跨境電商新業態背景下國際貨運代理操作員初入行時的常見問題及對策

李德正 李榮耀 李雪華

【摘 要】本文分析國際貨運代理操作員崗位的要求，指出國際貨運代理操作員在初入行時常犯的錯誤及其原因，論述應對國際貨運代理操作員入職初期常見問題的策略，提出要清楚了解工作職責及流程、厘清常用貿易術語下出口商（托運人）和進口商（收貨人）之間的責任、巧用貿易術語歸類“預付貨”和“指定貨”、明確各主要船公司對SI和電放的要求、提升整合資源和渠道的能力、加強英語聽說讀寫方面的能力。

【關鍵詞】跨境電商 國際貨運代理 操作員崗位

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）31-0161-04

從事國際貨運代理操作員崗位的一般是國際經濟與貿易、國際商務、市場營銷、電子商務、物流管理、商務英語等專業的本科或高職院校的高校畢業生。隨著我國外貿跨境電商的強勢發展，各類進出口貨物的運輸量不斷增加，外貿跨境電商企業對國際貨運代理人才的需求越來越大、要求越來越高，對高校培養“外貿跨境電商+國際貨運代理”應用型人才提出了更高的要求。國際貨運代理從業人員既要掌握國際貿易操作流程及相關跨境電商業務知識，又要具備與貨主、海關、船公司、保險公司、商檢部門等進行有效溝通、協作及聯系的能力，并具備一定的英語溝通技能，才能順利地完成貨運代理工作。這對剛剛從大學畢業新入職國際貨運代理行業的人員既是機遇又是挑戰。本文就國際貨運代理操作員初入行時常見問題進行原因分析并提出相應的對策。

一、國際貨運代理操作員初入行時常見的問題

（一）入職容易入行難，陷入欲速則不達、欲求則不得的困境

近年來，我國國際貨運代理企業如雨后春筍不斷出現，企業對人才的需求呈剛性需求一直居高不下，導致有些企業對從業人員準入的門檻相對較低，所招聘的很多貨代從業人員專業能力及素質普遍不高。此外，很多企業對高校畢業新入職的從業人員沒有進行系統的崗位操作技能培訓，新員工個人基本上入職后在工作中是摸著石頭過河，通過邊學邊做邊總結經驗教訓的方式慢慢入行，運氣好的則有可能得到一些工作經驗豐富的老員工以“傳、幫、帶”方式帶入行。在實務中，很多初進貨代企業工作的從業人員，尤其操作員在初入職時都普遍急于證實自己有能力勝任工作，工作中懷著什么都想看、什么都想學想做的心理。但是，由于初入職，對公司情況不熟悉，不知業務對接部門中誰是領導、誰負責什么，貿然開口問同事又怕被別人笑話，就自己暗自蠻干，由于急功近利，工作上非常忙碌，結果還是不知如何開展，在制作相關單證遇到問題時更不知所措，以致經受入職容易入行難、欲速則不達和欲求而不得之苦。

（二）把不準工作方向，理不清與哪些外部單位對接

跨境電商的快速發展，推動了傳統外貿企業“觸網上線”，加速打造了外貿新格局，而國際貨運代理企業不同于其他企業，其業務崗位主要有：業務員、商務專員、貨代操作員、客服、單證員和財務專員等。國際貨運代理企業業務員日常工作主要是按照公司的營銷計劃及結合自身的營銷方案，維護現有的客戶，開發潛在的客戶群體，簡而言之，就是給客戶報價，為公司攬貨，從而獲得相對應的業務提成。該崗位是公司的重中之重，公司能否良好地發展，絕大部分取決于業務員的業務量完成情況。商務專員日常工作主要是根據公司現有的資源及每月出貨的貨量跟船東洽談及拿取特別費率，同時有意識并積極結合公司銷售員的業務方向開發新的合作船東。貨代操作員，相對其他的崗位而言，其在國際貨運代理企業中的要求是比較專業的，能獨立完成接單、安排訂艙、拖車、報關、提單確認、結算等整票單子的操作，這類人員要具備單證、貨代、報關、報檢、口岸操作、海運集裝箱運輸等一定的進出口貿易知識。一名優秀的貨代操作員，務必有豐富的操作經驗及專業知識，能快速地回復客人的問題及處理突發事情，同時安排好與各船公司、同行、報關行、車隊和倉庫等多方面的協作事宜，能進行有效、良好的溝通與交流。客服主要工作是負責跟客戶進行日常貨物的確認和溝通、跟蹤貨物情況并及時與海外/客戶進行協調和溝通。單證員的工作主要是制作核對SI/HBL/MBL（提單補料、分單、主單）等單證、跟國外客戶/工廠核對單證、協助操作人員完成整個海運操作流程以及跟船公司核對單證等。財務專員主要負責對所代理的貨物進行收付款及開發票，負責每月的對賬及報稅事宜。這些工作崗位職責分明，每個人員各司其職，發揮自己的潛能，但是很多操作員入職前常有一個錯誤的“認知”，即普遍認為貨代企業的主要崗位就是到現場指揮工人裝卸貨物的理貨員，根本沒想到崗位的分工如此細化，以至于初入行從事貨代操作員崗位的新手不清楚在哪個環節該與哪些外聯單位打交道，更有甚者對與公司經常有業務往來的船公司、航空公司不了解，對工作流程不熟悉，對相關的運輸路線也沒有了解清楚，導致工作效率低，嚴重影響公司代理工作的效率。

（三）對貿易術語不熟悉，不清楚貨運代理費及各當事人責任劃分歸屬

很多國際貨運代理操作員初入行最大的困惑是代理不同貿易術語的貨物，對相關費用、各方當事人的責任該如何劃分的問題。例如常見的貿易術語如EXW工廠交貨、FOB裝運港船上交貨、CFR成本加運費、CIF成本保險加運輸、FCA貨交承運人、DDU目的地未完稅交貨、DDP目的地完稅交貨等，對這些貿易術語的理解只停留在字面上，搞不清楚托運人在什么地方讓貨代把貨提走或者把貨裝集裝箱;在哪些環節應該由托運人先行與收貨人進行溝通協商之后才能把工作交給貨代操作員來負責;貨到碼頭后，報檢報關所需的單證、流程及相關的費用收取等工作不懂得去處理，又礙于面子，不想跟同行請教，閉門造車，導致工作不斷出錯誤，嚴重影響了公司代理貨物的流通速度。

（四）對主要航線及國外船公司操作要求不清楚

大部分貨運代理從業人員在大學所讀的專業是物流、國際貿易和貨運代理，學校也大都開設有相關的實訓課，讓學生模仿貨代及貿易間的各種角色進行相關貨物的操作演練。然而，有一部分從業人員在學校專業知識學習上出現學而不精，有一部分從業人員是應用水平低，由此在入職初無法學以致用，理論不能聯系實際，對常見的一些國際海上航線、各航線的港口習慣以及不同國外船公司的操作要求不了解且不主動去了解，從而陷入入職容易但入行非常難的困境。

（五）外語能力差影響工作效率

與國內的公路、鐵路等貨運代理相比較，國際性是國際貨運代理業務的鮮明特色，這就要求從事國際貨運代理的操作員至少掌握一門外語，如英語。在工作中盡管不要求從業人員在英語聽、說、讀、寫、譯等方面樣樣精通，但最起碼也要具備基本的日常英語會話能力。隨著近年來跨界電子商務的發展，外貿企業對貨代企業的期望值越來越高，希望貨代企業能為其貨物的進出口提供一攬子服務，這使貨代企業跨國業務代理日益增加，對貨代從業人員提出了更高的工作要求，即既要有全面的國際貿易和國際運輸方面的專業知識，又要在工作中熟練地用英語處理各類單證、外貿函電、郵件、涉外談判和簽訂對外貿易合同等。然而，實際情況卻是這樣的，初入職的國際貨運代理操作員英語應用能力普遍較差，例如詞匯量過少、難以進行基本日常會話、接到國外進口商或代理的電話時答非所問等，這給工作帶來了很大的障礙。

二、應對國際貨運代理操作員入職初期常見問題的策略

萬事開頭難，好的開端是成功的一半。任何一名優秀的國際貨代操作人員入職初期都會經歷不同程度的困惑，針對原因尋找解決問題的策略很重要。以下根據上述情況提出一些對策。

（一）以開放的心態，清楚了解工作職責及流程

貨運代理操作員剛入職時，心態要放開，首先要對公司的業務范圍、崗位和部門設置情況、各崗位具體的工作職責范圍、崗位之間和各部門之間的業務節點聯系進行詳細的了解;其次弄清楚自己所任貨運代理操作員崗位的具體工作職責、業務流程、內外聯的關系，必要時要書面記錄下來。例如，貨運代理操作員日常的具體工作內容：1.審核客戶委托內容和確認客戶服務要求;2.根據托運委托書進行出口運費報價核算;3.選擇可靠、效率高的承運人，并負責締結運輸合同;4.安排貨物進港進站，等待裝貨;5.提醒客戶報檢報關;6.安排或監督承運人裝貨;7.核對貨主補料信息并確認相關運輸單據;8.跟蹤貨物運輸情況，處理國際貨物運輸中出現的各種突發狀況。剛入職，要完成這些工作，壓力是不可避免的，但如果堅持制訂每天的日工作計劃、每個星期的周工作計劃、每個月的月工作計劃，并且每天都有一個工作小結、每個星期有一個周總結、每個月有一個月的總結和分析，就會很快入行。另外，在工作中，既要勤于行動，也要多觀察、多思考，遇到不會的問題，多虛心向老員工請教及學習。

（二）厘清常用貿易術語下出口商（托運人）和進口商（收貨人）之間的責任

常用的貿易術語有EXW（工廠交貨）、FOB（裝運港船上交貨）、CFR（成本加運費）、CIF（成本保險加運費）、FCA（貨交承運人）、CPT（運費付至）和CIP（運費、保險費付至），這些貿易術語書面規定進出口商之間的交貨責任、費用劃分與實際操作的劃分有差別，這給新入職的貨代操作員的工作帶來一定的難度，因此貨代操作員入職之初不能照搬貿易術語的字面解釋來工作，而是認真弄清楚實際操作中進出口商的具體責任及費用劃分情況，這樣才能更好地開展工作。例如，貿易術語EXW工廠交貨，托運人（shipper）交貨義務是在工廠把貨交給收貨人（consignee）或者收貨人指定的貨代操作員幫助提貨或裝貨，貨物從離開工廠后到目的港（地）的費用全部由收貨人支付給貨代公司，這些費用包括出口國國內費用、貨物從國內到國外的運費和到目的地國內費用;貿易術語FOB船上交貨，書面的解釋是出口商只要把貨物交到船上就完成了交貨的責任和義務，但是在實際工作中，由于托運人是無法靠近碼頭、靠近船的，因此托運人交貨地點有兩種情況：一是如果貨物是拼箱貨（LCL shipment），就把貨交到收貨人或貨代人員指定的倉庫;二是如果貨物是整箱貨（FCL shipment），就要按照船期，自行安排拖車到工廠裝柜，到碼頭后開始安排報關;FCA貿易術語下是指托運人要把貨交到指定的倉庫或者碼頭堆場并承擔送貨的相關費用，其他后續的報關包括拼箱、目的港清關所需的相關單證及海運等產生的費用都是由收貨人承擔;CFR、CIF、CPT和CIP貿易術語下的貨物，托運人需要按照跟收貨人協定好的交貨期，委托自己指定的貨代幫租船或者訂艙安排裝運，并支付包括從工廠到目的港的相關出口國國內費用和國際海上貨物運輸的費用，CFR和CPT術語下還必須在開船前發裝船通知提醒收貨人安排購買相關的貨物運輸保險，CIF和CIP下托運人需要辦理貨物運輸保險。

（三）巧用貿易術語歸類“預付貨”和“指定貨”，理順貨代工作職責

不論是跨境電商進出口還是傳統外貿進出口，在實際工作中，國際貨運代理企業把所代理的貨物分為“預付貨”和“指定貨”兩類，并按照這兩個類別的貨物向委托人收取不同的貨運代理費，因此國際貨運代理從業人員初入職時首先要弄明白“指定貨”與“預付貨”的區別才能順利地完成代理工作。貨代企業所謂的“指定貨”是指到付貨即海運費/空運費到付的貨物;“預付貨”是指海運費、空運費預付的貨物。為了更好地記住“預付貨”和“指定貨”的區別，國際貨運代理人可以通過貿易術語中運費支付方來記憶，即貨物所采用的貿易術語中的運費是出口商支付的如CFR、CIF、CPT和CIP就屬于“預付貨”;進口商支付運費的如EXW、FCA和FOB則是“指定貨”。弄清楚“指定貨”和“預付貨”的區別后，在給委托人或國外代理報價時，就不會漏報一些實際存在的費用，才能為進口商或出口商提供更好的代理服務。“指定貨”的船期及相關的運費是由進口商（收貨人）委托的海外代理或他自己來確認及支付，出口商不需要幫進口商確認船期。因此，貨運代理操作員在接受某一位出口商的委托時，首先要問清楚是用哪一個貿易術語以便明確各當事人的責任和費用劃分。例如，EXW、FOB、FCA貿易術語下屬于“指定貨”，貨代需要做的工作有：一是要問清楚貨物量的大小以便確定貨物是拼箱裝還是整箱裝，如果是拼箱裝則給托運人簽發分運單，如果是整箱裝則給托運人簽發主運單;二是要問清楚貨物是普貨或是危險品類的敏感貨，如果是后者就需要出口商提供物料安全數據表;三是收到出口商（托運人）的委托后，為了保護自己的利益，安排貨物的出口裝運之前，再次把船期及費用與進口商（收貨人）或進口商海外代理確認，防止日后出現糾紛，有理說不清;四是處理出口商（托運人）電放貨物卻又不提供蓋章的電放保函原則是要求進口商（收貨人）提供蓋章的電放保函，并且要求出口商（托運人）不管貨物是否已裝船都有義務把訂單（合同）的詳細資料提供給貨運代理，否則貨運代理或者船公司都有權利拒絕簽電放保函給收貨人即不得把貨交給收貨人;五是貨代在收到代理的拼箱指定貨物后，分運單上的托運人和收貨人這一欄填寫的是真實的發貨人和收貨人，主運單上的托運人這一欄填寫的是貨代公司，收貨人這一欄則填寫國外貨運代理公司。

（四）明確各主要船公司對SI和電放的要求

國際貨代操作員入職初想盡快入行還必須明確如APL（美國總統）、OOCL（東方海外）、MSC（地中海）、MSK（馬斯基）、EMC（長榮）、HMM（現代商船）、STX（韓國泛洋）、ANL（澳大利亞國航）、YML（明陽）等一些知名國外船公司的操作要求。對船公司操作的了解最關鍵的是掌握船公司對SI（提單補料）和電放的要求。SI提單補料是指托運人（或貨代）向船公司提供貨物的詳細資料（Shipping Information簡稱SI補料），SI其實就是提單（Bill of Lading）上的各項內容，包括托運人和收貨人的資料、柜號、封號、毛重、總立方數、嘜頭、貨描等內容，貨代需要這些資料來制作提單。在實務中，補料要按照L/C（信用證）或收貨人的要求來做，并給出正確的貨物數量以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。電放是船公司根據發貨人要求出具的無貨權憑證的提單，一般為復印件。電放（Telex release/Surrendered B/L）是指出口貨物比外貿單據提前到達進口方，進口方為了不用支付貨物在港口停留而產生滯港費用而想先行提走貨，從而要求賣方至電船公司，然后憑賣方出具的準予買方先憑副本提單提貨的電文（傳真或電傳）先行提貨的行為。電放保函則是船公司為了避免承擔電放而造成的貨物丟失的責任（主要怕冒名收貨人提貨）會要求發貨人出具的一份書面保證，證明貨到目的港后，收貨人不持正本提單只有復印件也可以提走貨物，并且收貨人提走貨物后，不管托運人后來是否能收到貨款，船公司都不用負責任。在實務中，不同的船公司對SI和電放的要求不同。APL（美國總統）的要求：1.貨代公司提供一次性SI（提單補料）;2.電放需回寄蓋shipper（托運人）章的正本保函;3.做SWB BL（海運單）需回傳蓋shipper章保函的掃描件;4.可以目的港出單，回傳蓋shipper章保函掃描件即可。OOCL（東方海外）的要求：1.托運人務必提供一次性SI，務必用OOCL的格式來補料，否則拒收SI;2.托運人提供SI后，如果海關要查柜，則需更改B/L（提單）上面的SEAL（封號），憑海關出具的查驗通知單，可以免Amd charge（修改費）;3.務必提供HS CODE（海關編碼），可以不顯示在提單上（由客人決定）;4.一些港口是可以做SWB的，但是在補料時需提供付款保函（OOCL提供格式）給到上家，補料后，一出SWB BL COPY（海運提單復印件），只要貨到目的港，Consignee（收貨人）可以隨時提貨，即SWB（海運單）的風險是托運人或船公司無權扣貨，對于沒收到貨款的出口商（托運人）不建議使用，如做電放的話，可以hold（扣）貨;5.目的港國外貨運代理的資料是否需要顯示在B/L（提單）上必須注明，否則默認顯示;6.電放要求，憑貨代公司回傳電放保函的掃描件即可電放。MSC（地中海）的要求：1.一次性補料;2.2013年1月1日起改單費為RMB300+USD40;3.電放需回寄電放保函正本以及shipper背書的正本BL才能安排電放;4.SI上的shipper務必與訂艙提供的shipper一致，否則影響出單，shipper不能是同行，如是同行務必是具有NVOCC資質的方可;SI的要求務必提供托運人、收貨人、通知方的姓名、地址、電話傳真號，如果有多個HS CODE（海關編碼），需提供每個HS CODE對應的件數、毛重、體積，這些信息MSC必須顯示在提單上。MSK（馬斯基）的要求：1.一次性補料;2.可以目的港出單，回傳蓋shipper章保函掃描件即可;3.電放需回傳蓋shipper章的正本保函才能電放;4.改單費為480元人民幣。總之，每個船公司都有不同的要求，但只要在工作中勤于總結，一切都迎刃而解。

（五）加強業務學習，增加自信心，提升整合資源和渠道的能力

由于車、船、飛機等運輸工具對國際貨運代理企業的日常經營非常重要，因此國際貨運代理企業要想立于不敗之地，取決于公司貨代員能否對公司的功能、內外部資源等進行有效的整合及創新。作為國際貨運代理操作員，入職后要從以下方面提高工作能力：一是在跨境電商進出口實務操作中，必須熟悉跨境電商平臺操作技巧，工作中要理論聯系實際，在操作中多觀察、多總結，盡快熟悉本職工作流程及所需的技能;二是本著雙贏的原則，學會在強勢的承運人（船公司）和托運人（出口商）這兩者之間取得平衡;三是學會最大限度地整合內外部的車隊、倉庫、海關商檢、海外代理等方面的資源渠道，例如受廣西橫州某出口商委托代理CIF術語下一批水泥到阿聯酋的迪拜，裝運港是防城港，在國內運輸這一程，如果能找到裝貨到橫縣準備空車返回裝運港（地）的車隊來把這一批水泥運到裝運港（地），那么國內運費就少很多，貨代企業就能最大限度地賺取自己的那一份利益，這也是貨運代理操作員代表貨代公司在整合資源方面所展示的魅力和生命力。一個國際貨運代理企業，它的貨代人員越善于整合資源，它的渠道就越廣，所擁有的競爭優勢就越多，處理問題的能力就越強，為托運人提供的服務就越經濟、高效及優質。此外，作為貨代操作員，無論何時何地都要做到誠實守信，恪守職業操守，持開放的心態，培養商業洞察力，這些不僅是作為貨代操作員事業成功的隱性因素，而且對任何一家國際貨運代理企業的經營發展同樣十分重要。

（六）切實加強英語聽說讀寫方面的學習，提高溝通能力

在跨境電商進出口實務操作中，國際貨代操作員屬于中間人位置，許多工作是通過平臺系統操作完成，工作中除了與國內港口操作代理、海關商檢、卡車公司、港務局等部門進行廣泛的聯系，很多時候還必須與國外的進口商（收貨人）或者國外的貨運代理用英語進行口頭和書面的聯系，日常工作還必須接觸一些外貿單證。貨運代理從業人員工作中用到的英語涉及面廣、專業性極強，包括國際貿易與國際貨代專業術語、付款方式、運輸方式、外貿單證制作、運輸保險、報關報檢、多式聯運和物流與供應鏈等方面在內的專業英語。為了切實提高英語應用能力，可以從以下方面入手：一是歸納并熟記工作中常見的一些縮寫意思及常用表達，增加專業詞匯量及熟悉專業表達方式，例如：ETA（estimated time of arrival預計船舶到港時間）、ETD（estimated time of departure預計船舶離港時間）、SI（shipping information補料）、D/P（document against payment付款交單）、FPA（free from particular average平安險）、QTY（quantity數量）、more or less（增減）等;二是多看有中英文字幕的影片、名人演講、反復聽哈佛大學每年向全球發布共享的公開課;三是要弄清楚外貿合同、信用證文件、提單等主要單據的作用以及這些單的中英文意思;四是堅持每天聽英語和背適量的單詞。提高英語聽說讀寫能力、掃除外語溝通障礙不可能一朝一夕就能達到，需要每一名國際貨代從業人員長期堅持。

由于新冠病毒肺炎疫情在全球的影響，國際市場需求萎縮，我國外貿企業原有出口訂單短期內被大量取消，外貿出口從線下轉向線上交易已成趨勢。阿里巴巴倡導的e-WTP將有助于大幅降低國際貿易壁壘、交易成本、物流成本等，讓全球的采購商與供應商、買家與賣家足不出戶就可以自由暢通地實現“全球買、全球賣”，許多國際貨運代理業務已經從過去的線下轉向線上跨境電商平臺、或線上線下混合型操作。因此，剛從高校畢業走上國際貨運代理工作崗位的從業人員一定要在工作中不斷地學習和總結，不斷地提升業務能力，才能為委托人提供優質的代理服務。

【參考文獻】

[1]屠立昆.國際貨運代理行業新業態背景下人才供給側改革的探究[J].納稅，2018（8）.

[2]黃冰婷.國際貨運代理實務課程改革及設計研究[J].中國管理信息化，2021（2）.

[3]金鑫.探析提高國際貨運代理人才競爭力的途徑[J].中國商貿，2011（9）.

注：2020年度廣西高等教育本科教學改革工程重點項目“基于e-WTP視角下校企合作共育外貿跨境電商應用型人才的研究與實踐”（2020JGZ175）

【作者簡介】李德正（1966— ），男，廣西欽州人，南寧師范大學師園學院副教授，研究方向為國際貿易、跨境電商等;李榮耀（1994— ），男，廣西欽州人，跨境電子商務師，全國跨境電商崗位培訓師，南寧師范大學師園學院學工處干事，研究方向為跨境電商、國際市場營銷等;李雪華（1996— ），女，廣西欽州人，全國跨境電商崗位培訓師，新媒體運營師，華東政法大學在讀碩士研究生，研究方向為社會企業、基層治理、電子商務等。

（責編 羅汝君）