大數據背景下關于檔案管理的探討

陳艷

摘 ?要：檔案管理是事業單位的重要工作內容，能為事業單位各項工作的運行制度、實踐流程提供寶貴信息記錄，推進事業單位對外經營項目的 順利開展，提升事業單位的整體工作成效。大數據時代，事業單位要為檔案管理工作提供必要信息處理技術，使檔案信息數據明確化、工作規范化。對 此，單位員工要結合大數據時代背景下的檔案管理實踐現狀，分析大數據時代背景下檔案管理的實踐方向，提出科學可行的檔案管理實踐路徑。

關鍵詞：檔案管理;大數據時代;升級;優化

引言

檔案管理工作在多年的發展中很難受到人們的重視，因此發展速度受 到了不利影響，發展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔 案中記錄的信息十分重要，因此國家應該更加重視對檔案的管理。現如今， ?大部分地區的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對檔案 進行管理都是以人工的形式進行， ?人工的工作方式可能會導致管理檔案的過 程中出現失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質量， ?發揮檔案管理的作用，負責檔案管理工作的部門應該加強信息技術與檔案管 理工作的結合，使用信息技術解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相 較于傳統的管理方式具備更多優勢，有利于促進信息的共享。

1 當前檔案管理工作存在的問題

1.1 ?檔案管理水平有待提高

目前檔案管理工作中，雖然檔案管理體制機制比較健全，但更多是 針對傳統載體檔案和比較簡單的電子文件管理，檔案的收集、管理、開發 利用也多以傳統形式存在，并未構建起健全的新時代信息化現代化檔案管 理機制。特別是經濟欠發達地區，檔案管理現代化整體水平不高，尤其是 針對大數據、云計算、移動網絡、區塊鏈等技術背景下產生的大量政務活 動記錄缺乏統一有效的現代化檔案管理規范和措施。與此同時，隨著信息 技術的飛速發展，信息技術的便捷優勢使得人們獲取信息的渠道更加多樣 化，使得處于傳統檔案管理形式下的檔案信息開發利用工作顯得滯后。同 時，各級機關、企業事業單位、綜合檔案館、專業檔案館存量檔案數字化 工作開展不充分、不平衡，在新舊管理載體轉換、利用方式更新的道路 上，還有大量工作亟待推進。

1.2 ?檔案管理信息化系統發展尚不成熟

檔案管理信息化進程在不斷推進，但其實這個技術并不成熟，目前 還沒有一個完整的系統，兩者還沒有很好結合。檔案資源的管理和使用都 需要一個全面的資源平臺，但目前而言，檔案管理信息化系統發展尚不成 熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務咨詢和材料證明的作 用，在實際的使用和服務上都缺乏創新性的突破，造成檔案管理工作僅停 留在表層以上，缺乏開發與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務工作 無法全面鋪開。

1.3 ?人員能力不足

在檔案管理工作實踐中，檔案管理人員作為落實各項工作要求的重 要組成，需要對檔案信息進行現代化辦公技術的準確處理，以保障檔案信 息數據的快速歸檔和無用信息清理安全。而當檔案管理工作轉向技術層面 時，則需要檔案管理人員存在與時俱進的思維能力，助力于檔案管理工作 的轉型規劃，推進大數據技術更好地運用到檔案管理體系中，進而不斷提 升檔案管理工作成效。但從當前檔案管理工作實踐現狀來看，多數事業單 位都能夠與時俱進，推進大數據技術在檔案管理工作中的運用，但部分檔 案管理人員缺乏檔案管理信息數據化能力、數據化思維，使檔案管理工作 止步不前，影響大數據技術在檔案管理工作中的良好運用效果。

2 大數據時代背景下的檔案管理實踐方向

2.1 ?樹立新的檔案管理服務理念

在檔案管理過程中，檔案管理服務是人工操作重點。在大數據時代 背景下，檔案管理工作的實踐，需要樹立新的檔案管理服務理念，以良好 的理念來提升檔案管理人員服務認知度，使其在大數據的支撐下，為事業 單位各項工作的實踐提供精準有效的信息數據服務。檔案管理工作要樹立

新的檔案管理服務理念，本著一切為事業單位利益為準的原則開展工作， ?并在檔案管理工作實踐中做到耐心、細心、熱心、專心，提升檔案管理工 作在各項工作中的實踐力度。檔案管理人員要在工作中運用大數據技術思 維，不斷促進檔案管理的精準化運作，以開放性的管理服務模式，提升檔 案管理服務滿意度，并以檔案管理優質性服務模式，致力于事業單位的全 面性發展。事業單位要增強人員在工作狀態中的服務意識，使他們的工作 服務理念深入人心，推動檔案管理工作流程下的大數據技術服務應用。

2.2 ?加強檔案管理隊伍建設

人才是檔案事業發展的內在動力。做好大數據背景下的新時代檔案 管理工作，應該建立思想素養高、專業能力強的專業隊伍。應該從檔案工 作長遠發展和滿足檔案管理現代化現實需求兩個角度，通過選調、招考等 方式積極引進人才，特別專業對口，既懂計算機、又懂檔案管理的專業化 人才，解決現有檔案干部隊伍專業人才不足、結構不合理、年齡老化等問 題。同時，還應針對現有檔案管理人員實際，科學組織開展相關業務知識 培訓，可采取基于工作現實狀況開展相應的干訓結合活動。提升現有人員 的檔案業務水平、計算機應用水平、檔案管理系統運用水平、電子檔案管 理水平。通過引進人才和提升現有人員水平兩方面，協調推進檔案干部隊 伍建設，促進其業務能力和綜合素質的提升。

2.3 ?建立健全檔案規范體系

要想在信息化時代使用信息技術做好檔案管理工作，健全的檔案規 范體系是一切工作的基礎，能夠統一管理工作的各項標準。在傳統的管 理工作中有很多缺陷，管理工作質量較低，檔案管理工作的作用沒有得 到充分發揮，現如今，檔案管理工作缺少統一標準，信息化技術的覆蓋 不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規范體系，提高檔案管理 工作的質量。

2.4 ?對檔案管理的軟硬件設施進行更新

我們需要更新檔案管理的軟硬件設施，這樣才能提高檔案管理的質量 和效率，從而將重要的內容得以保存，減少問題的出現，現代化的設備能 夠實現更好的效果，全面進行管理，并且能夠應對各種問題和困難，達到 更好的效果，使得重要的內容得到準確的保存。在實際的發展中，檔案管 理人員需要學會熟練的操作相關的設備，還需要對軟硬件設施進行及時的 更新，這樣就能保障數據的完整性，還可以進行分類整理，提高檔案管理 的水平。

結束語

檔案管理要立足于檔案管理過程中存在的不足，推進新的檔案管理思 維和技術應用，升級檔案管理工作模式，發揮檔案管理人員在事業單位整 體工作的重要作用，助力事業單位綜合競爭能力的提升。因此，在事業單 位發展進程中，要重點關注檔案管理工作的實踐，明確檔案管理與各項工 作的關聯，推進大數據技術的檔案管理應用，構建檔案管理數據庫和工作 數據信息庫，實現檔案管理的信息化、數據化發展模式。

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