檔案信息化建設與工程檔案管理

何小琴

摘 要：隨著工程項目規模的不斷擴大，人們對工程建設的要求也越來越高。因此，做好檔案管理工作是非常重要的任務。檔案管理是工程建設過程中的重要工作，通過推進檔案信息化，進一步提高檔案管理水平，為工程項目提供高效、便捷的檔案服務，從而推進工程項目健康有序發展。在我國信息化建設過程中，強化工程檔案信息化管理，創新檔案管理的手段，以確保我國工程檔案信息管理的順利實施。

關鍵詞：檔案信息化;工程檔案管理;策略

在現代化科技時代的發展中，信息技術在各個領域得到有效應用。科學的信息技術不僅能夠改善管理水平，還能給檔案管理奠定良好的基礎。這給工程檔案管理提出了新的、更高的要求。因此，檔案管理者務必要高度重視檔案信息化建設，加強檔案工作的創新，實現工程信息資源的共享，從而促進檔案管理的現代化發展。

一、檔案信息化建設的內容

檔案信息化的核心是通過信息錄入，將舊的紙質檔案轉化為信息檔案。計算機技術應用于檔案管理，將紙質資源轉化為數據以便有效地存儲、分類和處理，使檔案管理能實現信息化。利用互聯網技術可以查閱和共享資源，形成系統的數據庫，促進資源使用和處理，提高數據管理效率。隨著信息化推廣的不斷深入改變了傳統的檔案管理方式。有些企業檔案管理正逐漸從紙質形式轉向信息化模式。在信息化應用于檔案管理過程中，人們對檔案信息化建設不夠重視。從廣義上講，檔案管理信息化是企業檔案與社會、文化等信息相結合的系統信息體，涵蓋的內容非常全面，能為企業的決策和預測提供相對有效的參考。狹義上說，檔案管理信息化是一種處理和管理檔案信息的技術手段，它能夠提高檔案管理質量和效率。檔案信息化管理將枯燥的檔案轉化為有用信息，使人們能夠認識到檔案信息的價值，檔案信息化建設目標是以現代先進的信息技術為基礎，將檔案與社會系統聯系起來，從而進行相對高效的分析與處理，促進檔案信息與各類信息的結合，拓展更豐富的信息內容。因此，廣義的檔案信息化和狹義的檔案信息化本質上是一體的，二者之間有著密不可分的關系。鑒于此，檔案信息化建設對工程檔案管理有著非常重要的作用。

二、檔案管理信息化建設中的問題

在科學技術快速發展背景下，檔案管理形式有了新的變化。檔案工作者的職責是以全面、系統的方式提供檔案資料，使相關文獻信息系統真實有效，從而為用戶提供更好的服務。第一，檔案信息管理軟件缺乏統一性。由于檔案部門的規范不標準，并且使用不同的計算機模型，所開發的軟件是不可互用的。由于缺乏互調，信息管理不能由計算機完成，信息編輯結果不能快速發布，限制了電子檔案信息的處理效率。第二，檔案管理基礎工作缺乏有效規范。受到歷史因素的影響，檔案收集業務基礎較差、質量低下。特別是各種文件、記錄的兼容性不強，系統軟件很難進行有效移植;同時它針對單個部門或系統執行服務，沒有完整的自動化儲存標準，從而影響了檔案管理工作的信息化發展。第三，檔案信息管理人員素質有待提高。檔案管理人員需有較高的專業能力才能適應檔案信息化建設。目前，許多檔案部門缺乏現代高科技人才，檔案工作者大多技術水平較低，即使引進了現代設備，仍不能充分發揮其功能作用，很難實現檔案的信息化發展。

三、工程檔案信息化管理的重要性

1.有利于提高工程檔案管理質量

目前，在工程檔案管理過程中，現代化建設的能力仍有不足。因此需要利用信息技術與檔案管理結合起來，并使用計算機技術、互聯網和大數據來完善工程檔案管理工作的效率和質量，使之更加規范化。檔案信息化建設比之前的檔案管理更加合理和方便，它能夠確保檔案資料的完整性以及項目信息的有效性，從而擴大了工程檔案管理的范圍。信息技術將廣泛應用于工程檔案管理，加強信息管理的綜合能力。檔案信息化處理不僅有利于保護工程信息和數據，還有助于擴大工程檔案管理的范圍。

2.有利于提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設能夠滿足社會發展的需要。檔案管理涉及的范圍很廣泛，內容和過程也很復雜。檔案信息管理系統的建設可以節省大量的人力、物力。傳統的數據采集、整理和信息服務需要手工處理，不僅工作量大，而且容易出現數據錯誤，所以構建完善的數據管理機制可以克服手工檔案管理的缺點。所有文檔數據都輸入到電子文檔管理系統中，可以通過軟件操作直接進行整理。檔案管理運用計算機操作，便于分類歸檔和開發利用，大大提高了資源的利用率和檔案管理的效率。

3.有利于促進工程檔案資源共享

目前，我國工程檔案信息化總體水平落后，對于檔案資源的共享方式也尚未成熟。工程項目建設需要具備規范化和統一化，也就是要滿足在不同部門之間對檔案信息共享的需求。但是，如今工程檔案的計算機化建設水平相對較低，沒有系統的管理方式和執行體系。所以，為了達到工程檔案信息化管理要求，在區域范圍內采用統一的管理軟件，促進檔案資源的共享，從而提升檔案管理的有效性。在當今的社會發展中，我國檔案管理正朝著信息化的方向前進，取代了之前的紙質文檔，解決了檔案信息檢索中的問題，實現了工程檔案管理的現代化。所以，改進工程檔案的信息管理，開發和利用檔案信息管理軟件，充分發揮工程檔案資源的作用價值，從而提高檔案信息化建設的效率。

4.有助于促進建筑工程行業的發展

工程檔案是關于我國建筑行業各種信息的集合。除了紙質材料，還有許多圖像和視聽材料。加強工程檔案中的信息管理，能夠有效儲存和處理檔案數據。檔案信息化能夠有效促進建筑行業的發展，為我國建筑行業的未來創造有利條件。檔案信息化建設有利于促進各類檔案信息的整理和存儲，為工程建設發展提供有效的資源，以確保工程建設健康長久的發展。

四、加強檔案管理信息化建設的策略

1.加強對檔案信息化建設的重視

工程檔案信息化管理能夠促進項目檔案管理可持續發展。建設工程單位高度重視工程檔案數字化管理任務，加大資金投入，建立組織部門，培養高素質、高質量的管理人員，引入先進的設備技術，探索適合建設工程發展的管理制度。工作者是檔案信息化建設的核心，管理者的專業性會影響檔案信息化建設的效果。進一步提高檔案工作者對信息化管理的重視，充分發揮檔案信息化管理的作用，從而提高員工的責任感和積極性。必須特別重視檔案信息化建設，并對這項工作進行有效地推廣和宣傳，以保障信息化建設與其他行業相融合，從而實現共同發展。

2.完善檔案信息管理體系

加強信息化管理能夠有效保障檔案信息工作的發展。建立完善的信息管理系統是檔案管理順利推進的保證。建立完整檔案信息管理服務系統應加強部門合作和服務聯系，嚴格按照檔案信息化的法律條例，建立新的電子管理系統，并加強內部的信息流動服務。首先，注意建立和改進檔案管理制度，以確保工作順利進行。在信息管理系統的建立、歸檔服務方面，應建立相應的信息化管理機制，并與其他信息管理法律法規相結合，確保檔案管理政策的全方位落實。其次，檔案管理機構需要加強各部門之間的合作，建立各部門之間的協調機制，積極響應電子檔案管理的新形勢。

3.加強檔案管理系統的技術及資金保障

信息技術的應用能夠促進檔案管理的順利運作，充分的資金對于確保先進設備的應用是必不可少的。因此，在檔案信息化建設中積極利用技術和資金，進一步保障檔案信息化建設。為了保證信息系統的正常運行，需要提高信息資源的可靠性和安全性。為了確保用于檔案管理的資金得到落實，有必要建立全面的資金管理制度，加強其嚴謹性，并將其納入預算。與此同時，檔案的信息化需要各種先進技術的支持。檔案服務應注重先進技術的應用，加快新技術的引進，確保軟件系統適應時代的發展。此外，要加強對專業技術信息人才的培訓和支持，促進和鼓勵他們開發新技術，在工作和實踐過程中提高技術水平。

4.提高檔案信息管理水平

檔案電子文件是目前檔案管理中主要的存儲形式。雖然檔案管理不能直接產生經濟效益，但它可以服務于社會，并產生潛在的經濟效益。目前檔案記錄的數量越來越多，要保證電子文件的安全性和完整性是單位檔案管理中最為重要事情。通過選擇科學的管理軟件，有效提高檔案的管理水平。運用綜合軟件形成文檔記錄并且發揮真正的作用，實現檔案信息化管理的科學化和規范化。此外，通過加強檔案工作者的綜合能力，可以提高項目檔案信息化的和諧發展。在這方面可以看出檔案信息化管理對工程建設來說是非常重要的因素。提高檔案信息管理水平可以保障工程項目的順利運行。

5.強化檔案信息化建設力度

首先，用計算機來編輯各種電子文檔。通常工程檔案主要包含文獻資料、技術數據和職員信息。在保障檔案管理的使用價值和效率基礎上，可以對檔案進行計算機管理，并根據一定的規則創建和維護工程公司的檔案。其次，提倡檔案管理制度標準化。只有規范初始信息的管理，才能保證信息的準確性和有效性。通過這種方式，數字化技術可以充分應用于信息規劃的轉型中，使信息管理發揮重要作用和價值。最后，建立完善的、堅實的檔案資源庫。創建資源庫的根本目的是保持開放性，保證信息資源不斷優化，提供便捷服務。開發人員將所有存檔信息轉換成信息模式，進行全面搜索和分區，上傳到企業創建資源庫，要求專人管理資源庫并進行信息更新，有效處理資源庫中存在的問題，保證資源庫的順利運行。

6.創新工程檔案管理手段

如今，隨著經濟社會的快速發展，工程項目建設有了更高的標準，為了滿足工程實施的要求，需要改進工程檔案管理方式。工程實施過程就是項目檔案的建立和形成，工程項目的所有階段都需要進行檔案整理。但是，通過不同部門管理會使檔案建立更加困難，所以，必須加強信息化管理來保障檔案工作的效率。檔案工作人員必須改變之前的管理理念，運用現代化的方式管理檔案信息。構建全面、科學的檔案信息培訓制度，加強考核標準，進一步提高檔案人員的綜合素養。信息數據的準確性是確保檔案管理順利實施的重要因素，所以需要嚴格控制數據質量，確保數據完整準確。使用資訊科技管理項目檔案，還應注重數據審計系統的建立以及數據錄入后的校對工作。

7.強化工程檔案服務創新

檔案工作者需要從戰略的角度出發，從科學發展的角度出發，把檔案工作推向科學發展的道路。加強服務意識，強調創新意義，檔案工作必須從傳統走向創新，提高發展意識、與時俱進。相關單位部門要把檔案管理工作與黨和國家發展大局聯系起來，把檔案事業發展與經濟社會全面協調發展結合起來，搶抓發展機遇，拓展發展空間，促進檔案工作快速發展。

8.提高檔案管理人員素質

隨著檔案技術的發展和檔案應用的多樣化，新設備正在逐步引進。雖然現代設備是有效的，但它們需要專門的工作人員實施運作。為了獲得可靠的專業知識，跟上時代的發展，就需要更新我們的認知系統。檔案工作者的知識體系與工作者的結構密切相關。因此，有必要建立集技術和專業知識于一體的現代化檔案管理隊伍。第一，檔案工作者不僅要掌握專業知識，還要增加理論知識的多樣性。在檔案管理中有效利用現代科學技術成果，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者不僅需要更好地理解和學習各種理論和管理知識，而且需要掌握相關計算機和數學知識等，以便為以后的信息和現代檔案管理奠定基礎。第二，為了獲得更全面的專業知識，檔案管理的重點是管理和配置優化。在此基礎上，重點學習檔案管理中涉及的各種知識，無論是檔案管理還是檔案著錄、復制和裝裱，都必須準確掌握和熟練操作。可以說，檔案管理人員必須具備較強的專業知識和能力。通過對檔案管理過程的研究，推進檔案管理技術不斷發展進步。檔案管理者應掌握現代管理技術，深化對檔案信息資源的分析，逐步提高檔案咨詢信息服務和開發利用服務水平。

五、工程檔案信息化管理的發展趨勢

如今，工程檔案的創建是很復雜的過程，通常是依據工程項目的實施情況用檔案形式的加以記錄。在工程項目所有的階段中，檔案的采集和分類是通過多個部門進行運作的，使得工程檔案的體系建設和實施更加困難，所以，需要加強檔案的信息化建設，以提升檔案管理的高效性。第一，要做好檔案的網絡化管理，就要選擇合理的檔案管理軟件，完善信息化管理系統的規則條例，摒棄不適合發展的傳統制度，消除地區與部門之間隔閡，進一步改善工程信息的轉換能力，并為社會服務奠定良好的基礎。第二，打造全面、科學、合理的檔案信息化人才培訓制度，定期安排工作人員參與培訓，同時還要增加考核標準，從而提高檔案工作者的專業能力和綜合水平。第三，檔案工作者應提高對信息技術和管理的重視。讓他們具備豐富的信息管理系統知識，調整好工作態度，積極加入單位的軟件開發工作，提供可靠的信息資源，以保證系統能夠正常運轉。第四，信息化管理系統的重要因素是數據的質量。所以，必須嚴格控制數據，以確保錄入信息的完整性和有效性。探究建立數據審核制度，數據錄入前審核數據，數據錄入后認真校對信息，環環相扣、把關落實。

六、結束語

總而言之，我國檔案信息化建設應該順應時代的發展趨勢，采用計算機技術促進工程檔案的發展。提高檔案信息化管理，加強先進科技的利用，促進檔案的有效管理和資源的綜合利用，使信息資源更加穩定。這對于促進企業發展和提高社會經濟效益，提高檔案信息檢索工作的效率，提高檔案資源的利用具有重要意義。與此同時，管理要與時俱進，技術要不斷創新，以適應社會的發展，從而取得更大的成效。

參考文獻：

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[2]傅曉瑋.試論檔案信息化建設與工程檔案管理[J].低碳世界，2017

[3]李 劍.淺談工程檔案的信息化建設與管理[M].北京：2013年5月建筑科技與管理學術交流會，2013

（作者單位：重慶市南川區林木良種場）