企業項目檔案管理常見問題及對策探究

張穎

摘要：企業項目檔案是對項目發展歷程的真實記錄，從項目立項、建設到完工驗收整個階段的資料，都形成了檔案。項目檔案的存在對于日常管理工作有很大的依據和借鑒作用。但是在實際工作中，項目檔案管理還存在一些問題，原因比較復雜，需要合理解決。基于此，文章論述了企業項目檔案管理的常見問題，并分析導致問題出現的原因，最后提出解決這些問題的有效方法。

關鍵詞：企業項目檔案管理;問題;原因;對策

1引言

面對新經濟常態的發展，企業的發展運營也面對更大的壓力。而隨著企業發展中各個項目的占比增加，項目檔案作為完善業務體系的重點內容，在日常管理中占據特殊作用。項目屬于企業與行業發展的特殊內容， 十分復雜，所以對其的檔案管理也十分關鍵，這項工作對于企業發展有積極意義。

2企業項目檔案管理常見問題

一是管理制度不健全。企業在項目檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于項目檔案收集范圍責任主體的界定不明確，這可能導致追責時無法確定責任人;項目檔案方法標準不全面，使得獲得的項目檔案內容存在一些差異性，難以統一儲存;項目檔案形式不統一，同一介質的文件有多種形式，導致重復項目檔案處理，造成資源的浪費;制度不能及時更新，無法適應企業發展的需求。二是與時代發展步伐不匹配。在企業發展規劃中，首要發展的是業務、科研等方面，對于項目檔案管理的資金投入較少，注入的精力也較少，這就導致項目檔案管理工作進度無法與業務工作進度相匹配，存在一定的滯后性。特別是在數字經濟時代下，企業也積極使用信息技術進行管理，但打造的信息化項目檔案管理機制存在不足，與時代發展步伐不匹配。

3企業項目檔案管理常見問題的原因分析

3.1對管理人員的要求高

這項工作的專業性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關專業理論知識水平和業務能力，還要有較高水平的信息化水平，能夠有效處理項目項目檔案工作，同時要求工作人員對于企業的工作有所了解，知曉所有的項目檔案類型和特點。但實際上，相對于企業中的人員來講，企業檔案管理人員在項目檔案的信息化處理方面的技術水平較差，無法保證順利進行企業項目檔案管理。

3.2人為因素的影響

由于項目檔案本身的特殊性，其形成、歸檔和管理操作是在應用過程中完成的，其中的檔案信息大部分經批準是可以查詢的，部分檔案信息還支持共享。但是在管理過程中，很多檔案信息可以人為修改，影響到信息的安全、完整和真實性，尤其是檔案人員流動性較大的情況下，如果做不好工作的交接，很容易因此導致項目檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，難以準確判斷檔案資料的真實和原始性。另外，還有部分違法人員比如黑客等，可能對檔案系統進行攻擊，以獲取想要的檔案信息，這樣也威脅到項目檔案的安全性。

3.3信息化水平不高

當前多媒體技術的發展十分快速，這使得項目檔案面對的技術環境因素更加復雜，逐漸出現信息化管理模式。但因為一些因素的影響，特別是檔案的存儲必須借助特殊的設備進行，包括對信息的讀取和傳輸也需要利用特定設備實現，使得檔案管理的信息化水平不高，與實際需求不匹配。同時電子文件結構更加復雜，信息來源和形式都多樣化，成為一種集合體，處理有一定難度。比如在字處理文本上，工作人員可以直接進行簽字，或者直接聲音批示，按照不同處理方法放置到不同的數據庫或載體中。

4解決企業項目檔案管理常見問題的有效對策

4.1完善項目檔案管理制度

企業需要借助完善的制度推動項目的發展和應用水平。在信息化技術的支持下，要求管理人員認識到項目的重要性，認識到其對于檔案管理的重要性，掌握先進的管理技術，知曉如何對項目檔案進行處理，以提升工作效率和積極性。項目要建立一套切實可行的管理制度，為相關工作的開展奠定理論基礎。同時要密切關注監管機制的建設，借助信息化平臺的應用，實現對檔案操作的動態監管，促使制度落到實處。對于電子文件和信息，必須經過管理才能形成項目檔案，所以需要建立一套切實可行的歸檔管理制度，作為工作的理論依據，這也可以幫助提升管理效率，降低人為失誤的機率。管理人員還要注意強化管理制度的落實，保證檔案管理工作的規范性和有序性。

4.2建立高水平的管理隊伍

項目要注意打造專業化水平高、學科能力強的人才隊伍，強化信息化水平，積極學習和掌握現代化管理方法，熟練掌握檔案系統的操作方式，培養集檔案管理基本知識和信息化技術于一體的高層次人才。項目也要加強對檔案管理人員的培訓提升，進行檔案內容、項目影響，還有基本檔案管理能力的培養，建立常態化的培訓機制，制定科學的培訓規劃、內容和目標，實時更新項目檔案管理的最新內容，提高檔案管理人員的專業素質。同時要保證人員全面掌握所有的檔案類型，推動信息化建設，指導開展檔案資料的整合。另外要注意培養檔案管理人員的信息化意識，認識到檔案信息化管理的重要性，認識到檔案管理方法的合理選擇標準，能夠按照管理制度對電子文件和信息進行管理。檔案部門需要培養工作人員的信息化意識，要求檔案管理人員充分認識信息化管理系統和技術的重要性，掌握先進的項目檔案處理技術，知曉如何對項目電子信息和文件進行處理，以提升工作效率和積極性。

4.3建立檔案管理信息化平臺

對于項目檔案管理，需要構建獨立的、可以實際應用的電子化平臺，支持對各種實體化和虛擬化的檔案實施管理。這里需要注意的是，管理對象不僅是檔案中的電子信息，還需要實現將實體檔案轉變成電子形式，以及實現雙方之間的關聯管理。考慮電子文件需要經過歸檔操作才能形成項目檔案，所以企業需要建立信息化平臺，利用平臺進行電子文件的鑒定歸檔操作。這包括：利用影像學技術將紙質檔案轉化成電子信息，經過歸檔操作后形成項目檔案;將獲得的電子信息進行憑證化處理，形成檔案并獨立出來，建立起有效力的，具備可讀性的資料。企業需要統一各個部門的項目檔案入口，借助條形碼技術、影像學技術等，將不同介質、類別的資料進行處理，轉換成統一的入口文件，以最小單位用統一的格式存儲，保證可追溯性。

5結語

管理人員通過對檔案資料的匯總分析，可以為管理工作提供準確依據，尤其是項目的順利開展必須要以檔案內容作為基礎;項目檔案管理是企業運營的重要部分，其管理水平和質量直接關系到檔案的真實和有效性，也影響到其使用效果，檔案資料可以作為領導決策的參考依據。隨著時代的發展和科技的進步，企業的項目越來越多，給檔案管理帶來新的難度，所以要加強對項目檔案管理的重視和改進。

參考文獻

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