如何推進事業單位檔案管理工作規范化標準化

董莉

[摘 要]隨著國民經濟現代化發展進程的迅猛推進，公眾生活水平得到了大幅度的提升，事業單位在開展經濟建設、民生保障、社會治理等方面的工作時，承擔的社會服務職能也發生了巨大的轉變，原有的內部管理機制需要進行對應性的調整，才能更好地滿足公眾多元化發展訴求。檔案作為事業單位開展經營建設與社會管理活動的重要記錄，不僅是單位不同階段工作成果的信息匯總，同時，對于單位制定未來發展規劃、職工人事調動、內控制度建設等也有著重要的支持作用。針對當前檔案數據開發與整合過程中面臨的問題，事業單位應立足當前發展實際，重視信息資源的合理利用，全面推進檔案綜合管理機制的規范化、標準化建設。

[關鍵詞]創新管理;工作監督;信息平臺

中圖分類號： G271? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）21-0052-03

現階段，事業單位在對內部檔案進行全面整合時，往往面臨管理信息系統建設滯后、管理人員重視度不足、信息開發缺乏統一指導、管理隊伍配置結構不合理等方面的問題，嚴重影響了信息資源的開發效率。為進一步推進檔案管理規范化、標準化體系的構建，檔案部門應在正確認識信息社會檔案資源開發優勢的基礎上，逐步完善工作監管與保障機制，按照經濟適用、統籌協調、優化配置的原則，深度挖掘檔案價值，為事業單位的現代化建設與發展奠定基礎[1]。

一、檔案管理規范化、標準化機制建設面臨的實踐問題

（一）對檔案工作的重要性認識不足

如今，社會的現代化建設進程邁入轉型的關鍵時期，事業單位承擔的社會責任不斷發展轉變，單位原有的資源配置、建設發展、經營規劃等工作的改革需求不斷提升。受長期內控管理思維的影響，單位領導與管理階層更注重經營發展效益的提升，對檔案工作的重要性有所忽視。檔案工作者不重視工作的統一性與規范性，沒有形成長效、科學的管理模式，不僅使得檔案的價值沒有得到有效的開發，還在一定程度上阻礙了新信息管理思維與技術的應用[2]。

（二）工作監督與保障機制有待進一步完善

目前，盡管事業單位在內控管理制度的優化改革方面取得了一定的成果，但由于工作創新意識薄弱，使得配套的工作監督與保障機制缺位，在檔案信息的實際處理工作中，存在管理交叉與空白的現象。新形勢下，事業單位檔案管理制度更新速度較慢，現有管理制度內容不夠細化，導致檔案管理工作無據可依。除此之外，內部激勵機制不健全，績效考核結果與獎懲機制沒有全面對接，導致了檔案部門深入改革的阻力增加，規范化的信息管理體系建設進程遲滯[3]。

（三）管理隊伍配置不合理

檔案管理體系的規范化建設需要專業性的人才隊伍支持，才能保證管理改革與創新戰略的有效落實。然而，目前，大多數檔案管理員的綜合素質偏低，工作能力有待進一步提高，這對檔案管理工作創新發展有不利影響。知識經濟視域下，事業單位應重視檔案工作隊伍的專業性建設。但當前，從檔案人才的引進與教育管理實踐來看，存在工作隊伍配置結構不合理、管理人員業務能力參差不齊等方面的問題，甚至部分工作人員身兼數職，無法將全部精力投入到工作中，使得檔案信息開發與管理缺乏人才支持，改革成效不顯著[4]。

（四）檔案信息化、智能化管理體系建設相對滯后

信息時代，檔案管理與服務目標、需求等發生了巨大的轉變，為更好地為管理人員提供信息服務，需要事業單位不斷加強信息化、智能化管理平臺的建設。但現階段，由于檔案全面數字化建設的成本較高，使得管理部門即使認識到現代技術引進的必要性，但仍舊存在信息服務平臺建設相對滯后的問題，設備與程序的維護管理難度較大。同時，信息技術的整體革新速率較快，而檔案管理設備更新緩慢，平臺服務功能得不到及時的調整與拓展，也在一定程度上制約了檔案規范化、信息化的發展步伐。

二、推進檔案標準管理體系建設的實踐原則

（一）維護檔案的真實、完整

檔案管理體系的規范化建設應以保持檔案真實、客觀、完整為前提，做好原始檔案的保存、備份工作，不能隨意對檔案信息進行增刪、修改。如，在《電子公文歸檔管理暫行辦法》中就要求機關事業單位在電子公文處理系統中設置符合安全要求的操作日志，通過制度規范，確保電子檔案的完整性、真實性，并記錄相關檔案創建、調整背景，維護檔案原貌。

（二）經濟適用

事業單位的各種文書檔案需要經由部門鑒定后，進行歸檔分類，確定保存周期。隨著機關事業單位職能的履行，永久保存的檔案資料會越來越多，在制定和落實檔案規范、標準時，應根據檔案的評估價值，確定保存周期。對于需要長久保存的信息，進行數字化轉化的同時，還應保留部分關鍵紙質文件，按照經濟適用的原則，推進標準化檔案管理機制的有序建設。

（三）與時俱進，優化配置

在現代技術的引進與應用方面，應盡量選擇成熟的技術模式，與時俱進，優化信息化建設資源的配置，并不斷更新配套的管理思維、制度。如，在檔案數據的分類存儲管理中，可以運用LTO磁帶、藍光光盤等技術;在紙質文件轉化工作中，可以利用光學字符識別、縮微膠片、縮微攝影等技術，合理提升檔案存儲、轉化工作質效，降低管理與維護成本。

（四）統籌兼顧，科學規劃

在檔案資源的開發利用工作中，還應立足事業單位整體發展需求，統籌兼顧，注重信息資源管理的時效性、責任性與統一性。一是時效性原則。應明確檔案記錄時間、保存周期等，科學規劃檔案的保存形式、位置、處理方法。二是責任性原則。根據事業單位工作職責，明確機關事業單位的立卷歸檔重點，減少不必要的重復歸檔或信息冗余，為后期檔案資源的高效利用提供便利。三是檔案分類的統一性。在檔案信息記錄、調整與處理的過程中，應按照檔案性質的不同，做好分類整理工作，并及時對關鍵數據信息進行備份處理，確保檔案立卷、轉化、調用等工作流程的規范性。

三、新時期構建檔案規范化、標準化體系的有效路徑

（一）創新工作理念，優化調整檔案管理模式

新時期，社會公共管理與服務模式的多元化轉變，對檔案管理的思想、制度、技術等提出了創新的要求，事業單位應在準確定位發展目標與路徑的基礎上，轉變管理思維，強化制度宣傳與引導，為現代檔案管理機制的制定與實行夯實思想基礎。

1.轉變管理思維，創新管理模式

在實行檔案規范化管理制度時，檔案部門應加強思想認識方面的建設，引導管理人員轉變工作理念，明確現代化檔案管理體系構建的重要意義。并以此為基礎，采用靈活性、針對性的管理模式，實行多元化的信息開發與整合方法，正確認識檔案作為單位信息資源的開發價值，在實踐工作中貫徹資源規范化開發與利用原則，為單位未來經營建設、社會管理、民生保障等職能的履行奠定基礎。

2.強化規范化檔案管理的宣傳引導

檔案部門應結合事業單位長效發展規劃，制定檔案部門現代化建設的具體對策，不斷學習政府檔案規范化、標準化體系的指導方針，在單位內部加強管理人員的思想教育，借助融媒體平臺，拓寬管理政策宣傳引導的路徑，幫助檔案人員樹立起創新工作認識，立足實際，積極探索檔案新時期的規范化開發與利用形式。與此同時，通過宣傳教育工作讓檔案管理人員清楚意識到自己還存在哪些不足和需要改進的地方，促進檔案管理工作邁向更高的水平發展。

（二）建立健全檔案工作管理與監督制度

在推進單位檔案標準化、規范化管理機制全面實行的過程中，事業單位應建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理工作人員能夠嚴格按照相應的規范開展工作，形成常規性的約束機制，對實踐工作提供針對性、可靠性的參考。一方面，事業單位應從宏觀組織與管理的角度出發，統籌各項檔案收集、記錄、整理與調用的流程，制定統一性、協調性的管理制度，明確檔案工作人員的管理范圍、職能與責任，形成制度化的工作體系;另一方面，檔案部門應基于單位內控管理的整體目標，強化工作監管與保障制度的建設，建立起檔案追蹤管理機制，搭建高效溝通的內部協調管理渠道，為事業單位的現代化建設與發展提供助力。如，在財務檔案的開發與管理過程中，檔案部門應拓寬與財務相關部門的溝通渠道，及時對會計檔案進行分類歸檔，并建立起電子檔案系統，保證會計信息接收、處理、利用等工作的有序進行。同時，保證固定資產等資產信息的記錄的全面性與時效性，為固定資產結構的調查分析與優化調整決策提供真實、完整的信息參考。

（三）搭建智能化檔案信息整合與服務平臺

知識經濟高速發展的時代，事業單位應在深入認識技術革新對檔案工作多方面影響的基礎上，加快現代技術的引進、應用。在搭建智能化檔案信息系統時，首先，單位應明確檔案信息整合、管理與服務的需求，做好硬件設施與軟件程序的引進方案，結合信息技術的最新發展成果，及時更新計算機、打印機、掃描設備等設施，并根據物聯網、人工智能、大數據等現代技術的應用形式，定期對軟件程序進行更新，不斷優化平臺的服務功能;其次，在智能化檔案系統的運維管理方面，管理部門應根據不同性質檔案管理的實際要求，加快紙質檔案的轉化效率，貫徹管理雙制度，按照紙質檔案與電子檔案管理標準的不同，制定規范性的信息存儲、歸類、整合等管理準則，重點關注信息安全防護機制的建設，對關鍵性、保密性數據的訪問權限進行分級，并做好數據備份工作;最后，完善檔案服務功能，打破數據傳輸與交互的壁壘。根據檔案性質的不同，建立對應的檔案數據庫，基于大數據分析、整合與云平臺計算、存儲等系統服務功能，深度整合檔案資源，挖掘關聯性信息，動態更新檔案數據，為平臺用戶提供更高效、便捷的服務。

（四）明確行文規范，做好卷組編制工作

在檔案數據的歸納、整合過程中，應明確行文規范，做好卷組編制與歸類工作。在事業單位文書類檔案的歸檔管理環節，加強格式填寫的規范管理。對檔案文件的標題、正文書寫與紙張幅面、字跡、印章等都需要制定統一、標準的規范，保證紙質檔案的書寫清晰、內容完整、主送與抄送單位明確、排版與裝訂格式符合要求。與此同時，在檔案卷組編制環節，應將關聯性較高的檔案集中進行處理;對于一些頁碼、目錄缺失的文件，應重新進行編制，盡可能通過背景調查、關聯性文件參考等，補足缺失內容;按照檔案數據的記錄時間，對記錄不清晰、信息滯后的內容進行更正，根據檔案性質不同進行明確分類，為檔案規范化、標準化管理體系的協同化建設奠定基礎。

（五）強化檔案管理隊伍的建設投入，建立健全內部激勵機制

現代信息開發理念與管理技術在檔案工作領域的深入、廣泛應用背景下，事業單位想要使檔案管理工作更加規范化和標準化，也需要加大檔案管理信息技術人才隊伍的建設投入。為此，在檔案工作隊伍的專業化建設層面，事業單位應逐步增加原有工作隊伍教育與培訓力度，通過組織專業管理技術培訓、派遣職工參與對外改革經驗交流、聘請專家與優秀工作者展開專題演講、舉辦職業素養與思政學習教育活動等方式，拓寬職工參與專業學習的路徑。在復合型、高素質人才的引進方面，事業單位應在優化原有人才招聘與選拔方式的同時，建立健全內部激勵機制，提升單位對復合型人才的引進力度。在激勵制度的建設與調整過程中，圍繞檔案規范化、標準化管理機制的建設目標，調整績效考核與獎懲制度，結合剛性約束、柔性管理理論與實踐成果，對內部激勵機制實行模式進行優化改革，調動職工參與檔案工作標準化、規范化制度建設的積極性。

四、結語

現代化社會建設進程的快速推進，引發了科技、經濟、政治、文化等多領域的突破創新，在新發展建設環境下，事業單位承擔的公共服務、管理與建設職責也發生了一定的轉變。為更好地履行社會多方面治理的責任，事業單位應全面、正確地認識新時期檔案信息資源開發的重要價值，基于真實可靠、經濟適用、統籌兼顧、與時俱進的原則，全面推進檔案綜合管理規范化、標準化體系的建設。在實踐管理工作中，通過轉變工作思維、加強制度建設、完善激勵機制、加快先進技術應用等方式，形成規范化、高效化的管理格局，進一步深化檔案資源價值的挖掘，為單位經濟建設、民生保障、社會服務等方面的建設決策提供信息支持。

參考文獻：

[1]藍進，楊志松.嚴格依法依規務求抓細抓實全面推進高校檔案工作規范化管理——西華大學檔案工作紀實[J].四川檔案，2019（03）：50-51.

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[3]唐曄.新時期事業單位檔案管理工作創新思路研究[J].大眾標準化，2019（14）：154-156.

[4]楊冀.淺談事業單位檔案管理存在問題及解決對策[J].信息周刊，2019（36）：1.