探討信息化時代醫院檔案管理工作的方法及策略

于天瑩

山東省濰坊市中醫院 山東 濰坊 261041

引言

隨著時代的發展和科技的進步，當前的社會已經開始進入了信息化時代，在這個時代中信息的增長量和需求量正在逐漸增多。為了應對這個信息逐漸爆炸的時代，當前社會的各個機構紛紛開始在日常的檔案管理中使用信息化技術和信息化管理方式來提高檔案管理的質量。醫院作為社會中最重要的保障機構應當不遺余力地推動自身檔案管理的創新工作，積極順應時代，在檔案管理工作中采用信息化技術。然而，在當前醫院的檔案管理信息化創新工作存在著諸多的問題，這些問題需要醫院的管理部門尋求合適的方式解決，從而保證檔案管理的質量。

1 信息化時代加強醫院檔案管理工作的意義

醫院檔案管理信息化建設是指在醫院檔案行政部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用以計算機、網絡為工具的現代信息化技術，對檔案信息資源進行數字化管理，建立目錄數據庫和全文數據庫，對重要信息資源進行信息采集、數據挖掘和提供利用，從而提高醫院檔案管理水平和效率。醫院檔案積累了醫院各項實踐活動的經驗，是醫院發展的歷史記錄，是一種潛在的生產力，其潛在的價值只有通過加強檔案管理才能體現出來，才能發揮潛能，為醫院持續改革與發展提供可靠憑證和具有現實參考價值的信息資源[1]。

2 信息化時代醫院檔案管理的特點

2.1 檔案信息資源多元化

信息化時代背景下的醫院檔案管理呈現出新的特點，信息化時代各種信息的來源渠道變得多樣化，并且人們獲取信息也變得更加便捷，這就使得醫院的檔案信息資源更加全面，信息資源呈現多元化的特點。信息時代的共享平臺增多，能夠獲取到各種類型的信息資源。信息時代計算機技術和網絡技術不斷發展，檔案管理的信息化水平不斷提高，通過信息化手段可以實現不同部門不同人員之間的便捷溝通和高效溝通，同時還能夠實現醫療體系和后勤管理的互聯溝通。

2.2 檔案信息儲存數字化

信息化時代醫院的檔案信息存儲更為數字化和系統化，傳統的醫院檔案管理信息存儲方式為紙質存儲，紙質存儲不僅占據較大的空間，并且紙質還會遭到破壞，從而導致相關檔案信息的丟失。而檔案信息存儲數字化大大縮小了醫院檔案信息的空間，并且在信息儲存方面也由手工儲存轉變為自動存儲，讓信息的存儲方式變得更為靈活和自主，改變了傳統紙質存儲的局限性和管理手段的機械性，讓檔案信息的存儲變得更為靈活和豐富多樣，檔案信息不僅可以以文字的方式進行存儲，同時還能夠以圖片、聲音和視頻等方式來儲存。

2.3 檔案信息處理效率更高

在傳統的檔案信息管理過程中，人們采用手工的方式來收集相關的檔案信息，同時對信息的處理也采用人工手段，這樣的信息處理效率非常低，并且還常常由于人員的疏忽造成信息的錯誤。而信息化時代，將紙質檔案信息轉化為電子信息，充分利用信息技術來對檔案信息進行處理，信息技術對數字以及各種數據的處理效率非常高，這就使得檔案信息能夠在第一時間得到高效的處理，并且還可以通過信息化的各種手段來實現檔案信息的數字化和網絡化，使人們更為高效地查詢和處理相關的檔案信息[2]。

3 信息化時代醫院檔案管理的現狀

3.1 檔案信息化管理意識淡薄

目前許多醫院受傳統落后的檔案管理理念影響，檔案信息化管理意識還較為淡薄。一方面，無論是醫院領導、管理層還是醫院檔案管理人員與普通職工都未真正認識到檔案就是一種資源，信息就是一種無形的資產。醫院的檔案由各科室相應分管，他們普遍對醫院檔案信息化管理不重視，有些科室人員認為檔案管理就是單純的收集紙質資料，而忽略了對電子信息的保管，造成了大量電子檔案流失，影響了醫院檔案的完整性。另一方面，有些醫院管理人員片面認為檔案管理就是將醫院信息輸入電腦，而后通過簡單的信息查詢功能，就實現醫院檔案信息化建設。所以一直滿足檔案管理現狀，對檔案信息化管理方面的資金投入不足，以致無法開發與購買相關的檔案管理軟件，嚴重阻礙了醫院檔案信息化建設的進程。

3.2 檔案管理專業人才緊缺

由于歷史原因和體制原因，目前醫院檔案管理人員大多是從臨床轉型從事檔案工作，在文化程度、知識水平等方面素質不一，缺乏專業檔案業務知識和技能，專職從事檔案工作的人員偏少，大多為1-2名，還身兼辦公室或保密室工作，工作任務繁重，對檔案編研和檔案信息挖掘更是力不能及，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作乃至醫院綜合管理水平的提高。

3.3 檔案管理信息化設備缺乏

一方面，目前許多醫院的信息化檔案管理設備都極其簡單，部分醫院甚至沒有配置檔案信息化管理的專用硬件設備，也沒有安裝相應的檔案管理軟件。這顯然不利于醫院電子檔案的及時保存，加大了電子檔案的毀壞與流失風險。還有些基層醫院在電子檔案管理方面只配置了計算機設備，沒有購置配套的掃描儀與其他翻拍設備，這樣就很難實現電子檔案與紙質檔案的雙軌存檔，降低了醫院檔案保存的完整性。另一方面，有些醫院雖然配置了相關的檔案信息化管理設備，但是卻忽視了設備維護工作。沒有引進專業的設備維護人員，沒有依照維護標準，定期對檔案信息化管理設備進行檢修及維護。這些都十分不利于醫院檔案信息化管理水平的提升。

4 信息化時代醫院檔案管理的有效策略

4.1 提高對檔案信息化管理的認識

從醫院的管理層到普通工作人員都要加強檔案管理信息化的意識，要正確認識實現檔案的信息化管理對醫院發展和日常醫療工作的重要作用，把檔案信息化管理工作作為醫院發展建設的重要內容來抓。一方面要制定完善相應的制度規定，使醫院檔案管理工作更加規范化，確保管理工作順利運行。另一方面要加大投入，保障實施信息化管理的經費、人力等，改善檔案管理的基礎設施。再者，醫院要加強各部門、各科室的溝通協調，使相關人員積極配合檔案管理部門工作，保證在檔案資料收集的及時、完整、準確。

4.2 加強檔案管理人才隊伍建設

信息化背景下，隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，檔案管理復雜性日漸突出，因此，醫院應要求檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和服務利用等職能活動中，遵守基本的職業行為準則。檔案從業人員要把握時代發展的要求，注重專業學習和檔案技能培訓，深入學習檔案法規、檔案管理、信息開發等專業知識。另外，醫院要制訂檔案信息化建設的長期目標和近期目標，爭取政府或上級部門的支持，建立多途徑、多層次的醫院檔案管理專業型人才引進和培養模式，加強檔案管理專業隊伍的建設，優化檔案從業人員的專業結構，盡可能配備具有編輯學、圖書館學、信息技術專業背景的多元化復合型人才，建立檔案管理人才梯隊，做好人才儲備工作，培養敬業精神、創新意識和職業操守，最大限度地提升醫院檔案管理人才隊伍的素質。

4.3 加大經費投入，配置相應的檔案信息化管理設備

信息化時代，醫院要做好檔案信息化管理工作離不開高效的信息化管理設備的支持。為此，醫院可以從設備引進方面與設備維護方面入手，提高醫院信息化管理的質量。第一，醫院應該依據自身實際發展狀況與社會發展趨勢，逐步加大對檔案信息化管理的經費投入，以促使檔案管理部門有能力與時俱進地配置先進的檔案管理設備與管理軟件，從物質與技術上雙重支持檔案信息化管理工作順利開展。第二，醫院管理層應該制定明確的信息化管理設備維護規定，不斷完善信息化管理設備維護標準，逐步細化設備的維護時間、維護事項以及安全防護措施，盡可能的保障設備的安全順利運行，節省醫院運營管理成本。

4.4 加強醫院檔案信息化管理的安全防范工作

信息安全是信息社會許多行業普遍面臨與關注的問題。醫院也同其他行業一樣，在檔案信息化管理與電子信息資源共享過程也存在著不同程度的安全隱患，與外界聯網后，也非常容易遭受不明計算機病毒與各類網絡黑客的攻擊，引起檔案資料外流、丟失或毀壞。再加上人們維權意識不斷增強，大范圍的患者信息泄露將給醫院造成難以預估的經濟損失，降低醫院的公信力。為此醫院應該大力做好檔案信息化管理安全防范工作。一方面，從技術上加強對檔案存儲載體與運輸載體的管理，嚴格界定好相關檔案資料的密級，對不同密級的檔案資料實施相應的電子加密，增設相應的查閱權限。另一方面，經常進行相關的保密教育，努力提升檔案管理人員的信息安全防范意識，嚴格審查檔案管理人員與檔案查閱人員的使用權限。

5 結束語

綜上所述，醫院的檔案管理工作對醫院的建設發展具有重要作用，加強檔案的信息化管理能夠更好地提高檔案的管理水平，提高檔案使用效率，實現檔案資源共享，更好地為醫院醫療工作和醫院發展建設提供依據和支持。在信息化的大背景下，醫院要提高對檔案信息化管理的認識，建立完善相關制度規定，加強對檔案管理人員的培訓力度，嚴把檔案資料的保密關口，讓檔案資料的作用發揮最大化，使醫院的檔案管理工作更符合時代要求，更好地為醫院發展建設服務。