維護多數靠記憶和經驗進行，遇到問題時很少想到利用工程檔案去解決問題和判定原因。工程檔案管理利用意識薄弱，給各單位日常工作帶來很多麻煩，同時也造成一些不必要的損失。有些施工單位的工程建設管理部門是臨時機構，人員流動性大，在工程建設時以工程臨時交付使用為主要工作目標，忽視工程建設檔案的收集管理工作，沒有嚴格的歸檔標準和交接程序，缺乏一定的檔案管理機制和措施等。以上所述，制約和影響了檔案管理的進程，有礙檔案工作的正常運轉和建設工程檔案的開發利用。

2強化過程管控，實現檔案管理與工程建設同步

2.1從源頭管控提升歸檔文件質量

2.1.1保證歸檔文件質量，從監理單位和設計單位提供文件的質量管理入手，嚴格跟蹤檢查。從人員配備、文件版面、施工圖尺寸和折疊方法等均提出統一的規范和要求

2.1.2注重電子文件收集，設計報告和施工圖必須紙質和電子版同時提供，并由設計人員將電子版錄入檔案系統，不僅方便日常利用，也減少日后電子版集中掛接的工作量;工程竣工資料實行雙軌制歸檔移交。

2.1.3齊抓共管，要求監理和公司各職能部門技術人員各盡其責，嚴格把關，保證各類工程原始記錄規范、齊全、準確。

2.2加強前端控制和過程管理

公司規定檔案部門參加設備開箱、工程計劃會和工程竣工驗收;參與合同談判，在合同中設立檔案專項條款，明確文件資料的交付時間和歸檔要求，實現工程項目檔案合同化管理;參與支付控制，工程結算付款時，必須由檔案人員在付款審核單上簽字，確認其文件資料已達到歸檔要求，歸檔完畢，方可付款，有效控制檔案資料的齊全和完整

2.3建立協調機制，發揮監理作用

檔案管理與工程建設是“一一對應”的，是工程不可缺少的部分，必須與工程建設同步進行。為充分發揮監理的監管職能。監理檔案員每周深入施工現場，了解文件資料收集整理過程中存在的問題。每月對各施工單位檔案管理情況進行考核，每月召開檔案管理專題會，針對具體問題，研究解決辦法，對存在的問題，舉一反三。堅持檔案工作與工程建設同步是做好工程項目檔案管理工作的關鍵。監理單位技術人員檢查工程進度與施工質量時要同時檢查項目文件的形成，統一各標段工作技術要求，統一各標段工程用表格式及填寫要求，避免項目技術管理與檔案管理脫節

2.4推行分部工程歸檔制分解工作任務

為減輕工程施工后期竣工資料整理的工作量，要求電站主體工程按分部工程移交歸檔，化整為零。保證檔案管理與工程建設同步進行，避免工程后期集中整理竣工資料容易出現的不真實、不系統等問題，保證了工程施工期檔案資料的完整、準確和系統，為工程竣工檔案的最終驗收奠定基礎。

2.5提升培訓力度

對新進場施工單位以及根據工程進展情況，適時組織檔案整編技術交底和工程項目檔案管理培訓，并督促建立內部管理制度和考核辦法，使其盡快掌握項目文件的編制要求、歸檔范圍、立卷規則和整理要求。綜上所述，工程項目檔案管理工作任務繁重，使命光榮，意義重大。抽水蓄能電站工程項目檔根據檔案管理與合同約定相結合、過程指導與控制相結合、檢查與整改相結合的工作思路，完善公司檔案工作的管理機制，堅持檔案工作與工程建設同步管理，強化日常管控，全面提升抽水蓄能電站工程項目檔案管理。

結束語：抽水蓄能電站建設項目由于建設過程中形成的文件量大，而且來源廣，以往的項目檔案管理通常是在整個建設項目完工后花大量的人力和時間去整理工程竣工檔案。為全面控制工程建設各方面的施工數據，確保項目文件的收集、整理、歸檔和項目工程竣工驗收同步進行，必須對項目文件進行前端控制、全程管理;確保項目檔案齊全、完整、準確，實現工程全過程目標管理，全面控制工程投資、進度和質量。

參考文獻：

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[2]薛瑩.淺析抽水蓄能電站工程項目檔案管理的問題及其措施[J].工程技術（全文版），2016（9）：00078-00078.