新時期農業檔案管理的信息化建設探討

□ 關曉萍

（甘肅省武威市天祝藏族自治縣檔案館，甘肅 武威 733299）

中華文明具有典型的農耕文化特點。農業自古就是華夏大地上的第一產業。其中有關農業技術、工藝、工具等內容的記載或集中、或零散地分布在各種形式的書籍、文獻、資料中，成為展示中國農業博大精深歷史文化的平臺。進入現代社會后，系統性記錄農業相關資料、數據、情況的歷史重任落在了農業檔案領域。而在信息時代中，農業檔案管理的信息化建設不僅成為行業發展的整體趨勢，而且也正在為加快農業現代化、科學化貢獻不容忽視的力量。

一、農業檔案管理信息化建設重要價值

（一）提高管理品質，提升工作效率

信息技術自出現伊始，便在很短時間內實現了全面普及，最主要的原因就是其光速傳輸與海量存貯的技術優勢。利用信息化管理技術，傳統行業將在工作質量和勞動效率兩方面實現指數級增長。因此，農業檔案管理信息化建設最顯著的價值就在于提高管理品質，提升工作效率。

傳統人工管理模式下，農業檔案無論收集整理，還是匯總歸檔，往往難以從根本上杜絕人為疏忽造成的錯誤、遺漏或破損等問題。因此，人工管理始終存在著一定的容錯率。這也是傳統模式下農業檔案管理在客觀性、可靠性方面的缺陷和不足之處。同時，人工管理始終存在人類體能、精力等極限約束。一旦有限的人員面對無限增加的檔案管理工作量，則管理效率必然逐步下降。這也是不少農業檔案管理工作通常需要以天或周計算時限的原因。

但在信息化管理模式下，則完全不同。只要在原始檔案生成的源頭確保完整、準確、詳盡，則無論其后重復使用的數量或頻率如何變化，以電子檔案、數字檔案形式呈現的內容都將保持與原始檔案完全一致。同時，光速傳輸的技術優勢也使檔案管理工作時限大幅壓縮到以小時、分鐘、秒計算。這便能在最大限度上保證農業檔案管理的高品質和高效率。

（二）便于流通管理，充分發揮價值

傳統模式下，以紙為載體的農業檔案在保管、借閱、歸檔等任何環節都受到特定時間和場所的局限，不僅流通環節眾多、手續繁雜，而且潛在障礙不少，時效性大打折扣。這也使得農業檔案多年來缺少互動交流，無法充分發揮其作為珍貴農業信息資源的價值再創造作用。

而信息化管理模式則將從根本上突破以上各種局限。首先是流通范圍。以數字化形式出現的農業檔案只會受到端口格式的限制。只要信息化平臺高度兼容，數字檔案就能在瞬間傳送到任何指定地點，或被任何有需求的端口所獲取。同時，在滿足安全管理的各項條件下，凡有授權的端口或節點通常能夠在注冊或認證通過后即刻登錄成功，而不必再經歷繁瑣的中間環節確認。這將大幅簡化農業檔案重復利用的手續，有助于檔案為有需求的節點提供服務。再次，平臺化管理不會受到上下班時間或辦公地點的限制。無論是否有管理人員在線，需求方都可按需搜索和使用。這將大幅提升農業檔案應用的時效性，使其更大限度發揮信息資源的價值挖掘潛力。

二、農業檔案管理信息化建設常見問題

（一）重視程度相對不足

雖然信息化管理早已成為各行各業轉型升級的重要抓手，但針對農業檔案管理的信息化建設仍在部分單位、機構處于相對次要乃至邊緣的位置。這些單位往往對更加直接和顯性的業務、技術等工作給予足夠關注，而農業檔案管理通常難以直接產生經濟效益或社會效益，故而很少得到充分的重視。

同時，在不少非專業人士眼中，檔案管理工作是缺乏技術含量的低端工種，不僅崗位數量偏少，而且從業者中還有一定比例的兼職。這便造成這些單位中的農業檔案管理信息化建設起步晚、發展慢、水平低、效果差。在各種不良因素綜合影響下，農業檔案管理信息化建設便長期處于低水平發展的困境之中。

（二）資源投入相對欠缺

管理思想上缺少重視的不良后果之一就是農業檔案管理信息化建設得不到足夠資金、資源的投入。一些單位自身經濟實力有所不足，投入信息化建設的資金和資源整體有限，只能分階段、分步驟逐步推進。而農業檔案管理既得不到充分關注，又不具備顯性化的效益展示，如此便被不斷順延、推后，以至于在資金、資源等的投入上始終處于相對欠缺的窘迫局面。這也是這些單位中農業檔案管理信息化建設難以實現系統性、規范化的重要原因之一。

三、新時期農業檔案管理的信息化建設路徑

（一）加強宣傳教育，完善頂層設置

在實踐層面，推進信息化建設不能缺少管理思想的指引和激勵。因此，新時期農業檔案管理的信息化建設首先需要轉變陳舊落后的管理意識，通過加強宣傳教育，完善頂層設置，夯實信息化建設的制度基礎，同時，基于更加統一的認識，為農業檔案管理信息化建設創造更為健康有序的發展業態。

比如，單位領導與管理層應當在戰略決策環節將農業檔案管理信息化建設納入宏觀規劃的一攬子方案，使其在單位內部例行管理工作系統中成為常態化、長效化的標配。這不僅有助于本單位農業檔案管理信息化建設有章可循、依規辦事，也有利于組織自上而下提高認識水平，轉變長期以來存在的偏見或成見。

（二）完善標準設置，強化資源開發

基于互聯網技術的信息化管理模式不能缺少數據標準化、精細化、完整性等核心要素的支撐，因此農業檔案管理信息化也需要以完善標準設置為前提。

傳統模式下的人工管理時常存在原始檔案填制隨意、模糊、內容缺失等各種問題，這是阻礙信息化建設的典型問題，需要各單位重點突破、徹底解決。一方面，各單位需要在規章制度層面突出農業檔案管理信息化的精細化、標準化要求，可通過范本或模版等附件形式加以闡釋和說明。另一方面，要將檔案填制的精細化、標準化程度與內部成員績效考核建立聯系，使其成為員工業績評價剛性指標。這些綜合措施的共同推進，將在更大程度上提升原始檔案的標準化水平，進而為實現數字化轉換創造更加良好的條件。

此外，為改變長期以來農業檔案管理只重保管而缺乏利用的不良狀態，強化資源開發是促進信息化建設的重要措施。比如，充分利用系統內設的自動分析程度，定期向有潛在需要的用戶端發送系統自動整理、匯總得到的數據報告，引導有關方面注意歷史資料中可能的有用線索等。在有條件的情況下，通過與第三方，比如科研院所、高校等，展開合作，利用這些專業機構的設施設備、工藝技術等定期提供分析報告也是可行之舉。這不僅有助于檔案所在單位進一步挖掘數據之下隱含的信息價值，也有利于擴大宣傳范圍和影響力，對農業檔案作為珍貴信息資源的開發與再利用都是極大的促進。

（三）強化安全管理，提高安防水平

互聯網無國界，然而完全開放的虛擬世界也意味著其在安全防控方面具有脆弱性。網絡病毒、黑客攻擊等不僅不會隨著時間推移而消失，相反，技術發展會使攻防雙方不斷拉鋸、交替領先。而網絡安全則會在更大程度上決定其使用者的生存與發展狀態。

因此，新時期農業檔案管理信息化建設還要強化安全管理，提高安防水平。比如嚴格制定并遵守分級授權制度。分級授權既是將風險限定在可控范圍的措施，也是通過責任落實規范使用者行為，并降低人為不良影響的關鍵手段。尤其在人員流動性不斷增加的時期，及時掌握內部人員變動情況并調整授權，也是檔案管理員本職工作的重中之重。

農業檔案管理信息化建設起步時間與其他行業不相上下，經歷過程也較為相似。然而不同于工商業檔案更加充分的利用率，農業檔案管理更多傾向于保管，而非反復使用。這固然是傳統管理模式陳舊落后產生的不良影響，也是因管理思想觀念未能及時跟進時代發展所致。因此，新時期農業檔案管理信息化建設的重點不僅在于破除信息壁壘和加速全面覆蓋，也需要突出電子檔案作為信息資源的價值挖掘潛力。只有讓數據化形式的農業檔案更大范圍和更大程度地為各行各業所用，農業檔案管理信息化建設才能體現其價值與意義，才能改變根深蒂固的陳舊意識。而這不僅是新時期農業檔案管理信息化建設提質增效的重要手段，也是以信息化促進農業管理科學化、現代化，實現“藏糧于技”的必由之路。