新時代醫(yī)院干部檔案的管理

李雨璇

摘要：醫(yī)院干部檔案管理是關(guān)系到醫(yī)院人事制度改革和轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。本文分析了醫(yī)院干部檔案的特點，闡述了醫(yī)院干部檔案的重要性，提出了新時代醫(yī)院干部檔案管理的實施措施，期望對提升醫(yī)院干部檔案管理水平，發(fā)揮出檔案利用價值有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;干部檔案;檔案管理

醫(yī)院干部檔案資料記錄了干部職工成長發(fā)展過程中形成的履歷、學歷、獎勵、考察、職務(wù)等方面的資料，能夠反映出干部職工的工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力，為干部人才選拔任用、優(yōu)化配置和監(jiān)督管理提供依據(jù)。隨著醫(yī)院內(nèi)部體制改革的不斷深化，醫(yī)院要突出干部檔案管理工作的重要性，推進干部檔案規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

一、醫(yī)院干部檔案特點

醫(yī)院干部檔案特點主要體現(xiàn)在以下方面：一是真實性。干部檔案詳細記錄干部個人的真實情況，涉及干部學習、工作、思想、能力、經(jīng)歷等多方面，必須保證干部資料真實可靠[1]。二是動態(tài)性。干部檔案是對干部成長發(fā)展過程的詳實記錄，跟蹤記錄了干部流動的情況。同時，干部檔案管理主體也會隨著干部人才的流動而發(fā)生變化，呈現(xiàn)出檔案內(nèi)容與管理主體動態(tài)性變化的特點。三是保密性。干部檔案涵蓋干部個人隱私部分，在檔案管理中要嚴格遵循保密性原則，不允許隨意公開隱私部分檔案。

二、醫(yī)院干部檔案的重要性

（一）為干部任用提供重要依據(jù)

醫(yī)院干部檔案包括干部思想狀態(tài)、學習、工作等多方面的資料，能夠全面反映出干部業(yè)務(wù)能力、政治素養(yǎng)、廉潔自律情況，是醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)培養(yǎng)、選拔和任用干部的依據(jù)。所以，醫(yī)院檔案管理必須重視干部檔案管理，重點審核干部資料的真實性，嚴把醫(yī)院選人用人關(guān)。

（二）促進人力資源配置不斷優(yōu)化

醫(yī)院干部檔案包括干部年齡、學歷、專業(yè)、職稱等方面的資料，醫(yī)院人力資源管理通過分析干部檔案資料，能夠掌握現(xiàn)有干部隊伍結(jié)構(gòu)情況，為人力資源優(yōu)化配置提供可靠依據(jù)。為此，醫(yī)院必須加強干部檔案管理工作，確保干部個人素質(zhì)與任職崗位相匹配，達到人盡其才的管理目的。

（三）強化干部履職監(jiān)督管理

醫(yī)院干部檔案全面記錄了管理人員德、能、勤、績、廉方面的情況，能夠?qū)Ω刹柯穆氝^程進行監(jiān)督管理，根據(jù)干部履職情況實施任免、考察、考核、獎懲等一系列管理措施，以保證干部管理制度落實到位。

三、新時代醫(yī)院干部檔案管理措施

（一）加強干部檔案資料收集

檔案資料收集是干部檔案管理最為基礎(chǔ)的工作，直接關(guān)系到檔案資料的完整性，醫(yī)院干部檔案管理要轉(zhuǎn)變被動收集檔案資料的工作模式，提高收集工作質(zhì)量[2]。具體管理措施如下：其一，主動收集。積極關(guān)注干部人事調(diào)整，提前做好干部資料收集整理工作，明確干部資料收集范圍，保證檔案質(zhì)量達到規(guī)范要求。醫(yī)院答案部門要主動與人事部門聯(lián)系，對人事部門檔案資料收集進行業(yè)務(wù)指導，提高人事部門的檔案意識，促使人事部門工作人員能夠主動收集和移交干部檔案資料。其二，跟蹤收集。醫(yī)院干部檔案管理要關(guān)注干部選拔任用情況，圍繞干部人事動態(tài)收集檔案資料，提高干部檔案收集的敏銳性，全面收集有關(guān)干部工作新進展、新情況方面的資料。其三，重點收集。醫(yī)院干部檔案收集要突出收集重點，包括干部學歷證明材料、專業(yè)技術(shù)職稱證明材料、科研成果及其轉(zhuǎn)化材料、學術(shù)期刊論文、專著發(fā)表、工資材料等等，確保資料能夠全面反映出干部精神面貌、工作能力和工作業(yè)績。

（二）規(guī)范檔案借閱管理

醫(yī)院干部檔案資料查詢要嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，原則上不允許外借檔案資料。如果因特殊原因需要外借檔案，則要獲得主管領(lǐng)導審批，辦理外借手續(xù)，要求借閱人必須限期內(nèi)歸還檔案，并且借閱人還要自覺遵守保密規(guī)定，不得將檔案資料轉(zhuǎn)借他人。在檔案借閱過程中，借閱人不允許在檔案資料上涂改、圈畫，禁止做出影響檔案資料原始性的行為，保證檔案資料安全完整。此外，醫(yī)院可以在檔案管理系統(tǒng)中開發(fā)檔案查詢系統(tǒng)，方便檔案使用者登錄到系統(tǒng)中在用戶權(quán)限范圍內(nèi)查閱檔案資料。

（三）加強干部檔案質(zhì)量監(jiān)督

醫(yī)院檔案部門要樹立檔案服務(wù)觀念，圍繞醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，結(jié)合醫(yī)院人事制度改革發(fā)生的變化，從以往重檔案管理向重檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變，促使檔案部門主動作為，提高干部檔案利用價值。在檔案管理系統(tǒng)中對不同檔案管理人員設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，由系統(tǒng)跟蹤監(jiān)控檔案管理人員對干部檔案資料的操作，避免檔案管理人員濫用職權(quán)偽造干部檔案資料中的關(guān)鍵信息。 醫(yī)院干部檔案管理要實施專項審核，審核內(nèi)容包括干部檔案資料完整性、資料歸檔規(guī)范性和手續(xù)辦理完備性等方面，針對審核中發(fā)現(xiàn)的問題要實施整改措施。醫(yī)院檔案部門要重點審核“三齡兩歷一份”的真實性，及時改正記載失誤之處，保證干部檔案真實可靠。

（四）加快干部檔案數(shù)字化建設(shè)

醫(yī)院干部檔案管理要推進數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，拓展檔案資料利用渠道，為檔案利用打下基礎(chǔ)。醫(yī)院可以結(jié)合現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，搭建起檔案網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，使干部檔案資料能夠快速整理、歸檔和利用，挖掘檔案資料利用價值。醫(yī)院檔案部門利用信息技術(shù)收集干部資料，尤其要充實干部考核中德、廉、能、績、勤的資料，及時歸檔相關(guān)紙質(zhì)檔案，并同步將電子檔案錄入檔案管理系統(tǒng)中，形成干部檔案并軌管理模式[3]。干部檔案管理要實現(xiàn)多方共享，在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，人事部門、科教部門、醫(yī)務(wù)部門可以在檔案管理管理系統(tǒng)中查詢干部檔案資料，對部分干部檔案資料公開共享，便于各部門開展干部工作分析與評價。此外，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)要引入云計算、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，開發(fā)數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)分析功能，保證檔案資料的安全性。尤其在數(shù)據(jù)分析中，系統(tǒng)可以自動對比分析不同任職干部的相關(guān)情況，為干部人事任免、職務(wù)晉升提供依據(jù)。

四、結(jié)論

總而言之，醫(yī)院干部檔案管理要遵循檔案資料真實性、動態(tài)性和保密性的特點開展管理工作，加強干部檔案資料收集與節(jié)約管理，強化干部檔案資料質(zhì)量控制，并投入充足資源加快推進干部檔案數(shù)字化建設(shè)，提高干部檔案工作效率，實現(xiàn)檔案資料在醫(yī)院內(nèi)部共享，進而不斷挖掘干部檔案的利用價值，為醫(yī)院優(yōu)化配置干部人事資源提供依據(jù)。

參考文獻

[1]馬晨璠.醫(yī)院干部人事檔案管理工作的若干思考[J].蘭臺世界，2020（S02）：73-74.

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[3]淺談醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018（12）：92-93.