當前事業單位檔案管理工作的現狀及措施

周杰 代偉

摘要：檔案管理是事業單位日常工作的重要內容，隨著時代的發展，傳統的檔案管理模式已經不能不能適應事業單位發展的需要，需要更新管理理念，改進檔案管理方法，解決當前事業單位檔案管理工作中的問題，促進檔案管理的轉型升級，為事業單位的發展提供可靠的歷史記錄。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;措施

引言

在我國各行各業中檔案管理工作在社會快速發展的背景下發生了較大地變化，檔案數據的增加、檔案信息的多種多樣，以及計算機大數據技術的成熟，傳統檔案管理的模式、制度已經逐漸被淘汰，已經較難滿足當前快速發展的社會對檔案管理的要求;在這樣的形勢下，新時期的檔案管理部門工作需要有創新意識。

1當前事業單位檔案管理的現狀

1.1檔案管理制度不夠完善，管理比較混亂

一些事業單位檔案管理制度不健全，很多人員存在錯誤觀念和認識，覺得檔案信息一旦歸檔，想要調取、利用非常麻煩。很多文件檔案無法實現及時有效的歸檔處理，面臨丟失、遺漏等問題。一些事業單位對檔案工作重視不夠，沒有嚴格按照相應的流程和標準進行管理。有的沒有科學合理的檔案管理體系的約束，使得檔案管理工作規章制度沒有得到認真的貫徹落實，檔案管理工作較為混亂。雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找起來就好比海底撈針，十分困難。

1.2檔案管理隊伍建設有待于加強

就目前事業單位的檔案管理實踐來看，檔案管理工作人員的素質及能力并不符合新時期的要求，檔案管理工作隊伍仍需進一步加強。一方面事業單位的檔案管理人員數量仍有所欠缺，檔案資料越來越多，檔案管理方面的工作量越來越大，然而檔案管理人員的數量并未增加，甚至有不斷減少的情況，這種形勢下必然會導致檔案管理人員的工作壓力比較大，影響工作人員在檔案管理中的充分投入，從而會影響檔案管理工作的質量及水平。另一方面事業單位檔案管理人員的能力及素質不夠理想，缺乏對現代化檔案管理技術及手段的掌握，對于信息技術的掌握比較欠缺，不符合檔案管理工作對人才的要求，在檔案管理中的投入效果不理想。綜合這兩個方面，在新形勢下的事業單位檔案管理中的人才基礎不夠堅實，使得檔案管理工作的開展缺乏人才支持與保障，影響檔案管理的最終效果。

1.3信息化建設推進緩慢，檔案管理效率偏低

網絡技術的運用能夠有效提高檔案管理效率，促進檔案管理作用的發揮。事業單位檔案信息化建設工作隨著信息技術的普及而全面啟動，但從進展的速度和取得的成效來看還不明顯，還存在著建設推進緩慢的問題。一方面對于檔案信息化建設的要點把握不準，沒有從系統化建設的高度來看待信息化建設問題，在信息化建設的組織機構、技術手段、系統應用方面還有待加強。另一方面對于檔案信息化建設的投入無法滿足信息化建設的需要，在人員、設備、技術等方面還缺少有力支持。此外，缺少符合事業單位特殊地位的檔案信息建設評估體系，缺少有效監督，建設進度及質量難以保證。

2當前事業單位檔案管理的措施

2.1提高全員檔案管理意識

首先，事業單位的主要領導干部一定要從思想上高度重視對檔案的科學管理。領導重視是檔案管理工作科學規范開展的重要保障，因此，領導干部要帶頭樹立加強檔案管理的責任意識。要把檔案管理工作納入單位的年度工作計劃，并貫穿于日常工作的總體部署。單位各部門要加強與檔案部門的協調配合，做到檔案信息互通有無，形成檔案管理合力，確保文件收集的完整性、規范化。其次，要切實加大對檔案管理的宣傳教育力度。宣傳方式可以是多渠道、多形式的，比如在單位定期組織召開有關檔案管理工作的專題會議，研究謀劃如何推動檔案管理工作;加大國家、省以及地方檔案法律法規的宣傳，確保單位全員都能知曉并熟悉檔案法規;不定期舉辦檔案專題教育培訓班、檔案知識競賽等。

2.2創新檔案管理模式

想要確保新時期事業單位檔案管理工作順利開展，事業單位應更新檔案管理思想，創新檔案管理模式，重視檔案管理信息化建設，實現檔案信息化管理，提升管理水平和效率。應加大對事業檔案管理工作的資金投入，為事業單位配備較為齊全完善的硬件設備和軟件系統，建設相關的信息化檔案管理平臺。只有對這些基礎設施進行全面升級、改造和優化，才能保證事業單位檔案信息化建設的有效推進，保證檔案信息具有安全性、穩定性、可靠性。還應根據網絡信息技術的發展變化，對檔案管理系統軟件和硬件及時進行優化和完善。通過檔案管理信息化操作，不僅能夠有效地節約人力、物力資源，還可以提高實際的檔案收集、整理、保存和利用效率，促進事業單位檔案管理工作的發展。

2.3加強檔案管理隊伍建設

一方面，事業單位需要積極引進檔案管理人才，通過引進高素質檔案管理人才，不斷充實檔案管理隊伍，使檔案管理工作中具有充足的人才資源，為檔案管理提供人才支持。另一方面，對事業單位的檔案管理人員，需要積極加強培訓教育，主要就是對檔案管理人員進行業務能力的培訓，使檔案管理人員可以掌握現代化的管理技術及方法，豐富其檔案管理理論知識，以實現檔案管理人員整體能力及素質的提升。同時，還需要加強檔案管理人員的職業素養培養，增強檔案管理人員的責任心，使其在檔案管理工作中更積極投入，對檔案管理工作不斷探究，為檔案管理創新及效果的提升提供真正的人才支持與保障，滿足檔案管理的實際需求。

結語

對于目前事業單位檔案管理工作中存在的問題進行及時的解決，進而實現事業單位檔案規范化與標準化建設走向更高質量，全方位提升事業單位檔案規范化建設的水平，為事業單位的長遠發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]李瑩.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].科技風，2021（15）：263.

[2]林俏瑾.行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略探析[J].蘭臺內外，2020（25）：345-346.

[3]於欣穎，韓麗麗.加快檔案信息化建設創新檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（08）：100-101

[4]武晉梅.機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策[J].文化產業，2021（14）：289-290.

[5]武晉梅.機關事業單位檔案管理工作的難點及解決對策[J].文化產業，2021（14）.