新時代文書檔案信息數字化的發展趨勢

李琴 鞠海濤

摘 要：隨著航天強國戰略的不斷推進，新時代航天行業文書檔案的不斷發展，互聯網技術的不斷提高，文書檔案信息數字化在航天檔案精細化管理中愈發重要。本文以北京某研究所為例，探討了文書檔案信息化的成效，提出文書檔案信息化目前存在的主要問題，以及將來的實現途徑。

關鍵詞：文書檔案;信息數字化

1.引言

新時代檔案信息數字化技術深刻影響著航天行業檔案的發展。對航天研究所而言，信息科學技術的發展能帶動研究所整個管理上的轉變，信息化建設已成為研究所追求航天更高目標、創造航天企業更高價值的助力器。涉密檔案是研究所科研生產的歷史記錄，是航天企業最重要的信息資源，文書檔案是涉密檔案的一種，文書檔案的管理水平直接影響著企業整個檔案管理的質量。文書檔案信息化建設是借助計算機技術促成文書檔案信息資源的整合，從檔案紙質管理向檔案信息數字化管理為主要形式，并以大數據、云端保存和最終提供電子檔案利用為主的新時代實踐。在此背景下，文書檔案信息化的發展現狀及趨勢值得我們密切關注。

2.文書檔案信息化的成效

以北京某研究所文書檔案為例，為適應數字化時代的發展趨勢，積極推進館藏檔案數字化建設，以數字化、網絡信息技術為手段，使文書文件從傳統的紙質版向電子文件存儲、查閱轉換，實現文書檔案的數字化，此舉拓寬了檔案管理者思路，改進了檔案管理人員工作方法，提高了檔案管理人員工作效率，實現了更好地為航天企業科研生產服務的目標。

2.1 提高文書檔案人員效率，降低文書檔案管理成本

文書檔案信息化建設能夠有效節省文書檔案形成工作中檔案人員的時間成本，利用計算機簡化整理、檢索、查詢、借閱、歸還等流程，使信息資源得到更充分利用，有利節約科研費用，降低科研成本，提升檔案人員辦公效率，促進此研究所快速發展。

2.2 更高效地管理文書檔案信息資源

文書檔案忠實地記錄了此研究所的發展歷史，對所的可持續發展具有重要的作用。實行文書檔案數字信息化建設，將有效管理紙質文書資源，檔案數字化轉換加強了對紙質載體的保護，尤其對歷史悠久的紙張的保護，減少反復借閱、翻看對原件造成的傷害，降低紙質文檔可能被損壞、丟失的風險。通過現代化掃描技術、修圖技術、光盤技術的應用，減少檔案庫房的面積，保存海量的信息。

2.3 促進文書檔案資源利用，支持檔案部門領導的管理

通過院大集中綜合業務協調辦公系統與文書庫房、文書庫房與綜合檔案查詢系統相結合的情況，可以提高文書檔案信息的利用率。紙質檔案顯性知識的獲取相對容易，但電子檔案更利用用戶挖掘和獲取檔案隱性知識，有效的文書電子檔案管理有助于積累、沉淀、傳播和交流知識，提高了文書檔案自動化程度及流通速度，實現了此研究所檔案信息資源的高效開發利用和集中統一管理，為科研生產提供重要的信息支持。

3.文書檔案信息化目前存在的主要問題

3.1 綜合檔案查詢系統與院大集中綜合業務協調辦公系統沒有鏈接

綜合檔案查詢系統是此研究所的檔案管理系統，院大集中綜合業務協調辦公系統產生文書電子文件，兩系統間文書數據的共享難以轉換，很大程度上造成了文書電子檔案不能有效對接，目前此研究所文書電子檔案為紙質檔案數字轉換，無原生電子檔案，導致歸檔率不完整，影響文書檔案信息資源的有效利用。

3.2 對文書檔案信息化建設的推動力度不夠

此研究所對文書檔案信息化建設的重視不夠，文書檔案工作是由別的部門工作人員兼任，數字化轉換工作由檔案工作人員兼任，缺乏專職的文書檔案工作人員，對文書檔案個性化需求缺乏專業理念，數字化轉換實施過程中缺乏針對性。

3.3 文書檔案信息化建設缺乏長遠設計

文書檔案與航天產品、合同經營檔案等不是一個統一的管理整體，檔案工作存在一定的聯系，但又是獨立的工作，而文書電子文件應是其內容、背景（上下文）與結構的統一體。此研究所文書檔案信息化建設目前缺乏長遠規劃，缺乏頂層設計，缺少既懂文書檔案管理，同時掌握新時代電子信息技術的復合型人才。

4.文書檔案信息化將來的實現途徑

4.1 主管所領導重視并與航天型號等檔案數字化建設同步發展是關鍵

所館藏檔案信息化建設離不開主管所領導的重視與支持。文書檔案數字化建設需要大力投入人力、財力和物力，所領導需將文書檔案信息化建設納入所信息化建設總體規劃，樹立全新的檔案資源信息化理念，通過加大數字設施、數字設備投入力度，通過加強對檔案工作人員專業素質的培訓，為文書檔案信息化建設創造條件，與所科研生產相互促進，最終真正發揮出文書檔案最佳專業效果。

4.2 文書檔案人才建設是根本

數字時代，文書檔案信息化前景很大程度上取決于文書檔案相關工作者的信息化素養和業務水平?！耙匀藶楸尽钡脑瓌t，兼顧培養檔案管理人員的計算機技術技能。研究所需定期組織檔案工作人員進行參觀學習，大力宣傳、推廣、教授如何利用數字檔案館查找檔案信息資料，提高檔案工作人員的信息化水平，從而使其消除畏難的情緒，了解數字檔案館，從實際操作中體驗到數字檔案館的優勢。檔案工作人員掌握新時代檔案新知識、新技能，更能保證知識儲備和職業技能能滿足數字時代的需要。

4.3 健全各項符合保密的檔案規章制度和標準是保障

此研究所館藏文書檔案數字化建設給檔案工作者帶來快捷、方便和高效管理，也將文書檔案的信息安全管理問題提上日程?，F有文書電子文件有形成、流轉、收集、鑒定、歸檔和銷毀、保密、安全管理與責任追究制度，在檔案信息化、數字化建設過程中，每一個檔案工作人員還應注意歸檔的文書電子文件材料的技術處理問題、嚴格文書電子檔案的歸檔管理、健全文書電子檔案管理的檢查審核制度、文書電子檔案鑒定環節應明確、加強對文書電子文件保護環節的重視、以及文書電子檔案利用環節等流程都要做到保密制度先行，保證文書檔案管理行為在任何時候都符合保密安全在開展。對運行的電子文書的處理需依靠更完備的檔案規章制度、標準和文書檔案管理人員的責任意識和防范意識，必須采取有效措施杜絕安全保密隱患，保證電子電子檔案的可靠性，通過技術與管理雙管齊下，確保文書檔案網絡傳輸及文書檔案數據庫的安全。

5.結束語

新時代將數字化、信息化科學技術融入此研究所檔案管理工作中，是數字檔案館建設發展之需要。檔案數字化、信息化只有轉變傳統的檔案管理模式，再造新流程，適應新變化，夯實制度、標準建設的基礎，建設數字檔案館，融入所信息化管理才會有出路。作為一名兼職文書檔案工作者，從自己的角度對存在的問題提出解決建議，希望可以優化對文書檔案的管理和使用，真正為科研生產提供優質服務。

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