大數(shù)據(jù)時(shí)代下人事檔案電子化管理

羅治嫻

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)的普遍應(yīng)用，人事檔案管理工作有了全新的機(jī)遇，改變傳統(tǒng)管理模式下的問題，為人事檔案管理工作的開展拓展了新的途徑。目前，電子化管理已經(jīng)成為較為現(xiàn)代化的管理模式，全面提升了檔案管理工作的整體效率及工作質(zhì)量，使檔案資源的使用價(jià)值能夠更充分地發(fā)揮出來。基于此，本文闡述了大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作所存在的問題，對(duì)人事檔案電子化管理的具體措施進(jìn)行了探討，更好地促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);人事檔案;檔案管理;電子化管理

在大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的背景下，人事檔案的信息需求量也在不斷增大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的信息共享的發(fā)展趨勢(shì)，給人事工作帶來了新的難題。對(duì)于檔案管理人員來說，如何提供最需要的、最大的信息量是當(dāng)下需要解決的問題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案電子化優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)

（一）分類保管更加簡便過技術(shù)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，5G技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等已普遍應(yīng)用在了人事檔案的電子化管理中，與傳統(tǒng)管理模式相比，使得檔案管理起來更加簡單與便利。

（二）計(jì)算存儲(chǔ)功能強(qiáng)大

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案電子化管理比傳統(tǒng)的人事檔案電子化管理在計(jì)算速度、強(qiáng)度和深度方面都要好。特別是在人工智能技術(shù)應(yīng)用后，人事檔案數(shù)據(jù)的信息存儲(chǔ)量也呈現(xiàn)倍增的趨勢(shì)。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的更新?lián)Q代以及技術(shù)升級(jí)迭代速度很快，超級(jí)計(jì)算機(jī)能夠以最小功率實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存儲(chǔ)的最大化。尤其在云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用下，成功實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息大量存儲(chǔ)，降低了檔案管理的成本。

（三）查詢利用更加直觀

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，特別是VR技術(shù)的應(yīng)用后，人事檔案電子查詢利用更加的直觀與便捷，不僅可以查詢到多份人事檔案信息資料，還可以在移動(dòng)終端設(shè)備上以圖、表、文字等多種形式進(jìn)行人事檔案信息的直觀展示，讓人事檔案信息更加的具體與真實(shí)。

（四）工作質(zhì)效顯著提升

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案電子化管理相比于傳統(tǒng)管理模式更具有優(yōu)勢(shì)，在信息的錄入、整理、分類、查詢、利用、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)具有較高工作效率和工作質(zhì)量。打破了傳統(tǒng)一對(duì)一的信息互傳的管理模式，通過云存儲(chǔ)技術(shù)開辟了電子化人事檔案的一對(duì)多的傳輸和應(yīng)用，有效降低了管理成本，同時(shí)對(duì)于管理效益也有大的促進(jìn)作用。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前的人事檔案管理模式多以紙質(zhì)檔案管理為主，以電子檔案管理為輔，采取雙套制進(jìn)行保存。即通過電子檔案實(shí)現(xiàn)初級(jí)電子化管理，在人事檔案系統(tǒng)中，以條目式的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。在紙質(zhì)人事檔案管理中，優(yōu)點(diǎn)是能夠在規(guī)定的條件下實(shí)現(xiàn)物理上的保存，保存時(shí)間為長期。但是缺陷是，安全系數(shù)不夠高，在保存過程中往往由于管理上的疏忽或不到位，很容易造成無法換回的損失;另外，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，以紙質(zhì)為媒介的檔案管理模式會(huì)呈現(xiàn)工作量大、步驟繁瑣等問題，很難對(duì)已歸檔等信息材料進(jìn)行有效的提煉和加工處理，不便于檔案信息的再利用，使檔案信息資源在很大程度上出現(xiàn)被閑置甚至是浪費(fèi)現(xiàn)象。

在各類數(shù)據(jù)都實(shí)現(xiàn)信息化管理高速發(fā)展的今天，人事檔案管理仿佛成為了“綠皮車”，受限于紙質(zhì)載體，限制了人事資源信息的價(jià)值最大化發(fā)展。人事檔案管理系統(tǒng)基于紙質(zhì)版人事檔案，但通過對(duì)基本個(gè)人信息、入職后信息、各類獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)類信息等的輸入，可作為員工在企業(yè)中晉升提職的重要依據(jù)，如何能夠?qū)崿F(xiàn)員工信息快速檢索，安全保存是本文的重點(diǎn)研究方向。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案電子化管理主要措施

（一）強(qiáng)化檔案電子化管理基礎(chǔ)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案電子化管理需要打牢相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)支持和保障。例如，購置一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)，引用先進(jìn)的智能終端設(shè)備，有條件的，可建設(shè)專門的數(shù)字化檔案室，開發(fā)或引入人事檔案電子化應(yīng)用軟件，為人事檔案電子化管理提供專門的應(yīng)用管理系統(tǒng)。購置電子掃描儀、光盤刻錄機(jī)等。使用正版的殺毒軟件，安裝防火墻，為人事檔案電子化應(yīng)用提供安全外在環(huán)境。定期對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行查殺毒，消除安全隱患。

（二）注重檔案電子化管理技術(shù)應(yīng)用

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、5G、智能物聯(lián)網(wǎng)、電子簽名、區(qū)塊鏈等大數(shù)據(jù)時(shí)代先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案電子化管理，有其各自優(yōu)勢(shì)，要根據(jù)人事檔案電子化管理的實(shí)際需要，應(yīng)用好這些先進(jìn)技術(shù)。例如，在繁雜、冗余的人事檔案信息中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提取有用的、高附加值的人事檔案信息;在重要人事檔案電子化管理中運(yùn)用電子簽名技術(shù)，達(dá)到防篡改，確保人事檔案信息真實(shí)性、完整性的目的。

（三）提供檔案電子化管理安全保障

首先是要確保物理網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全，使其免遭物理安全風(fēng)險(xiǎn)。將人事檔案電子化管理的儀器設(shè)備放置于抗震能力強(qiáng)、透風(fēng)條件好的地方，提供應(yīng)急備用電源，離機(jī)時(shí)不要綁到電源，實(shí)行電腦電源專機(jī)專用。其次，是要做好局域網(wǎng)絡(luò)安全。配置專門的路由器，使用先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。要始終樹牢保密意識(shí)，確保對(duì)局域網(wǎng)嚴(yán)格采取物理隔離，人事檔案信息保密性強(qiáng)，嚴(yán)禁外網(wǎng)移動(dòng)設(shè)備直接與局域網(wǎng)接觸。再次，做好外部接入網(wǎng)絡(luò)安全。

（四）完善人事檔案電子化安全管理規(guī)章制度建設(shè)

要求人事檔案電子化管理從業(yè)者嚴(yán)格遵守，嚴(yán)格按照規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)和要求，落實(shí)好人事檔案電子化安全管理需要嚴(yán)格規(guī)范做好人事檔案電子化網(wǎng)絡(luò)操作，重要人事檔案信息要及時(shí)做好備份，必要時(shí)可設(shè)立局域網(wǎng)與外部兩套工作設(shè)備。

（五）增強(qiáng)檔案電子化管理隊(duì)伍素質(zhì)

一方面，根據(jù)人事檔案管理任務(wù)需要，在社會(huì)上招錄、引進(jìn)檔案人員，既要熟悉檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)知識(shí)，還需要引進(jìn)的人才具有一定的大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù);另一方面，重點(diǎn)是要做好人事檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案電子化管理的實(shí)際特點(diǎn)和需要，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)方面的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)具有復(fù)合型人才素能的檔案管理專業(yè)人才，以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案電子化管理的實(shí)際需要。

四、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，這就需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行合理改進(jìn)，加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案管理模式，通過各種方式提高檔案管理水平，為人事檔案管理工作的發(fā)展提供有力支持。

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