淺談檔案數字化建設的重要作用和意義

關松

摘要：隨著我國進入中國特色社會主義新時代，計算機技術和現代通信技術得到了快速發展和廣泛應用，檔案數字化的發展也成為了一種必然趨勢，其所展現出的愈發明顯的市場性和影響力也不容人們所忽視。我們要充分認識檔案管理數字化建設的重要意義，還要在此基礎上將其付諸實踐，更好地發揮其作用使它能夠實現功能利用的最大化。

關鍵詞：檔案管理、數字化建設

中圖分類號：A 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-47-413

隨著大數據時代的來臨，檔案數量的逐年遞增，在數以萬計的傳統檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與新技術更替日新月異的今天，檔案數字化的建設也亟待需要得到推廣。傳統檔案包含有紙質、聲像、實物等各種介質的檔案，而數字化檔案則通過利用新技術：例如計算機、掃描技術和多媒體等技術手段，把最初的那些檔案資源轉化為計算機網絡中可以存儲的、數字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網絡上進行，最終可儲備形成一個系統的檔案信息庫，以便能為人們及時提供信息，實現資源共享。

一、為何需要進行檔案數字化建設

檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。傳統的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時還易于損壞。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區域、全國甚至全世界所利用。處在網絡信息化社會的檔案事業，也將朝著多元化、先進化、開放化、數字化的方向發展，檔案數字化建設乃是大勢所趨。

二、檔案數字化建設的作用

（一）更好的保存歷史資料。歷史越悠久的檔案價值越高，但鑒于以前的保存手段和保管技術有限，一些歷史檔案可能會出現了不同程度的破壞，這是極為可惜的。現在有了數字化存儲手段就避免了類似情況的發生，我們可以通過掃描、攝影等技術對其提供更好的保護。傳統紙質材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損，借助信息數字化在社會各領域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，但數字化管理，如利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理，制作數字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長。

（二）提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案作為一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理工作的最終目的就是為了更好的利用檔案，數字化檔案后我們可以足不出戶，在電腦前就可以完成檔案的查找和借閱，省時省力，并且再也不會受到時間的限制，隨時都可以上網查詢需要的檔案資料。網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

（三）為檔案的編研工作提供了數據支持。檔案人員可利用已數字化的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，進一步開發檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。采用計算機編目檢索技術、計算機尖端技術等現代化手段來提高檔案利用效率及減輕檔案管理人員的勞動。也只有檔案工作現代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會利用之間矛盾，更好地使其轉化為生產力以服務于社會發展。檔案信息資源開發、利用必須借助于計算機及網絡來全面提高檔案編研的現代化水平。如何更好的利用計算機技術在檔案工作中充分發揮它應有的作用和價值是以后檔案數字化中的重要課題。

三、檔案數字化的重要意義

（一）提高了經濟效益。數字化管理檔案通過新形式，將傳統的主要以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節省了占地空間，查閱起來也節約了大量時間，從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

（二）提高辦公效率。檔案數字化能夠提供詳細、即時的數據信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調用中心。

（三）提供全面的服務工作。檔案數字化通過互聯網、局域網、政務網進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業務部門的服務水平，為檔案面向社會服務大眾及其自身內部管理提供了更為全面的服務工作。

（四）實現更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕對是社會歷史發展進程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現在所利用，更能夠使我們更好地規劃未來。數字檔案的建設，涉及不同的領域和行業，傳承著人類文明，為社會主義政治經濟建設服務，有力地推動了我國各項事業的建設發展。

總的來說，檔案數字化既是檔案的革新也是檔案工作將來面臨的巨大挑戰，除了檔案內容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，而數字化檔案還沒有經歷百年以上的考驗。因此，只有更好的將實體檔案和數字化檔案相結合才能更好的為檔案工作服務。