大數據下醫院檔案管理工作的創新與發展

李娟

摘 要：隨著醫療衛生事業的發展和醫療體制改革日益深化，醫院檔案的數量、載體形式和種類越來越多，在醫院各項管理工作和醫療服務的開展中發揮著重要作用，做好檔案管理工作對醫院運營的重要意義不言而喻。在互聯網大數據時代，醫療電子檔案的使用范圍不斷擴大，在開展檔案管理工作時，管理人員要樹立新型管理理念，積極應用大數據技術，對現有管理模式進行創新，為促進醫院現代化管理和發展打好基礎。本文基于大數據特征和對醫院檔案管理工作的意義分析，結合醫院檔案管理工作的現狀問題逐步探討了如何應用大數據理念做好醫院檔案管理的措施，希望能為相關工作提供借鑒。

關鍵詞：大數據背景;醫院檔案管理;工作創新

醫院在歷史發展過程中所產生的原始資料多需要歸檔保存，因此檔案具有權威性，對醫院的運營和發展有重要影響。傳統檔案管理工作在類目統計、歸納保存等方面付出了大量的精力和時間，但隨著醫療體制的改革，需要歸檔的資料越來越多，容易出現資料分析不足、安全隱患等諸多問題，難以發揮檔案的決策依據作用。大數據背景下醫院檔案管理工作需進一步提高信息技術的應用效果，促進管理工作朝規范化、有序化發展。以下將對大數據背景下醫院檔案管理工作的實際情況和問題進行分析，并提出相關的解決方法和創新理念。

一、大數據的“4V特征”和對醫院檔案管理工作的重要性

1.大數據“4V”特征

大數據（big data）是繼物聯網、云計算取得重大技術進展后一項新的顛覆性技術，屬于一種需要新的處理模式才能賦予強大洞察力、流程優化能力和決策力的信息資產。大數據的四個典型特征包括：（1）體量（Volume）。大數據體量規模龐大，從TB級別可上升到EB級別，遠遠大于個人計算機硬盤的量級;（2）多樣化（Variety）。從數據形式來看，文本形式屬于結構化數據，而圖片、視頻、音頻等非結構化數據所涉及的范圍更廣，對醫院數據處理方法提出了更高要求;（3）高價值（Value）。利用強大的機器算法迅速發揮海量數據的實用性，以低成本創造高價值是目前大數據時代需要解決的問題;（4）高速度（Velocity）。與傳統數據相比，大數據獲得速度更快，在一秒鐘的時間內即可產生海量數據，對數據的處理速度和效率成為影響各行業生存的關鍵能力。

2.大數據對醫院檔案管理工作的重要性

檔案管理工作屬于對檔案進行收集整理、分類保存、統計檢索、匯編加工、創新利用等一系列流程的聚合，隨著大數據的廣泛應用，其“4V”特征能平衡檔案管理中“個體與整體”“局部和全部”“開放與安全”之間的關系，讓各項管理流程得到整合優化，縮短收集到開發再利用檔案資源的空間和時間，從而提高管理效率和使用滿意度。合理利用大數據技術對提高醫院檔案管理水平有重要意義，一是結合信息技術對檔案數據進行處理可減輕工作人員壓力，提高檔案質量;二是能促進醫院檔案的管理和利用，加快管理模式的改革創新，推動醫院信息化發展;三是借助大數據優勢可逐步完成互聯網信息化建設，在日常運營中患者能通過移動終端迅速查詢自身的醫院檔案，有利于患者精準求醫，醫生精準診療。

二、醫院檔案管理工作現狀和問題

1.檔案數字化建設滯后

從檔案類型來看，以手術記錄、醫囑、病程記錄、會診記錄、病例報告、檢查報告、影像學資料、圖文音像資料、護理文書、財務報表為主，以往檔案管理工作準則要求病例報告保存30年，門診病歷則保存15年。隨著時間推移，檔案儲存數量越來越多，但醫院對檔案的數字化和信息化建設資金投入力度不足，導致很多醫院并不具備完善的檔案信息采集和處理分析自動化系統，對檔案管理效率造成嚴重影響。

2.數據收集存儲存在難度

數據信息的收集和錄入工作需要人力和資金支持，在統計識別多樣性海量數據時還需提高準確性。在檔案管理工作中應用大數據技術時需采取多樣性統計和處理方式，從而獲得更多的有價值信息，但海量信息存儲和解析會占用服務器大量的數據管理空間，增加服務器負擔和管理難度。

3.檔案管理的安全隱患

隨著信息技術的發展，醫院對傳統醫療體系的人事檔案、科研檔案、業務檔案進行了電子化處理，提高了檔案管理質量，但大部分醫院并未制定完善的電子檔案安全管理措施，缺乏必要的防護手段，容易出現電子檔案泄密、丟失和惡意篡改問題。檔案為醫院日常運營和管理工作的開展提供了權威依據，具有保密性，一旦檔案泄露將會給患者和醫院帶來嚴重損失。

4.重視管理，忽視開發利用

大部分檔案管理者在采集、歸類、保存檔案信息后往往將其擱置一邊，普遍存在重視管理忽視開發利用的問題，導致很多實用性高的優質資源長期被人為忽視，無法發揮信息的價值性作用。醫院檔案是醫院運營管理的重要信息資產，對醫療、科研、管理制度和培訓教育等工作均有重要影響，若檔案管理人員缺乏主動服務意識容易導致檔案管理工作趨于表面形式，失去了檔案資源的重要價值和作用。

三、大數據背景對醫院檔案管理的要求和面臨的挑戰

首先，大數據對檔案分類的科學性提出了更為細致的要求。隨著檔案體量的擴張，粗放式分類方法已經不適應目前的發展形勢，要提高檔案管理的實效性，需科學應用數據多樣化思維對分類管理進行指導，從不同檔案資料的側重點入手對其類別進行明確和細化;其次，大數據對檔案管理的全面性有更高要求。醫院檔案包含醫療業務領域和管理服務領域，信息量大，面對龐大的檔案數據，需借鑒大數據整體思維模式對檔案的“局部”與“全局”關系進行處理，并重視收集整理到開發利用全過程中各環節的相關性，提高檔案管理的整體效能;最后，大數據對檔案管理的針對性有明確要求。不同類型的檔案均具備不同特點，如醫技檔案對安全性和保密性有更高的要求。此外，醫院涉及的特殊崗位較多，職稱評定、人力資源、職位設定等檔案管理與一般企事業單位有較大的差異性，大數據思維中“個體”與“整體”的管理模式要求醫院檔案管理需根據不同內容采取不同管理措施，既要提高檔案管理的整體效果，又要兼顧到檔案涉及主體的個性化需求。

大數據屬于信息時代發展的必然趨勢，既屬于一種技術又屬于一類理念，對醫院檔案管理提出新的挑戰。一是對檔案管理重視程度的挑戰。各大醫院在管理工作中對醫院業務的發展和新技術的應用越來越重視，但對檔案信息資源的開發管理和靈活運用缺乏充分重視，導致檔案資源難以發揮信息價值。對檔案科學管理的重要性缺乏認識，導致檔案信息難以為其他科室的工作開展提供必要支持，降低其社會效益，要提高檔案管理質量，轉變傳統管理理念是首先要解決的問題;二是對信息資源收集的挑戰。新時期的醫院檔案信息資源多源于人事檔案和醫療業務檔案兩方面，人事檔案又可分為在職人員檔案、退休人員檔案和離職人員但未提取的檔案等。醫療業務檔案則分為技術、設備、醫療檔案三類。綜合性醫院專業和科室較多，且有些重點科室還處于不斷發展和建設過程中，增加了檔案管理人員的工作難度和工作量。在大數據背景下需逐步落實數字化管理，充分利用云平臺存儲信息數據，利用信息化管理程序進行計算、分析、管理，能提高檔案管理的規律化和程序化;三是對管理制度和管理思維的挑戰。檔案管理部門通常屬于院辦，但醫院各業務科室中的檔案大部分為科室自行管理，這就導致檔案管理工作存在分散性，影響到各種檔案的綜合分析結果。醫院檔案管理需遵循“統一領導、分級管理”的原則，大數據背景下進行集中管理能充分利用大數據優勢實現資源效能的疊加效應，但管理制度不規范會制約這種效應的實現。此外，醫院長期以來的管理思維為“供給導向”，即檔案管理部門提供檔案服務時往往只從自身業務角度考慮，而檔案利用者則會出現“提供的檔案服務不需要，而需要的服務不提供”等問題。隨著大數據在醫療領域的應用范圍不斷擴大，科室醫務人員、社會公眾對檔案信息的需求呈現出多元化 、個性化特征，檔案管理部門需從“供給導向”轉變為“需求導向”思維，充分挖掘并利用有價值的信息資源滿足檔案管理工作的實際所需。

四、大數據背景下醫院檔案管理的創新途徑

1.落實信息化平臺建設

（1）醫院檔案管理人員需對已建立的資源庫進行實時更新，注重檔案平臺的監督和排查，及時更正錯誤，定期清理資源庫的冗余數據，開發更多的高效管理模式;（2）技術人員需重視檔案管理系統操作性能的智能化，提高檔案平臺應用的便捷性，將傳統的人力勞動模式轉變為以信息基礎為支撐的智能化模式，通過大數據檢索、分類等技術提高調取檔案資料的效率，并通過信息平臺促進資源共享，為患者、醫護人員的檔案轉入遷出提供便利服務。

2.健全規章制度，轉變管理思維

（1）在原有檔案管理制度的基礎上結合信息化、大數據具體要求健全各項管理規章，提高針對性、科學性和可行性，讓實際管理工作“有規可守、有章可循、有法可依”，如在《檔案借閱管理規定》中除了明確借閱的權限和具體流程外，還可增加線上借閱的審批事宜，在檔案被借閱、歸還時對網絡平臺上的借閱狀態標識進行及時更新。同時明確管理人員職責，建立監督考核制度，重視電子設備的更新與定期維護，加強內部和外部監督力度，提高檔案管理信息化工作的運轉效率;（2）在管理思維方面，需領會“需求導向”的管理內涵，利用OA平臺綜合管理系統、云計算等技術對繁雜的檔案數據進行科學梳理，通過智能分析和篩選功能對檔案進行立卷分類，做好每份檔案類別和目錄信息的標識，以便于數據庫準確識別，避免查詢資料時出現重復，提高檔案利用效率;（3）落實精細化管理措施，多維度、多層次分析和挖掘數據資源，提高檔案信息收集和歸檔工作深度，開發網絡平臺檔案信息研發、監管和互聯網終端構建技術，對檔案數據進行內容挖掘和二次利用，實現數據資源的整合。管理人員需定期深入一線科室開展調研，了解檔案利用者的業務范圍和真實需求，最大限度發揮檔案資源的決策和參考作用。

3.加強檔案安全管理

在現有檔案管理安全制度基礎上引進網絡信息技術強化數據安全管理，制定數字化檔案安全規章制度，檔案管理部門需做好物防建設，保證檔案室物理防護安全。此外，積極應用用戶權限控制、鎖定控制、在線監測、登錄訪問控制、信息加密、網絡節點和端口安全控制技術，保證數據信息的網絡防護安全。

4.引入大數據管理思維對檔案進行編研

在醫院內部建立大數據綜合檔案室，將不同載體、不同類型的檔案均納入管理范圍當中，對大數據綜合檔案管理進行整合。（1）對歸檔工作進行完善，醫院日常運營中產生的電子文件和數據需統一歸檔并成為檔案數據中的重要構成，用于檔案信息化資源建設;（2）改進信息收集系統，大數據背景下檔案信息的多元化、智能化、高效化尤為重要，檔案管理人員需深入一線，明確醫療流程中各關鍵工作環節的連接和邏輯關系，在收集時加入有價值的信息，把握檔案信息的核心數據點和流向;（3）對關鍵工作節點進行監測控制，以便于全方面收集篩選有效信息，可積極利用醫院網頁和電子郵件，重視與社會大眾的互動和溝通，收集真實信息數據，將其作為具備憑證價值和研究參考價值的有效信息數據納入檔案當中;（4）拓展檔案編研成果形式。在傳統紙質載體的基礎上重視移動端、PC端的編研開發，發掘數字期刊、電子圖書、手機出版物中有價值的信息資料;（5）科學應用數據發掘技術。利用云計算對醫院內部數據信息需求進行分析和有效預測，有針對性地采集、存儲、分析用戶需求，通過應用預測、聚類分析、關聯規則分析等方法明確檔案和用戶之間的關系，了解檔案用戶的偏好和滿意度，并根據醫院檔案用戶歷史行為特征構建實用性高、用戶感興趣的檔案類型，提供一站式、一體化、個性化的檔案服務。

5.明確醫院檔案管理的發展方向

（1）數字化發展。檔案管理人員需積極應用數字化技術充實檔案內容，如使用數字微技術將紙質文件中的有效信息轉變為電子文檔，或使用AI識別技術對文件信息進行高清化處理，將其轉變成PDF電子文件，并對其相關信息進行提取和存儲，滿足后續查閱需求;（2）虛擬化發展。今后檔案管理人員需從傳統紙質檔案管理模式發展為線上虛擬化辦公模式，在減少存儲壓力的同時節約資源;（3）智能化發展。信息技術的發展促進了檔案存儲形式的變化，在應用大數據技術進行檔案管理時需借助云服務器、云盤、硬盤等載體進行信息管理，或以視頻、音頻對信息進行備份存儲，在創新管理方法的同時提高檔案數量，豐富檔案類型。

五、結束語

大數據背景下醫院檔案管理工作需從信息數據的收集、存儲、挖掘、開發利用等技術入手，提高有效信息收集和應用服務的意識，重視信息化平臺建設和安全管理，在突出大數據優勢的同時對檔案管理方法進行創新，使其能滿足檔案用戶的個性化、多樣化要求，從而發揮檔案資源的巨大價值，提高醫院管理和醫療服務質量。

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（作者單位：襄陽市中醫醫院;襄陽市中醫藥研究所）