供給視角下海南醫學院檔案信息服務優化研究

摘 要：隨著網絡信息化技術的發展和檔案管理法律法規的不斷完善，利用者對檔案的查用需求越發強烈，同時也發現檔案信息服務有明顯不足。高校檔案館作為保管并提供檔案服務的專門機構，其檔案信息服務的優劣直接影響利用者的滿意度。本文以海南醫學院檔案館作為研究對象，分析其檔案信息服務供給不足，提出解決對策，供參考。

關鍵詞：海南醫學院;供給視角;服務;檔案信息;優化

近年來，隨著網絡信息技術的發展，高校檔案管理模式正在由檔案實體保管和利用為重點，向實體檔案存儲和數字化檔案存儲并存過渡，文檔一體化管理目標即將實現。同時，高校檔案館對檔案信息服務供給進行的研究也在深入，取得了一些進展。海南自由貿易港建設，使海南醫學院面臨難得的歷史機遇，學院檔案館檔案信息服務也面臨很多機遇和挑戰。本文以學院檔案信息服務的供給現狀為抓手，研究其不足之處，探討優化檔案信息服務的對策，以期有效應對所面臨的挑戰。

1 海南醫學院檔案信息服務供給不足的表現

1.1 館藏資源方面

1.1.1 資源類別的供給不足

1.1.1.1 常規檔案資源供給不及時。在收集常規檔案時，由于立檔單位歸檔效率低、收全率低以及檔案整理質量參差不齊等原因，檔案館工作人員需耗費大量時間催交、追交，再分類整理才能歸檔，嚴重影響了歸檔效率。

1.1.1.2 科研檔案歸檔困難。科研檔案形成的時間跨度大，一般3至5年，其中涉及的立項、結題材料以及在形成過程中的變更材料種類繁雜，且利用率較高。有的科研人員檔案意識差，對科研過程中的檔案資料保存積累不夠;一些檔案管理人員又難以把握科研項目在進行過程中形成的檔案材料是否收集齊全，對科研檔案歸檔時間難以界定。

1.1.1.3 特色檔案資源供給不足。特色檔案是指高校在辦學過程中或開展各項重大活動中形成的具有本校特色的歷史資料。由于無專人負責定期收集，造成特色檔案較少。檔案館直接參與重大活動的機會較少，造成一些重大活動檔案資料缺失。在名人檔案資料收集上，由于名人的個人檔案屬于私人物品，除非本人自愿捐贈，否則檔案館無權向本人索取，名人檔案收集不足，提供利用的機會更是少之又少。

1.1.2 資源形式的供給不足

1.1.2.1 數字化檔案供給匱乏。數字化檔案具有易檢索、易操作等優勢，如今已成為用戶利用檔案信息主要方式之一。然而，由于檔案信息化、數字化水平嚴重滯后，海南醫學院檔案信息資源的供給形式只有傳統介質方式，這與用戶期望反差較大。

1.1.2.2 檔案編研力度不夠。學院檔案館供給的檔案信息資源大部分是原始信息，二次文獻、三次文獻的供給嚴重不足。據了解，《海南醫學院文件匯編》的利用率很高，且利用起來便捷直觀，受到檔案信息用戶的一致好評。類似于《海南醫學院文件匯編》的三次文獻供給不足，直接影響檔案信息服務的質量和效率。

1.2 館內工作人員方面

1.2.1 工作人員配置上的供給不足

1.2.1.1 在人員配置數量方面。隨著檔案信息資源開發程度的加深和檔案信息化進程的加快、服務功能領域的拓展，相關工作人員編制也應增加，才能保證檔案開發的順利進行。目前，海南醫學院檔案館只有5名工作人員，且近6年都沒有新增人員，明顯不足。

1.2.1.2 在人員配置結構方面。學院檔案館35-49歲的4名，34歲以下的1名，無49歲以上的。這樣的年齡結構，缺少年輕人員，檔案館檔案信息化、數字化的工作難度較大。

1.2.2 工作人員能力上的供給不足

1.2.2.1 專業知識水平偏低。工作人員中，只有1名是檔案專業碩士研究生，其余4人均為非檔案專業畢業生。未及時引進檔案專業人才，對現有工作人員的培訓不夠，未定期開展業務培訓或者交流訪問，檔案館工作人員專業知識水平偏低。

1.2.2.2 溝通能力不足。經常出現同一時間檔案館來訪者較多、短時間無法查找到檔案原件等情況，檔案用戶由于等待時間過長引起情緒上的煩躁。或者，檔案用戶在查閱檔案前，準備的審批手續不全，無法辦理查詢檔案時，接待人員沒有一次性告知用戶需要準備的全部材料，造成檔案用戶往返幾次才能完成檔案查詢。當用戶對所查檔案信息不能準確描述，工作人員不能通過專業的知識，幫助用戶對所需檔案特征進行界定，拉長了查檔時間。

1.2.2.3 信息化管理水平較低。近年來，學院檔案館一直沿用傳統的檔案查詢利用模式，檔案館工作人員對傳統的檔案信息服務模式比較熟悉，但對檔案館信息化工作了解不足，由于本身都不是技術專業出身，信息化應用水平普遍偏低，不能適應檔案館信息化建設的需要。

1.3 服務方式上的供給不足

目前，傳統的到館查詢檔案的服務方式已經不能滿足海南醫學院檔案用戶的需求。更多檔案用戶期望能夠通過互聯網進行檔案查詢，第一時間獲取所需檔案信息;或者通過手機APP，隨時隨地獲取急需的信息。而學院目前所提供的服務方式仍然只有傳統的到館查閱、檔案外借、檔案復印、檔案證明等方式，不能滿足學院檔案信息用戶日益增長的服務方式多樣化需求。

2 供給視角下海南醫學院檔案信息服務優化策略

2.1 館藏資源優化及管理方面

2.1.1 進一步強化檔案信息資源的收集整理。注重館藏資源建設，進一步提高各類檔案信息資源的收集力度。應做到“應收盡收”，盡可能將收集范圍內的檔案收集齊全。還應擴大收集范圍，從用戶需求出發，不斷拓展檔案收集征集范圍，全方位、多渠道收集檔案材料。將“滿足用戶需求”作為收集檔案資料的出發點，遇到暫不在接收范圍內但又有保存利用價值且符合用戶需求的檔案材料也要接收進館。同時，增加個人、團體等的非公務性檔案，也可以向社會征集與本校有關的實物檔案、名人檔案、特色檔案。檔案資源齊全、完整、豐富，才能保證面向用戶需求的檔案信息服務。還應拓展收集載體類型。應在收集紙質檔案資源的基礎上，更加注重收集音頻、視頻、圖像資料等電子檔案，為用戶提供多種載體的檔案信息查詢服務。

在收集檔案時，在確保收集數量的同時也要注重收集檔案的質量。加大對名人檔案、重大事件檔案、師生活動檔案的收集力度，根據本校在辦學過程中發生的重大事件，可以采用公開征集、給予獎勵的方式，面向全體教職工、科研人員、在校學生、退休教職工、往屆畢業生以及社會人員，征集與本校相關的檔案資料。針對學院建校以來所發生的重大事件，可以邀請當時的參與者到檔案館進行采訪，用視頻記錄下來，不斷完善歷史資料。

2.1.2 加大檔案編研力度。以用戶需求為出發點，針對教職工、科研人員更傾向于查閱科研、教學類檔案的特點，進一步加大館藏檔案資源的編研力度，對科研、教學類檔案信息資源分門別類，進行深度加工，從中總結、提煉出二次元信息、三次元信息，為學院教職工、學生提供更加直觀、全面、準確的檔案信息，提高他們的檔案利用效率。

2.1.3 加快檔案信息化建設。應以檔案信息化建設為契機，分層次、分階段實現館藏檔案數字化，建立檔案信息資源數據庫。

2.1.3.1 購買硬件設備，檔案信息化需要檔案網絡、檔案數字化設備以及檔案數據存儲設備。檔案數字化設備主要有掃描儀、高拍儀等;檔案存儲設備主要有計算機存儲系統、硬盤和備份系統等。

2.1.3.2 針對原有館藏資源中的科研檔案、教學檔案、行政檔案、財會檔案等非涉密檔案資源，可以采取購買服務的方式，由專業公司團隊負責將檔案資源轉化為數字檔案，存入數據庫。

2.1.3.3 針對新收集的檔案資源，由檔案館工作人員負責，收集紙質檔案的同時，注重收集檔案的電子版本，整理歸檔。

2.2 館員方面

2.2.1 優化檔案管理隊伍

2.2.1.1 增加專職檔案管理人員。確保充足的人力資源供給是提高檔案館信息服務能力、實現檔案館檔案信息服務目標的基礎。學院檔案館應根據學校發展戰略以及自身發展目標，結合本館實際狀況，加強頂層設計，科學規劃檔案館內設機構建設，增加專職工作人員數量。可以采取招錄新人的方式面向社會公開招聘專業人才，或者在學院行政部門內部調整人員，引進檔案專職管理人員。在引進的專職人員中，應注重對計算機專業類人員的引進，提升檔案管理人員信息化應用水平，為檔案館開展線上服務打下基礎。

2.2.1.2 優化工作人員年齡結構。進一步優化檔案工作人員年齡結構，引進年輕且熟悉技術工作的人員，引入具有敬業精神和豐富工作經驗的中老年同志，形成一個老、中、青相結合的隊伍結構，工作人員之間合理分工：老年人發揮“傳幫帶”作用，向年輕人傳授工作經驗;中年人員作為檔案館的主力，能夠從接待和閱覽工作中脫身，把更多的精力投入到檔案館其他工作;年輕人容易接受新思想，在創新服務上發揮作用，這樣才能更好地滿足檔案館工作的連續性和穩定性要求。

2.2.1.3 優化工作人員教育結構。進一步加強檔案管理類專業人才引進工作，在檔案編研部門配備高學歷專業人才，進一步提高檔案館的學術水平;在檔案業務操作部門人員配備上可以保持一定比例的中等教育水平的業務技術人員，提高檔案查詢服務能力;在線上服務部門配備計算機專業人才，提高檔案館線上服務水平。

2.2.1.4 進一步明確兼職檔案員職責。加強對全院兼職檔案管理員培訓，每學期組織1—2次兼職檔案管理員業務培訓，讓所有兼職檔案員都能夠熟練掌握檔案管理制度、檔案的收集、歸檔要求以及檔案的保管方式和移交檔案的要求。同時，學院各立檔單位在建立兼職檔案人員隊伍時應進行綜合考量，選擇有從事檔案管理工作意愿的同志負責此項工作。同時在年度考核、職稱評定等方面應給予兼職檔案員一定的政策傾斜，鼓勵兼職檔案員做好檔案管理工作，盡可能長期從事這項工作。

2.2.2 提高工作人員溝通能力

2.2.2.1 加強與檔案館領導的溝通。檔案館工作人員應準確領會學院和館領導的工作部署與要求，確保領導交辦的各項工作能夠及時準確地完成。同時，檔案管理人員也應及時發現和分析日常工作中遇到的問題，向檔案館領導反映情況，爭取及時解決。

2.2.2.2 加強與檔案利用者的溝通。檔案館工作人員應加強與檔案利用者的溝通，了解利用者所在部門及工作屬性和重點，掌握利用者需求的方向、目的，判斷用戶的需求特點，提高與用戶的溝通效率。

2.2.2.3 加強與兼職檔案員的溝通。檔案館工作人員應加強與各部門兼職檔案員的溝通，對檔案日常管理工作加以指導，提高各部門檔案收集、整理和歸檔的質量。

2.2.3 提高檔案工作人員信息化管理水平

2.2.3.1 加強檔案專業技術人員繼續教育。學院檔案館仍有3人的學歷為本科，可以鼓勵這些人員通過繼續教育的方式考取研究生等，通過學習不斷提升自身的綜合素質。

2.2.3.2 組織開展專項學習培訓。學院自身就具備各方面的專業技術人才，檔案館可以利用業余時間，邀請計算機專業的教師為檔案館工作人員開展計算機應用方面的培訓，要求每人熟練掌握辦公軟件、微信公眾號等的使用方法。

2.2.3.3 組織檔案工作人員到其他醫學院校掛職鍛煉。結合高校校際合作，組織檔案館年輕工作人員到國內一些醫學院校檔案館進行跟班學習，通過一段時間的實際工作，學習其他高校檔案館信息化管理等的經驗做法。

2.3 服務方式方面

2.3.1 創新線上服務。一方面，加強檔案館網站服務性功能建設。學院檔案館應注重官方網站的開發建設，不斷健全完善官方網站的服務性功能。應以學期為單位，及時更新網站內容，定期更新完善檔案館介紹、組織情況、館藏數量、館藏目錄等板塊的內容和數據，讓檔案用戶能夠通過網站了解學院檔案館的基本情況，比如檔案館的對外工作時間以及檔案館所處的具體地址，負責各項業務的檔案管理員的辦公電話等。在網站上公開檔案館的管理制度等相關信息，上傳最新的檔案管理工作相關規章制度及相關資料。用戶需要到館查詢的，可以通過查詢制度公開欄，了解辦理查詢檔案的流程，以及需要提前準備的有關手續材料等，為檔案用戶查詢檔案掃清盲點、堵點。提供檔案館網站自助式服務方式，檔案用戶可以登錄海南醫學院檔案館官方網站，通過注冊的方式，進行用戶實名認證后，可以在線查詢一定范圍內的檔案信息。另一方面，采用購買服務的方式，開發建立一套檔案信息管理系統，通過在線檢索的方式，檢索出用戶需求的檔案信息;同時，為保障檔案信息傳播的安全性，對于不同用戶的檢索權限也應有所區分，加強管控。

2.3.2 強化線下服務。一方面，可以開通預約查詢服務，檔案利用者可以通過電話預約查詢。檔案館工作人員在登記好用戶姓名、查詢時間、聯系電話以及查詢檔案內容等信息后，可以提前將用戶所需查詢的檔案找出，等到利用者按照約定時間到館后，直接將檔案提供給對方。如果檔案利用者查詢的信息相對簡單，工作人員還可以直接將結果反饋給對方，這樣能夠進一步提高學院檔案館的服務效率。另一方面，應建立反饋機制。學院檔案館可以采取留言箱的方式，依托學院檔案館網站上的留言板模塊，收集檔案利用者對檔案館服務工作的意見和建議，找出工作中的不足，加以整改，推動檔案館工作。

我們應針對海南醫學院檔案信息服務供給不足的實際問題及原因，進一步明確未來檔案館信息服務水平和信息服務質量的優化策略，推動學院檔案信息服務的完善，提高檔案信息服務工作的質量和效率，更好地滿足利用者日益增長的檔案信息服務需求。

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作者簡介：李梓泉，海南醫學院檔案館館員。