新時代學校基建檔案管理存在的問題及對策

周文彬

摘 要：基建檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校進行整體規劃和建設管理的重要依據。本文針對學校基建檔案管理工作存在的問題進行分析，研究探討改變現狀、解決問題的具體做法，提出加強學校基建檔案科學化管理的建議，供參考。

關鍵詞：基建檔案;學校;管理

隨著我國教育事業的快速發展，為了滿足社會對教育資源的客觀需求，學校不斷擴大辦學規模，新建、擴建校舍，改善辦學條件，基建項目逐年增加，基建檔案也越來越多。特別是近幾年學校普遍實施校舍加固工程，經常查閱、利用基建檔案，從中發現了基建檔案管理中存在的一些問題。如何科學地管理好基建檔案，使之更好地服務于學校的改革和發展，成為學校基建檔案管理中亟待解決的一個問題。

1 基建檔案的重要作用

基建檔案是對工程項目全過程的一種記錄，能夠很好地反映工程的進度以及工程施工等的真實面貌。因此，基建檔案最為顯著的特點在于完整性、準確性，并且具有一定的系統性。該種檔案是從工程項目的醞釀、決策以及投建等過程所形成的，其中涉及到工程項目的立項、審批、設計、施工及后期竣工驗收等方面的內容，能為工程的驗收管理以及后續的維修養護工作提供依據。為了更好地保證工程項目的質量及后續使用的安全性，在項目建設時，要將相關的圖文資料進行整理和保存，做好相應的歸檔工作。基建檔案記載了房產、地產等產權的形成過程，是學校界定產權關系的法律依據，可以有效避免和解決產權糾紛。如上級的工程立項批文、開工報告及政府相關部門的各種批文等，真實記錄了當時的情況，對以后的房產證辦理、工程糾紛、事故處理等，都能起到重要的依據和憑證作用。同時在校舍加固、地下管網維修時，通過查閱基建檔案中的設計、施工圖紙，可以迅速準確地了解其結構、確定其位置，避免出現“刨了埋、埋了再刨”的重復施工現象，不僅節約人力、物力、財力，避免浪費，而且也提高了學校的管理運營效率。因此，基建檔案在學校發展過程中發揮著無可替代的重要作用。

實踐中，基建工程相關的建設用地審批文件、工程招投標文件以及預算等文件，對于施工項目的合法性、施工成本的控制以及相關設備的安裝使用等都起到一定的積極作用。這種檔案能夠很好地記錄工程施工的情況，為施工環節的有效控制以及應急措施的應用提供有力依據，而這也為工程維修等工作的開展奠定了有利的基礎[1 ]。

2 當前學校基建檔案管理中存在的問題

2.1 重視程度不夠，歸檔意識薄弱

大部分學校對文書、教學、會計、人事等檔案的歸檔管理比較重視，而對基建檔案的重視程度不夠，項目負責人普遍存在“重工程建設，輕檔案管理”的思想，重視工程進度，忽視檔案管理的跟進。一般只注重工程施工和相關材料在施工過程中的使用，忽略對工程檔案材料的收集、整理、歸檔。有的工程建設項目檔案管理部門形同虛設，所聘用檔案管理人員對檔案業務不熟悉，只負責接收檔案，沒有能力對內容進行審核。工作不到位，與項目負責人和檔案管理人員檔案意識不到位密切相關。由于基建檔案的主要作用是為以后的維修、改建等提供服務，其效益的潛在性、延后性使很多人對基建檔案的收集管理缺乏足夠的重視，歸檔意識薄弱[2 ]。

2.2 形成時間長、內容多，收集歸檔難度大

基建檔案具有專業性、成套性、龐大性、復雜性等特點，其形成過程周期長、內容多、涉及部門和人員廣，稍有疏忽，就可能遺漏，收集難度較大。施工過程中檔案材料使用頻繁，經常多部門、多人次交叉、反復使用，加之一般工程工期較長，很多施工人員“只管用，不管收”，極易造成檔案材料的破損、缺失，導致基建檔案材料無法收集齊全，加大了收集歸檔的難度。此外，基建檔案的相對物除了能看到的地上建筑物以外，還包括隱藏在地下和墻體內的工程，加大了保證檔案材料完整性、系統性的難度。

2.3 專業知識不足，建檔質量不高

基建檔案的專業性要求檔案管理人員既要了解檔案專業知識，又要熟悉基本建設的相關知識。一些學校檔案管理人員缺乏基建專業知識，又不能及時跟蹤收集工程建設項目檔案資料，對施工過程中許多設計與數據的變更不了解，工程竣工后，面對龐大而又復雜的基建檔案資料，如一團亂麻，理不清頭緒，難以確定哪些材料反映工程竣工時的實際情況，對檔案數據、內容缺乏準確判斷，妨礙了對檔案資料進行科學、合理的分類、整理，導致建檔質量不高，嚴重影響日后查閱利用。

2.4 缺乏創新意識，管理手段滯后

一些檔案管理人員缺乏主動服務與創新意識，在管理觀念、管理方法、管理手段上嚴重滯后，缺乏從源頭上管好基建項目檔案的意識，導致檔案工作與基建項目建設不同步，未形成環環相扣、層層負責的管理機制，使基建檔案管理工作陷于被動局面。組卷由于職責不清、缺乏協作，只能保證在案卷外觀質量上達標，不能保證檔案內容合規。對基建檔案往往存在“為保管而保管”的思想，重保管輕利用。即使有時需要查閱，也是沿用“你查我找”的傳統做法，費時費力，嚴重影響利用效率，致使人們對基建檔案利用“望而生畏”，眾多寶貴的基建檔案被“束之高閣”，無法發揮其應有的作用。

3 搞好學校基建檔案管理的對策

3.1 提高認識，重視基建檔案工作

學校及其檔案管理部門應充分認識基建檔案對學校工作的重要意義，不僅要重視文書、教學等檔案管理，也要重視基建檔案管理工作。建立健全檔案管理制度，將基建項目檔案管理納入整個工程建設管理中去，保證工程進度與檔案管理工作同步進行。施工過程中應提高施工人員的檔案意識，要求和引導他們在保障施工使用的同時，注意保管好相關檔案資料，做到“小心使用，及時交回”，以保證檔案資料的完整、系統，以便分階段或者工程竣工后整理歸檔。檔案管理人員應遵循高標準管理要求，全面落實相關領導審批管理制度，做好登記確認與責任人簽字，及時做好基建檔案完整度檢查與歸檔管理監督。

3.2 系統管理，搭建基建檔案管理網絡體系

為保證基建檔案資料收集齊全、完整，在工程建設過程中，應了解基建工程建設工作的具體操作程序、工作流程以及各個階段的工作安排，掌握每一階段所形成的檔案資料情況，對每種資料的內容、數量做到心中有數，并及時進行跟蹤收集和管理。應協調工程設計、施工、監理和管理各部門有關人員，明確職責，落實到人。如文件、計劃、報告、總結合同、協議、審批手續等由文書負責收集;預決算由預算及其管理人員來收集;施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄、隱蔽工程記錄等由施工人員來收集;項目決算、固定資產投資等由會計、審計人員收集;由檔案部門安排人員負責匯總審核，避免檔案資料的缺失和遺漏，從根本上解決歸檔難問題[3 ]。

3.3 加強學習，配備專業化檔案管理硬件設施

檔案管理人員應加強學習，定期參加有關培訓，了解工程建設方面的專業知識和檔案工作法律法規、行業標準和有關業務要求，及時指導監督基建工程的立卷歸檔，不斷豐富自己，提高自身的檔案管理能力和水平，提升檔案規范化管理水平。從工程立項、招投標到竣工結算，要做到心中有數，保證收集材料數據、內容的準確性和齊全完整，把握其內在聯系，并進行正確的分類、整理、裝訂，切實提高建檔質量。基建檔案的文件、材料、圖紙等需成套保存，一個工程項目一套。與文書檔案不同，它不能按年度、保管期限分開保存，要保障整套檔案的內在聯系性、完整性，按照屬性、項目等特點進行分類編號，以便于日后的查閱利用。學校基建檔案管理應適應時代發展，按照“增量電子化”的要求，加大信息化管理的力度，逐步采用先進的計算機設備和應用軟件進行檔案信息的存儲、管理和利用，并結合網絡與多媒體技術，實現基建檔案收集、歸檔和利用的現代化[4 ]。應加大配備專業化檔案管理硬件的力度，確保工作需要。

3.4 轉變觀念，服務學校長期發展

基建檔案不僅是學校建設的真實寫照，還能夠具體、直觀、清晰地再現整個建設過程，更能為建設項目以后的管理和維護提供翔實、準確的基礎資料。學校基建部門是學校基本建設項目的直接管理單位，肩負著全校房屋建設和修繕維護的重任。基建檔案管理人員不僅是檔案材料的保管員，也是檔案的形成者、管理者，具體工作的執行者。因此，在實際工作中應不斷更新觀念，樹立“主動服務”意識，充分挖掘檔案信息資源，抓好基建檔案的追蹤、業務指導，使檔案達到完整、準確、優質，充分發揮基建檔案的作用，更好地為學校的改革和發展服務。

參考文獻：

[1]張春霞.基建項目檔案歸檔難度與對策[J].辦公室業務，2018（1）：140.

[2]馮明花.檔案管理過程中主要問題及應對策略[J].卷宗，2019，9（19）：63.

[3]宋麗英.淺談基建工程檔案的歸檔工作初探[J].城市建設理論研究，2017（3）：95.

[4]趙紅云.關于學校檔案安全風險防控的思考[J].山東檔案，2020（3）：54.

（作者單位：山東省臨邑縣檔案館）