疫情檔案收集管理工作若干問題芻議

于艷飛

摘 要：2020年新冠肺炎疫情席卷全國，一場沒有硝煙的戰(zhàn)斗拉開了序幕。為打贏這場特殊的戰(zhàn)役，社會各界人士都在各自不同的崗位上貢獻著自己的力量，書寫著輝煌的篇章。為總結新冠肺炎疫情防控經驗和措施，留下真實記錄，留存珍貴記憶，疫情檔案資料的收集、整理、歸檔以及管理工作在這個特殊的歷史時期存在著特定的歷史意義。

關鍵詞：疫情檔案;收集;整理;歸檔;管理

疫情防控檔案作為珍貴的防疫資料，對疫情防控與研究具有非常重要的參考借鑒價值與意義。為確保疫情檔案資料全面、長久地服務于今后的全民健康事業(yè)，做好疫情防控檔案資料的收集、整理、歸檔、管理利用等項工作十分重要。

1 應認清收集疫情防控檔案資料的意義

國家檔案局在《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）中提出：“疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值，各級檔案部門要充分利用現代通訊技術，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案全面收集。”可見，做好疫情防控檔案收集，具有重要意義。

1.1 對全民健康事業(yè)有推動作用

作為新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，新冠肺炎疫情對我國公共衛(wèi)生系統(tǒng)產生了重大影響。疫情防控檔案是疫情防控活動的真實歷史記錄，全面客觀地記錄了疫情爆發(fā)、發(fā)展過程及防控的事實經過。對今后預防、處置突發(fā)疫情，既能快速為政府決策部署防控工作提供科學依據，也能有效地促進從根源切斷疫情帶來的不良后果，對全民健康事業(yè)發(fā)展完善具有積極推動作用。

1.2 對增強全民愛國主義情懷具有感召和教育作用

愛國主義教育始終是指導新時代中國青少年成長、成才，建設社會主義事業(yè)的一項重要工作。我們必須把愛國主義教育作為永恒主題，有目的、有方向地引領有志青年涵養(yǎng)愛國情感，將實現中華民族偉大復興的理想更好地傳承弘揚下去。檔案館作為愛國主義教育基地，具有資政育人的社會教育功能作用，而防疫檔案所蘊含的“敬畏生命、救死扶傷、甘于奉獻”等崇高人文精神，恰好可以通過檔案展覽、宣傳、交流學習等方式和途徑，對青少年進行積極的教育，對青少年及全體國民的成長有著深刻的影響。

1.3 對助力公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有保障和推動作用

因為疫情檔案都是事實資料，是衛(wèi)生行業(yè)專家全面準確分析病源的第一手真實材料，它既能較好地為制定衛(wèi)生政策和方法措施提供有力參考，促進公共衛(wèi)生體系不斷完善，也能成為廣大群眾提高公共安全衛(wèi)生及科學防范意識的教材，推動病毒防范認知和深入學習的素材，進而在全社會產生以史為鑒、警鐘長鳴的深刻影響。

2 努力做好疫情防控檔案收集工作

根據《通知》，對充分反映本區(qū)域疫情防控工作的、有歷史價值或特殊意義的檔案資料應進行收集和征集，對當前和今后科學決策及正確應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件有著重要的參考利用價值。

2.1 明確疫情檔案的收集范圍

疫情防控檔案收集范圍，包括域內機關、企事業(yè)單位和有關領導、上級主管部門負責同志對本區(qū)域內疫情防控工作的重要批示、指示，以及視察、檢查疫情防控工作產生的文件材料（含現場講話、照片、音視頻等）;各單位成立疫情防控工作領導機構、建立協(xié)調機制相關文件材料等;各單位在疫情防控工作中制定的相關文件、通知、要求等;各單位關于疫情防控的工作方案、分析報告、統(tǒng)計報表、通報材料、各類簡報專報、大事記等;各單位疫情防控工作相關物資保障、生產和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料等;各單位疫情防控應急通信保障工作、網絡信息安全監(jiān)測等服務工作形成的文件材料，凡是屬于收集和歸檔范圍的文件材料，都應在規(guī)定的時間內按要求送到檔案部門進行統(tǒng)一歸檔管理。

2.2 做好疫情防控檔案的征集

疫情防控檔案征集是指散存在社會上，記錄和反映疫情防控過程的視頻及在疫情方面做過貢獻的工作掠影等資料，檔案館將采取無償征集方式進行征集。如：奮戰(zhàn)在疫情防控一線的工作人員工作影像及榮譽資料;基層卡點工作人員不辭辛苦的工作事跡;伸出援助之手的愛心企業(yè)和愛心人士感人事跡;參與新冠肺炎疫情防控工作人員請戰(zhàn)書、申請書、誓詞等;在新冠肺炎疫情防控工作中涌現出的優(yōu)秀黨員、先進人物、好人好事等先進事跡材料等。也可以在微信平臺公眾號上搜集有價值有影響的影像材料。這些資料的征集可以讓抗疫檔案內容更加豐富，并且還能全面展現全民抗疫的精神風貌。

3 做好疫情防控檔案的整理

由于疫情防控檔案的特殊性，除按正常程序對不同類別的紙質、照片、影像檔案，用常規(guī)方法進行整理外，還應按照單位的使用頻次和特殊部門的使用特殊性，對重點檔案進行專區(qū)管理。

3.1 紙質檔案的整理方法

一般選擇適合本單位的檔案分類體系和案卷排列順序，保持相對穩(wěn)定地歸檔。按文件材料的重要程度和時間先后順序排列，然后進行裝訂、排號、編目、裝盒。對于疫情檔案除按上述常規(guī)流程整理外，還應給與特殊標記，珍貴的還應給與特殊的專柜排列。

3.2 照片檔案的整理方法

照片檔案的整理一般以人物、事物分類。從眾多的照片中挑選比較有典型性的，能反映問題的人物活動和事物發(fā)展規(guī)律的，按照發(fā)生的時間先后順序命名、排號，分類裝盒。對在疫情期間特殊場面的珍貴照片，還應選取做檔案文獻匯編使用，更好地發(fā)揮資政育人作用。

3.3 影像檔案的整理方法

影像檔案可根據事件發(fā)生的時間先后順序和活動重要程度分類存儲，同時可以制作成紀錄片和微視頻在展館循環(huán)播放，對來館參觀人員進行抗疫精神愛國主義教育和正確世界觀的引領。

4 確保疫情防控檔案的歸檔

由于疫情防控檔案的特殊性，立檔單位應將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料。同時也要按疫情防控檔案的特殊歸檔要求獨立整理，以便于遇到突發(fā)疫情全面隨時地調閱參考，及時應對。

5 加強疫情防控檔案的管理與利用

5.1 檔案進館要求

應將抗擊疫情構成的檔案盡量設置為較長的保管期限，這樣還能較長時間為衛(wèi)生公共事業(yè)處置工作的發(fā)展提供對比數據。

5.2 完善重大疫情檔案保管使用制度

因為疫情的傳播特點，有些工作不能面對面處理，跨地區(qū)、跨部門調用檔案成為抗擊重大疫情期間檔案利用工作的顯著特點。為滿足這一需求，實現檔案信息資源共享，應建立檔案數據中心或者檔案專題數據庫以及完善的保管使用制度，并積極加以推進。

5.3 推行利用新技術

突如其來的疫情，讓我們使用現代化手段不充分的檔案部門，功能和服務略顯滯后。在這種情況下，檔案的功能性、時效性、服務性都要求我們盡快進入網絡信息時代。數字化平臺的發(fā)展對于大力推動新技術應用無疑是最有利的先決條件。電子文件在線管理可以使歸檔工作遠程完成，也不會由于人員活動受限和沒法面對面交接而不能及時歸檔，對外提供使用時也不會受到時空影響。健全和完善突發(fā)事件檔案管理體系，及在此次抗擊疫情中形成的檔案工作思路和方法，在其他突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置中也可以借鑒運用，促進檔案治理體系和治理能力建設。

5.4 加大對人員專業(yè)素質的培訓

強化服務意識，建設一支“政治上過硬、業(yè)務上過硬，作風上過硬”的高素質隊伍，是對檔案服務功能最好的詮釋。根據檔案信息化管理的需要，有較高綜合業(yè)務素養(yǎng)人員的培養(yǎng)尤其是信息素養(yǎng)人才的培養(yǎng)，更能大大提高工作效率。因此，應強化管理制度，有目的有質量地開展培訓工作，提高檔案管理人員工作能力和水平。

檔案部門工作人員雖然沒有奮戰(zhàn)在疫情防控的前沿陣地上，但應時刻牢記并履行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的歷史使命，把收集和管理疫情防控檔案作為當前最重要的政治任務，努力完成，為疫情防控做出更大的貢獻。

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（作者單位：吉林省洮南市檔案館）