大數據時代檔案信息化的建設策略探討

楊玉斌

曲阜市糧油購銷儲運中心 山東 曲阜 273100

大數據時代，運用各種各樣的技術深入挖掘檔案信息資源、整合分析檔案信息資料，加強電子檔案管理，對于推進檔案信息建設具有積極意義。在檔案管理工作上，應用大數據技術創新檔案管理模式，優化檔案信息收集、檔案整理及檔案存儲保管等環節，能夠規范檔案管理的工作流程，提高檔案管理的工作效率。

1 大數據的基本簡述

大數據又稱巨量資料，是指涵蓋的數據資料量規模巨大，無法與人工或者是軟件工具進行擷取、管理、處理以及整理。隨著科學技術與互聯網的發展，加速了大數據時代的到來，各行各業每天都在產生數量巨大的數據碎片，一般數量計量難以完整地統計規模及數量如此大的數據信息。進入大數據時代，數據采集不再是技術的問題，而是獲取使用的問題[1]。

大數據具備數據量大、數據種類多等特點，要求數據信息應具備較強的時效性，數據信息必須存在一定的價值。與認同數據信息統一有所不同，大數據無需用用人腦來推算、估測后者是運用單臺計算機進行數據處理。大數據收集統計采用分布式計算架構依托云計算技術構建分布式數據庫，在此基礎上，進行云存儲。在檔案信息化建設上，應用大數據技術進行檔案信息資料收集、整理、歸納等具有重要意義。

2 大數據時代檔案信息化建設的意義

大數據時代，加強檔案信息化建設符合時代發展要求，隨著大數據及時的廣泛應用，數據處理與信息交換達到了前所未有的高度，這種情況下，以人工數據統計存儲為主的傳統檔案管理模式的弊端逐一顯現。新時期，檔案數量急劇增加，每個檔案管理人員身上都肩負著非常大的工作負擔，面對數量龐大的檔案信息資料以繁重的工作壓力，檔案管理人員在檔案數據統計、信息管理及存儲上難免會出現失誤。一旦出現檔案信息記錄不準確、信息資料丟失等情況，就會影響檔案信息資源的使用?；诖?，必須加強檔案信息化建設，應用大數據技術提高檔案管理工作效率與質量，有效避免工作失誤。從傳統的檔案管理工作模式中，不難看出檔案管理人員的工作效率并不高，在檔案信息統計、檔案管理及檔案資料歸檔存儲的每一環節上都需要花費大量的時間以及投入大量的人力，在此過程中還可能出現失誤。為了規范檔案管理工作，必須依托于大數據技術，推進檔案信息化建設，通過檔案信息的集中管理，提升檔案信息查詢效率與管理效率[2]。

3 大數據時代檔案信息化的建設策略

（1）制定信息化發展策略。大數據時代，加強檔案信息化建設，需要制定信息化發展策略。首先，根據檔案管理工作要求，建立信息化檔案管理模式，規范檔案管理流程，面對海量的檔案信息，檔案管理人員需要進行全面深入的分析，在此基礎上，制定有效的信息化發展策略，以保證檔案信息管理工作的科學性與可靠性。其次，優化整合檔案信息資源，制定健全的檔案信息管理制度，將檔案管理工作與信息技術加以有機結合，建立電子檔案，加強檔案信息的集中化管理。各單位需要根據自身檔案信息管理需求，加強檔案信息整合，進行具有針對性的加工與編制，對于相對零散的檔案信息加以有效處理，保證檔案信息資源的有序性。借助信息技術優勢，優化檔案信息查詢與使用，提升檔案信息的整合度，為檔案管理人員提供方便。最后，在檔案信息化建設中，有效銜接單位業務信息系統、辦公系統以及檔案信息化系統，以提升檔案信息收集、整理歸納與使用效率。

（2）強化檔案管理的信息化建設。強化檔案管理的信息化建設，需要結合大數據技術要求，以此協調配置檔案信息系統的軟硬件基礎?？茖W應用大數據技術完善檔案信息系統功能，有效提升檔案信息收集、數據整理、信息資料存儲及使用等效率。基于檔案信息化建設要求及系統使用需求，合理匹配軟件與硬件設施，以方便軟件移植使用，并且提升信息系統的兼容性，從而實現檔案信息共享。除此之外，在檔案信息管理信息化建設中，相關檔案管理人員需要合理使用存儲技術，定期備份及存儲單位的檔案數據信息，加強檔案信息管理的保密性，發揮信息化功能，從而完善檔案管理信息系統。

（3）加強檔案管理信息化隊伍建設。檔案信息化是一項專業性較強的技術性工作，事業單位檔案信息化的專業人才掌握檔案管理專業知識的同時，還要掌握計算機應用技術。加強對檔案管理信息工作人員計算機應用信息技術和電子檔案管理信息培訓迫在眉睫。培訓內容包括：計算機信息應用技術、電子（聲像）文件檔案整理歸檔、檔案目錄數據庫建設、OA數據辦公系統等知識。學習后應用到實際工作中，建立單位電子檔案數據庫，用活檔案信息共享服務平臺，提升檔案管理工作效率，從而有效推進信息化檔案管理建設。

（4）構建檔案大數據安全體系。在檔案信管理信息化建設中，檔案管理人員必須充分重視檔案信息安全保護工作，積極構建檔案大數據安全體系，以避免檔案信息泄露。加強檔案大數據安全體系建設，需要根據檔案信息管理要求，構建嚴密的檔案信息安全防護系統，以保證檔案信息的安全性。比如應用大數據加密技術設定檔案信息系統安全權限，對于檔案信息查詢及檔案信息使用進行限定約束，完善檔案信息系統的識別與退出機制，以提升檔案信息安全保護的有效性。此外，積極完善檔案信息共享及時，對與各類檔案信息進行分級管理，在此基礎上，對于檔案管理信息系統的安全性進行持續的跟蹤，做好安全評估，以免發生檔案信息泄露的情況，有效加強檔案信息安全保護。

4 結束語

綜上所述，大數據時代，面對的海量的數據信息，必須加快檔案管理信息化建設，以提升檔案管理工作效率與質量。與此同時，優化檔案管理信息化建設需要制定信息化發展策略，完善信息系統功能，強化檔案管理，構建檔案大數據安全體系，以保證檔案信息的有效性與安全性。