新形勢下如何做好農業科研檔案的收集和歸檔

陳江燕，劉美彤，艾婷婷，孟泰舟

(1.遼寧省農業科學院，遼寧 沈陽 110161； 2.遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧 阜新 123000；3.盤錦市綠色發展服務中心，遼寧 盤錦 124010)

檔案工作是一個單位整體工作的一部分，是各項管理工作的基礎，檔案作為單位重要活動的原始憑證，其作用不容忽視。科研檔案是科技檔案中的重要門類，是科學研究各階段進展情況的重要載體和存在的一種體現形式。科學技術是第一生產力，社會發展必須依靠科技的力量[1]。農業科研檔案是農業科學技術的歷史積累和基礎資源，對農業研究、科技成果轉化、鄉村振興和促進農業生產發展，都具有重要的現實意義，做好農業科研檔案工作是科研工作的重點任務。國家檔案局于2020年發布的《科學技術研究檔案管理辦法》，不僅強調了科研檔案的重要性，同時對科研檔案的歸檔范圍做了進一步明確。

目前，有的省份農業科研單位的科研檔案總體做得還不夠細致和規范。根據實地調研并結合實體檔案庫存情況，發現主要存在有檔不歸、歸檔不及時、檔案缺失等主要問題。筆者根據多年的科研管理和檔案管理經驗對存在的問題進行了歸納、分析和總結，并提出一些具體建議，以期能規范科研檔案的歸檔工作。

1 存在的問題

1.1 檔案意識不強，對檔案工作重視程度不夠

檔案工作是單位整體工作的重要組成部分，但一些單位對檔案工作重視程度不夠，沒有完全將檔案工作做到“三納入”工作計劃中，在具體操作中沒有執行“四同步”工作原則，主觀上忽視國家對檔案管理的總體要求。一是認為檔案工作可以緩慢推進，與其他工作相提并論時，把檔案工作排在最后。二是不關注檔案工作總體進展情況，更不了解信息時代檔案管理員的工作內容和工作量，從而出現檔案管理人員配備不齊全的現象。三是檔案工作雖然涉及到單位每個部門，是單位整體工作內容，但科研單位檔案室絕大多數都是掛靠在某個部門之內，檔案員除了做好常規檔案管理外，沒有能力協調與其他部門的關系。

1.2 重視科研成果產出，忽視科研檔案管理

科研管理注重目標管理，有些單位只重視成果的產出，忽視科研的過程管理和科研檔案的形成、收集工作[2]。比如，多數科技人員關心課題驗收、獎勵獲得、論文發表、專利申報等科研成果，對在研究過程中科技材料的歸檔范圍和歸檔方法都不知情，雖然內部有科研檔案管理辦法，但是科技人員卻很少主動學習相關知識。科研管理者導向的偏頗，也是導致科技人員科研檔案不歸或是漏歸的原因之一。

1.3 歸檔隨意性強，缺少獎罰機制

一般情況，科研管理部門人員負責本單位的科研管理檔案的收集和歸檔工作，而課題主持人負責科研檔案的立卷和歸檔工作[3]。科研檔案歸檔范圍包括申報立項、實驗研究、中期評估和驗收過程中形成的文字、圖表、音像等材料，待課題完成后將課題所有材料移交到檔案室進行立卷歸檔。國家雖然有文件要求，但在單位的檔案管理工作中，有些條款卻沒有認真執行，沒有真正落實。檔案管理沒有約束機制或機制不健全，檔案管理部門沒任何權力去約束他人，最后也只能不了了之，造成檔案工作的各種問題。例如，有的科研管理人員把連續幾年的科研材料私自丟棄；科研課題材料在歸檔范圍內卻沒有主動提交，檔案管理人催要也不歸檔；有的即使歸檔也是不齊全的材料。這些人為因素導致科研檔案材料的缺失和不完整，沒有人去追究其責任，也沒有影響個人的職稱晉級和考核結果。

1.4 科研檔案管理環節缺失

國家檔案局2020年11月發布的國家檔案局十五號令《科學技術研究檔案管理規定》中提到，科研課題在立項、實驗、評價、驗收階段都應由檔案管理人員對科研檔案進行監督和指導。但工作中，很多檔案管理人員并沒有參與單位科研項目驗收這一重要環節。檔案管理人員對年度在研項目數量、驗收項目數量和驗收時間等科研課題總體運行情況都不掌握。檔案管理部門和科研管理部門各自為政，配合度不高，脫節現象比較嚴重。特別是在2001年以后，一些省份的科技主管部門取消了課題鑒定評價，而課題驗收對科研檔案沒有強制要求，課題組驗收前不主動到檔案室報備，驗收會現場沒有檔案專家，缺少科研檔案查驗這一環節，驗收現場匯報的材料里提到檔案材料齊全也成了空話和套話。項目驗收前脫離了檔案管理人員的監管，歸檔的科研檔案也就很難齊全、完整和準確。

1.5 停留在紙質檔案收集層面，檔案完整性較差

紙質檔案是最能體現原始記錄的記載方式，大多數單位還停留在紙質檔案的收集和整理上。在信息時代，科研管理網絡辦公系統和平臺很多，比如課題的申報和結題、成果入庫、科技查新等工作都是利用網絡，在電腦上操作完成的。但科技管理系統與單位檔案管理系統沒有轉接口，檔案管理部門無法獲取上報的電子文件材料。如果科研人員對科技管理平臺提交的科技文件材料不進行下載、移交，那么科研檔案就只能停留在傳統檔案收集，無法保證科研檔案完整、齊全、系統。

2 對策與建議

2.1 科研檔案工作真正列入科研管理工作

科研檔案是科研工作的真實資料，是科研管理工作的一部分，科研單位不能只重視科研工作而忽視科研材料的管理工作[4]。科研單位應以國家對檔案管理人員“三納入”、檔案工作“四同步”的要求為指導思想，課題立項與科研檔案歸檔要求同步，以保障實驗階段、績效評價、成果報獎、推廣等過程中形成的材料全部歸檔。課題階段檢查時要檢查科研材料形成情況，課題驗收時應有單位檔案管理員參加，如果檔案材料不齊全將不能通過驗收和報獎。

2.2 加強多方位宣傳，筑牢檔案人人有責的意識

加強檔案法和國家檔案局十五號令《科學技術研究檔案管理規定》的宣傳，筑牢檔案人人有責的意識。一是通過檔案法掛圖或是網站發布滾動字幕及動態圖片形式，對檔案的重要性進行宣傳。二是通過舉辦檔案培訓班或是微信、QQ工作群向科研人員普及科研檔案的工作屬性和業務范圍。三是轉載國家檔案局或是省檔案局檔案工作規范性標準分享給科研人員，讓大家掌握科研檔案整理和立卷時應注意的事項和要點。通過多角度全方位的宣傳，科研人員歸檔意識會得到明顯提高。

2.3 履清職責，保障科研檔案工作有序開展

國家檔案局十五號令《科學技術研究檔案管理規定》細化了科研檔案歸檔的幾個關鍵時間節點，并在國家層面明確了歸檔范圍，為各單位科研檔案歸檔提供了執行依據。科研單位應將科研檔案工作納入單位年度重點工作來抓，科研管理部門負責科研管理檔案的歸檔工作，科研管理人員要改變觀念，從只重視科研成果數字管理同步重視科研檔案。各課題的兼職檔案員負責科研課題檔案的收集、立卷和歸檔工作。科研管理部門年初把年度課題計劃表和計劃驗收的項目表報送給檔案管理部門，檔案部門及時了解科研課題整體工作并給予檔案工作方面的指導。一是在項目立項成功后要及時給予檔案指導，提出科研檔案歸檔的要求，保證歸檔規范。二是課題研究進展中要檢查科研檔案形成的情況，保證檔案材料真實有效。三是課題驗收前要對課題檔案進行完整性和真實性、準確性檢查，科研管理部門和檔案管理部門相互配合，保證科研檔案的規范化、完整化、系統化。

2.4 建立科研檔案監管機制

建立科研檔案監管機制，使科研檔案的被動歸檔轉變為主動歸檔[5]。監管機制由科研單位的綜合檔案管理、科研管理和人事教育等相關部門共同監管科研檔案歸檔情況。一是課題結題或驗收時，如果科研檔案不齊全，科研管理部門將不能讓其進入結題或是驗收環節。二是課題報獎或申請立項時，如果課題主持人有未歸檔的科研檔案材料，將不能再次申報項目或報獎。三是將科研檔案工作納入單位考核機制，課題主持人職稱晉級和考核評價時，如果存在科研檔案缺失、未歸檔、不齊全等現象，將不能正常晉級和評優。

2.5 紙質檔案與電子檔案同時并存

當前已是信息社會、大數據時代，國家正在大力進行檔案數字化建設，但是紙質檔案與電子檔案在很長一段時間都將同時并存、互補。比如調查薄，是科研人員試驗數據的第一手材料，也是重要的原始記錄，必須要進行紙質保存。而科研管理類的檔案材料，比如合同和驗收材料等，在檔案管理軟件里先建立科研檔案分級目錄，庫存實體檔案要進行數字化掃描、格式轉換，在軟件中進行有效掛接后提供利用，這樣可以方便科研人員隨時查詢。通過科研管理平臺或是系統申報的課題材料，如果與檔案管理軟件端口不能兼容，科研管理部門就主動將上傳文檔導出，做好目錄清單后，將有效讀取格式的電子文件移交檔案管理部門進行歸檔。

檔案工作是一個單位的重要工作內容，科研檔案更是科研單位檔案工作中的重要部分之一。它不僅是單位科研活動歷程的原始記錄，同時也是單位科研發展水平和綜合管理能力的體現。我們應重視農業科研檔案的收集與管理，規范科研檔案立卷程序，保障科研檔案完整，為單位科技創新事業提供服務，更好地促進農業科研事業的發展。