人才市場檔案管理工作中流動人員人事檔案管理研究

文/洪艷娥

不同于行政事業單位和國有企業，流動人員在求職、晉升等環節均不要求人事檔案，導致人事檔案功能弱化，進而產生了較多的棄檔問題。但筆者認為，隨著我國國民經濟的發展，人事檔案作為個人成長經歷、技能、品質、業績等全面、完整、準確的憑證，在人才招聘、退休手續辦理、職稱評定、證明材料開具等領域具有重要作用。基于此，本文深入研究了新時期流動人員檔案管理現狀、原因及改善策略，以期推動流動人員檔案管理水平，推動人才市場服務效能提升。

一、流動人員檔案管理現狀

根據人社部印發的《進一步加強流動人員檔案管理服務工作的通知》，將八類人員的檔案歸類為流動人員人事檔案[1]，并對人才服務機構應提供流動人員檔案服務職能進行了全面概括，主要包括：“檔案接收、轉遞，為符合相關規定的單位提供檔案查閱、借閱服務，根據檔案記載出具相關存檔、經歷、親屬關系等證明文件，為相關單位提供入黨、參軍、錄用、出國等政審、考察服務。”由此可見，人才市場肩負著流動人員檔案管理的重要職能。

通過對人才市場流動人員檔案管理現狀進行調研，統計分析流動人員檔案管理服務內容主要包括以下幾點：1.入職要求。主要是公務員、事業單位、國有企業等公有制單位，辦理入職手續時需提交人事檔案；2.升學需要。考研時需調用人事檔案；3.辦理退休。在退休、養老手續時，需要以人事檔案中的出生年月、工作經歷、年限作為依據；4.出國政審需要；5.職稱評定；6.證明材料開具要求，如親屬關系證明等[2]。由此可見，人事檔案管理服務并不包含非公有制企業、社會組織等，造成該類人員對人事檔案管理服務需求不迫切，進而產生流動人員棄檔問題。

本文選擇了某省份人才市場服務內容進行統計分析得出，2007年，該人才市場服務人次與人事檔案總量之比為50%，隨后逐年下降，至2017年，服務人才僅為25.8%，表明更多的人將人才市場作為人事檔案存放機構，突出反映人事檔案利用率不高的困境（見表1）。針對該問題，根據人才市場檔案管理實踐，分析非公有制企業、社會組織對人事檔案需求不迫切原因主要包括以下幾點：第一，人事檔案內容陳舊，企業單位參考價值不高。根據我國人社政策，流動人員可將人事檔案寄存于人才市場，但由于人員流動性大、頻次高、檔案更新不及時等原因，導致“人、檔分離”現象嚴重，人事檔案長期未更新，導致人事檔案對企業單位參考價值不高；第二，用人單位查閱檔案審批程序嚴格。《流動人員人事檔案管理暫行規定》對流動人員檔案查閱和利用做了嚴格的規定，即要求查閱單位必須申明查閱理由，由檔案管理單位根據規定和需要確定提供的檔案材料，進一步導致非公有制企業、社會組織利用人事檔案意愿下降，造成流動人員“棄檔”現象日益嚴重。

表1 某省份人才市場人才檔案服務百分比情況表

二、流動人員檔案管理政策導向

2014年12月份，中組部、人社部等五部門發文《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，強調取消人才服務機構人事檔案保管費，確定了流動人員人事檔案管理服務的公益屬性。2016年，人社部出臺了《關于加強和改進人力資源社會保障領域公共服務的意見》和《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》，要求簡化人事檔案管理手續、服務流程，探索了人事檔案公共服務方式。

由此可見，隨著我國流動人員規模的不斷擴大，政府從頂層設計層面轉變了流動人員人事檔案管理服務模式，主要體現在三個方面：一是突出體現了人事檔案管理工作的“服務性”，在符合國家相關在法律法規的基礎上，簡化了檔案管理服務手續；二是體現了人才服務機構的“普惠性”，即由財政兜底，將流動人員人事檔案管理納入公共服務體系；三是流動人員人事檔案管理“信息化”“數字化”提升。隨著智慧政府建設不斷深化，“最多跑一次”“四張清單一張網”等政府改革持續推進，人力資源社會保障系統信息共享刻不容緩，通過建立健全全國流動人員人事檔案數據庫，推動流動人員人事檔案網上預審、更新、查閱等服務，網上受理、網上辦理是人才服務機構服務發展的方向和趨勢。

三、人才市場檔案管理工作中流動人員人事檔案管理策略研究

新時期背景下，人才市場應以政策導向為依據，加強流動人員人事檔案管理體系建設，改善流動人員檔案管理存在的弊端，切實提高自身服務效能。

（一）積極對接，擴大流動人員人事檔案覆蓋范圍

針對我國流動人員規模不斷擴大的現狀，為提升人才市場服務效能，切實解決人才市場封閉管理的不利局面，首先，人才市場應建立健全流動人員人事檔案接收制度，加強對高校畢業生重點群體的政策解讀與宣傳，充分宣傳人才市場人事檔案管理的服務特點，提高流動人員存檔意識，將被動存檔轉變為主動存檔。同時，人才市場應與高校、企事業單位建立檔案聯系機制，積極向高校、企事業單位提供檔案托管服務，密切人事檔案管理協同性，提高流動人員人事檔案接管率，確保流動人員檔案在人才市場范圍內有序流動，從根本上解決流動人員“棄檔”的問題；其次，建立覆蓋全體流動人員的檔案管理制度。針對沒有人事檔案的貧困人口，可通過現場對接建檔立卡等方式，與當地人社部門、公安部門合作、共享數據，數據資源包括義務教育階段后未繼續教育的群體、沒有體制內工作經歷的群體等，通過建檔立卡并與企事業單位對接，為貧困地區精準扶貧工作提供有效依據。

（二）推進人才市場流動人員人事檔案標準化體系建設

為實現流動人員人事檔案標準化建設、構建人事檔案“全國一張網”的管理體系，應從頂層設計層面加強流動人員人事檔案標準化建設。一是明確人力資源社會保障部門牽頭作用，以人才市場服務機構為主體，落實人才市場流動人員人事檔案主體責任和職能范圍，明確省市縣公共就業和人才服務機構檔案管理兜底職責，嚴禁人才市場以管理費用、跨地區管理等理由拒絕接收、清退流動人員人事檔案；二是根據我國人社部門政策貴法規，加強流動人員人事檔案管理制度建設，包括人事檔案收集歸檔制度、人事檔案鑒別審核制度、人事檔案庫房管理制度、安全保密制度、檢查核對制度和人事檔案銷毀制度等；三是強化管理監督。流動人員人事檔案具有跨地區、多部門聯動特點，要求人社部門對人才市場等服務機構流動人員人事檔案管理服務機構加強問責和整改，督促人才市場提供服務質量，切實履行行政監督職責。

（三）完善流動人員人事檔案管理內容

流動人員的突出特點是“不穩定性”，即跨地區、行業流動頻繁，人事檔案更新不及時、缺失現象嚴重。為提高流動人員人事檔案完整性、真實性、準確性，人才市場應建立健全流動人員人事檔案跟蹤收集制度，要求個人在辦理人事檔案業務時補充個人檔案資料，如職稱評定時補充工作經歷、教育培訓經歷等，強化流動人員檔案信息跟蹤收集力度，重點突出人事檔案能力、品質、業績等方面的內容，使個人檔案成為社會共享的人才檔案庫，提高流動人員人事檔案使用價值。

（四）建立健全流動人員人事檔案管理系統開發和利用

在流動人員檔案管理領域，人才市場應依托國家層次信息系統建設，積極對接公安、民政、人社、教育等部門基礎數據，依托傳統人事檔案數字化處理，借助多部門基礎數據對流動人員人事檔案進行補充和完善，基于“全國一張網”建設，各省市縣人才市場人事檔案采用標準化建設，并根據2017年人社部開展的《流動人員人事檔案管理基礎數據采集表》等形式落實人事檔案基礎數據對接、收集、歸檔和利用，提高流動人員數據完整性，保證企事業單位、社會組織利用流動人員人事檔案數據的有效性。

四、結語

新時期背景下，人才市場應以我國政府政策為導向，突出體現流動人員人事檔案管理工作的“公益性”“普惠性”“數字化”發展趨勢，圍繞服務效能提升，加強人才市場體系建設，加強制度完善和修訂，借助信息化技術手段，提高流動人員人事檔案管理工作的針對性、有效性，為非公有制企業托管、利用流動人員人事檔案提供精準化服務，為精準脫貧提供對接服務，切實提高人才市場檔案管理服務效能。