干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

羅治嫻

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，干部人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率有了很大的提升。干部人事檔案管理記載著干部個人經(jīng)歷與社會實踐的重要信息，是進行選拔與獎懲功過的關(guān)鍵性依據(jù)。但是，在干部人事檔案管理的實際工作過程中仍然存在著問題與不足。對此，本文就目前干部人事檔案管理所存在的問題及創(chuàng)新優(yōu)化措施進行探討分析，旨在提升政府公共管理水平的工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案;檔案管理制度

人事檔案承載的信息是反映政治思想與工作努力的重要參考資料，是實現(xiàn)決策人事關(guān)系的關(guān)鍵性依據(jù)。隨著國家政府向服務(wù)型的轉(zhuǎn)型，干部人事檔案管理工作已成為干部管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，可加快干部人事檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)的工作，當下也存在著個別創(chuàng)新思想落后于管理利用不規(guī)范地等問題。提高對人事檔案的管理特點的正確認識，推動檔案管理的優(yōu)化發(fā)展，尋求創(chuàng)新針對性措施是非常關(guān)鍵的。

一、干部人事檔案管理特點概述

（一）立檔單位統(tǒng)一化

干部人事檔案管理工作是由專門的工作人員進行的統(tǒng)一管理，其統(tǒng)一化的立檔形式和立檔單位是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)。以一個干部的人事檔案履歷來說，包含個人信息、工作考核、自我鑒定、學歷信息、系統(tǒng)性評價等內(nèi)容。

（二）干部材料分散化

對于人事部門來說，在干部人事檔案管理工作的開展過程中，需要將大部分人事檔案調(diào)查材料予以分散開來，以不同部門、不同類別等形式進行分門別類、歸納整理。以一個機關(guān)單位為例來說，信息資料涵蓋的內(nèi)容是非常廣泛的，工作任務(wù)量也非常大，比如需要整理來自國家、省級或單位發(fā)放的不同等級的獎勵材料，不同部門對干部個人的評價材料等等，實現(xiàn)復雜材料的有序管理。

（三）實體檔案流動化

近些年來，隨著干部人事制度的不斷改革與創(chuàng)新，一個干部不可避免地會經(jīng)歷多個不同的機關(guān)單位，工作部門也會有著顯著的變化。在崗位調(diào)整與人員調(diào)動的形勢下，會進行一系列的人員變動，無形中會出現(xiàn)大量的干部人事檔案的調(diào)取與存入工作。對此類問題就需要加大對干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新與改變，以此來滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的環(huán)境特點。

二、干部人事檔案管理存在的問題

（一）干部人事檔案管理重視程度不夠

在日常的人事管理和利用工作中，是需要耗費大量的人力和時間，但是管理得好會不會影響單位的經(jīng)營收益，因此通常不被管理者所重視。首先，很多機關(guān)單位的檔案室工作人員是兼職，不利于工作管理及銜接，人事檔案的信息也得不到系統(tǒng)、及時地收集、歸檔與更新，對于重要材料、部分檔案資料、在職學歷、榮譽獎勵等證明資料的丟失，不能完整地記錄在檔案內(nèi)。其次，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓，不夠?qū)I(yè)規(guī)范化，在工作中也不夠積極與主動，往往在晉升的時候才對人事檔案內(nèi)容進行審核，無法給上級領(lǐng)導提供一個全體職工信息的整體把握。

（二）干部人事檔案利用效率不高

人事檔案記錄了個人歷史信息，是連接一個人歷史和現(xiàn)實的紐帶，通過檔案的留痕作用和記憶功能對一個人的經(jīng)歷做出準確地判斷，同時結(jié)合具體的晉升制度全面靈活地利用干部人事檔案。然而在單位實際工作中，大部分人事檔案采用上級主管部門集中管理的方式，受到時間和空間的約束，很多個人重要的信息資料沒有及時存入檔案，導致人事檔案的基本功能沒有得到充分發(fā)揮，沒有與干部管理相結(jié)合，人事檔案利用效率不高。

三、干部人事檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）實現(xiàn)檔案管理制度創(chuàng)新

首先，要將干部人事檔案管理納入單位的日常運營中，與單位的發(fā)展同步規(guī)劃，在日常工作安排和制度實施中要經(jīng)常宣傳人事檔案的重要作用，使各部門能夠主動配合做好干部人事檔案管理工作。其次，要加強檔案管理人員的管理意識，盡快出臺最新的檔案收集、管理、監(jiān)督制度和流程，將定期收集、普通收集、集中收集相結(jié)合，使所收集到的干部檔案合理有序地存放;出臺不符合歸檔條件的明確處理方法，借閱的檔案嚴格走流程，保證檔案不遺失、不分散;并規(guī)定檔案管理人員嚴格遵照此類制度執(zhí)行，提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高工作質(zhì)量。

（二）加大人事檔案審核力度

可以采用“三嚴”，即嚴把關(guān)口、嚴守制度、嚴格流程。嚴把關(guān)口是在審核資料的過程中對進入檔案的資料嚴格把關(guān)，保證資料的準確性，必要時反復審核;嚴守制度是檔案工作人員必須嚴格遵守《檔案法》以及《干部檔案工作條例》，做到不違法、不泄密，一切工作以法律制度為準繩;嚴格流程包括轉(zhuǎn)接資料、接收檔案、查閱檔案以及其他日常檔案管理程序，秉公辦理，不受人情、權(quán)力等因素干擾，保證檔案管理的公平公正。

（三）提高干部人事檔案的利用率

首先應該實現(xiàn)檔案管理和人力資源管理、組織管理之間的互聯(lián)互通。這個過程需要引進先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，以方便檔案信息的存儲、使用和傳遞。檔案管理人員不能時刻跟蹤所有檔案者的信息，所以補充和完善干部檔案信息往往比較困難，檔案管理部門可以結(jié)合單位的特點，建立網(wǎng)格化檔案管理平臺，開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫，在移動設(shè)備上安裝檔案搜集終端，提高檔案信息獲取的便捷性，打破時間空間界限，挖掘和匯總有價值的檔案資源，分門別類整理和完善，從而發(fā)揮信息技術(shù)對于檔案管理的推動作用，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，使存儲信息量更大，功能更加豐富，結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，提高人事檔案信息的利用率。

（四）加強對檔案管理工作的監(jiān)督

單位人事檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，關(guān)鍵要注重提升檔案管理人員的服務(wù)水平，以及對檔案管理人員的監(jiān)督與指導。既要提升檔案管理人員的素質(zhì)，也要提高技術(shù)人員的素質(zhì)。為了保證檔案管理工作能夠做好做出色，單位可以建立專門的檔案管理領(lǐng)導小組，對日常檔案管理工作進行監(jiān)督指導，督促相關(guān)工作人員認真規(guī)范遵守工作制度，履行工作職責，定期召開檔案管理工作會議，將人事檔案管理存在的問題放在會議上探討，保證工作有效推進。

四、結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案管理作為整個干部檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量與水平直接影響國家對干部選拔、任用與考察。對此，在服務(wù)型政府轉(zhuǎn)型發(fā)展中，要進一步優(yōu)化干部人事檔案管理與利用水平，以全面提升政府職能機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。

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