差旅費用報銷系統構建成效

魏怡鳴

（四川工商學院會計學院，四川 眉山 620000）

1 差旅費用報銷系統建設情況

1.1 各地區差旅費用報銷，統一地區結算

根據現今的發展情況，民辦學校為了更接近生源，以職業技術類學校為顯著標志積極在各地區建立分校或建立招生服務網點。根據費用報銷制度，各地區差旅費用報銷統一地區結算，學校所有的報銷在本部結算。OA 系統上線使用后，教職工可以通過手機端、電腦端進入OA 系統提交報銷申請，不受時間、地域限制，領導也可以隨時隨地進行審批，可以通過員工提交報銷申請的附件查看每一項費用對應的原始發票。

1.2 制定預算控制的預警，預算外支出追加審批

職業類技術學校以招生人數為學校生命之源，每一位教職工均有招生任務。為了使A 學校年度預算更加準確，學校對每一位教職工制定了固定的差旅費用預算。OA 系統未上線前，每個月每位教職工需要手動計算，是否超過標準，財務工作量大，手動計算輸入出錯率較大。OA 系統上線后，每位教職工每一項費用類型的固定預算將錄入系統。當本月報銷費用累計總和超過預算時，OA 系統將會提示：超支部分不予報銷。以提醒申請人和財務人員關注該項費用的年度預算。只有進入OA 系統重新申請超過部分費用的事項申請，預算外支出將會進入相應的審批流程，領導審批后，超過部分才有新的預算余額，才能順利提交并辦理報銷任務。

1.3 每周報銷制度，統一支付

A 學校實行每周固定一天報銷統一結算制度，員工可以隨時提交自己的報銷申請，在每周固定日期前員工所提交的報銷申請在OA 系統完成相應的審批流程。財務人員在用友U8 系統進行賬務處理完成，憑證通過財務處的審核，教職工報銷費用將會在每周固定日期結算。這種對報銷結算管理方式加強預算的編制和控制，不僅有利于財務人員統一管理，而且可以預測每周、每個月報銷的支出，實現報銷支付節奏可控。

A 學校OA 系統中的差旅費用報銷系統在2019年上線，經過兩年時間系統基本上穩定，教職工可以通過系統快速提交報銷費用的相關信息，提交的信息進入相應審批流程，流程結束后，財務人員將報銷單據傳入用友U8 系統自動生成憑證，提高報銷相關費用透明度及處理報銷任務效率。具體差異如下表1 所示。

表1 是否使用差旅費用報銷系統對比

通過表1 可以看出使用OA 系統進行差旅費用報銷不僅縮短報銷周期，減輕財務人員工作量，而且還能使財務信息共享，降低流程風險，增強企業內控管理。

2 差旅費用報銷流程

根據A 學校的報銷要求，教職工差旅費用報銷主要分為兩類，一是有全年總預算費用的員工報銷，二是無全年總預算的員工報銷及超過全年總預算報銷業務。其中無全年總預算的員工報銷及超過全年總預算報銷業務在報銷前需要在OA 系統上填寫事項申請，領導審批后，同有全年總預算費用的員工報銷流程一樣，在OA 上提交報銷申請單，生成相應的單據編號，相關發票掃描件上傳系統，將原件貼好郵寄到財務部，單據進入審批流，財務部根據附件及發票原件審批，審批結束后，財務進行結算，歸檔工作。在整個過程中主要涉及以下五個環節。

2.1 事項申請

差旅費用報銷事項申請不是必要環節，只有無全年總預算的員工報銷及超過全年總預算報銷才需要申請。教職工事前在OA 系統填寫事項申請，選擇所屬部門，填寫姓名、開始日期和結束日期以及說明申請事由，并估計此項預算總額。然后提交事項申請，生成相應的單據編號，事項申請進入審批流程，等待部門領導及上級領導審批。

教職工可以通過電腦及手機進入系統查看事項申請進度，上級領導對事項申請理由或預算總額認為不合理可以退回修改，事項申請流程完成，才能進入報銷申請。

2.2 報銷申請

費用報銷提出申請時，對于無全年總預算的員工報銷及超過全年總預算報銷業務需要將相應事項申請的單據編號關聯報銷申請。學校根據教職工差旅費用類型，在用友U8 系統中管理費用設置了相應的明細科目，例如61300102 國內外住宿費、61300103 本地交通費、61300104 出差交通費等其他明細科目，用友U8 系統會將科目同步到OA 系統中。教職工在OA 系統中填寫報銷申請，表頭中選擇所屬部門，填寫姓名、銀行開戶行、開戶賬號及費用總金額，若有事項申請需關聯其單據編號，表身填寫票據編號、業務發生日期、選擇業務費用所屬費用類型、費用支出明細、費用金額。再將票據掃描件放在附件中，提交票據，生成相應的票據編號進入相應審批流。將原始票據貼在原始票據粘貼單并編號郵件財務處。

教職工可以通過電腦及手機進入系統查看報銷申請進度，了解報銷所在的環節，同過去相比增強差旅費用報銷透明度。在流程中報銷若有問題，審核人可以在系統中留下意見或退回修改，報銷員工可以第一時間收到存在的問題，再進行修改，提高了報銷整體效率。

2.3 報銷審批

A 學校運用OA 系統進行差旅費用報銷，實行的是逐級審批制度。首先是本部門領導審批，然后流程到財務人員，最后再由學校領導審批。其中部門領導主要審核報銷的費用是否符合業務需求；財務人員主要審核原始發票是否與申請的費用一致，發票是否合格，是否符合公司報銷標準；各司其職，在每一個審批環節發揮作用，加強企業內部控制。

在整個審批過程中，領導和財務人員可通過手機或電腦登錄OA 系統審批待辦任務，不受時間地域的限制。領導無需查看紙質發票，可以通過單據附件查看相應的發票掃描件，將線下審批轉化為線上審批，提高報銷效率。

2.4 報銷結算

審批流程完成后，OA 系統上的報銷申請單轉回到財務人員待辦任務，財務人員單據將從OA 系統傳入用友U8 系統，單據自動生成憑證摘要、會計科目、金額、日期等，再將相應的帶有審批過程的單據打印粘貼原始票據后，并寫上對應的憑證號。每周三財務經理審核U8 系統中的憑證，審核完成，整理付款清單，進行付款結算。

2.5 檔案管理

紙質版會計憑證對于內部審計和外部審計都是必不可少的，學校建立專門的檔案室，將用友U8 系統中的憑證打印，附在對應原始單據后面，按月整理，統一歸檔。

3 差旅費用報銷系統構建成效

差旅費用報銷是財務工作中重要的組成部分，也是每個單位必不可少的一項開支，由于其發生頻繁、數額較大，管理起來比較困難，容易造成差旅費用開支不當，同時也容易激發員工與學校部門之間的矛盾，所以為更好加強A 校的宏觀調控，科學管理差旅費的開支，設定科學、合理的差旅費用報銷管理制度，這樣才能減少財務人員與差旅人員、差旅人員與公司之間的矛盾，同時還能提升財務人員服務質量，更好地加強公司內部管理。

隨著社會的發展，各個部門實現財務數據信息共享，將線下差旅費用報銷方式轉為線上報銷方式非常重要。OA 系統的建立，對內部教職工的技能和水平的要求越來越高，不僅要熟悉內部的報銷相關規則和流程，而且還要學會善于運用OA 系統進行報銷的便利。對于教職工財務知識了解少的相關問題，應該定期對教職工進行培訓，提升報銷人員綜合素質。了解什么發票能進項稅抵扣的相關知識，正確的填寫報銷申請單，避免報銷申請單據從OA 系統傳入用友U8 系統時，財務人員手動修改憑證。對于財務人員應該提升人員綜合素質，當稅務總局發布與報銷差旅費相關的政策，應及時組織員工學習相關政策。并且對財務人員實行績效考核，由于每個工作人員工作內容不一致，針對不同財務人員設置不同的考核指標，明確考核相關標準，確定其加扣分依據和獎懲措施，來增強財務人員工作的積極性。運用OA 系統中的差旅費用系統進行差旅費用報銷后，不僅財務人員在用友U8 系統進行賬務處理手動輸入出錯率降低，而且在OA 系統超支預警作用下，預算超支減少。財務處長在年度述職大會上說到：“OA 系統的建立，讓差旅審批流程得到了簡化。因為，不再需要紙質票據，也就不用提前取票或等開發票，節省了出差人員的時間和精力。出差申請報批時間、差旅費用結算時間、個人補助到賬時間明顯縮短?！百N發票”“跑報銷”已然成為歷史。同時，執行差旅費用結算標準的準確性、一致性得到保障，財務會計賬簿管理成本下降，水平得到提升?！?/p>

對于報銷的主體人員來說，運用OA 系統提交報銷申請單也非常的配合，因為通過這種方式大大地縮短了報銷周期，相比未使用OA 系統進行報銷，報銷人員可以更快收到報銷款。OA 系統上線后，財務人員切身感受到OA 系統操作的便捷和工作效率的提高。同時有更多的時間學財會的新政策，也意識到財務會計的角色從核算型慢慢向管理型轉化。差旅報銷系統構建后，在報銷管理上，可以迅速調閱出差人員、人次和時間等各項數據，將原來瑣碎的差旅數據集中展示，形成了學校的公務活動“大數據”，科研更加直觀地反映工作推進力度，為領導科學決策提供重要參考。

4 結語

本文將A 學校的差旅費用報銷作為研究對象，分析運用OA 系統進行差旅費用報銷的流程，明確差旅費構建的積極作用和成效。面對越來越激烈的市場競爭，管理效率就是一個單位的競爭力。在特殊的情況下，例如疫情防控期間，不能去單位辦公室辦公，運用OA 系統在家辦公也不影響工作效率。對于一般的企業使用無紙化辦公OA 系統與用友、金蝶等財務相關軟件結合十分重要。本文以OA 系統下進行差旅費用管理研究提供實踐樣本，希望豐富運用OA 系統在差旅費報銷管理方面的研究，同時也希望給其他將要建立OA 系統的單位和企業提供幫助，避免出現類似的問題。