紙質檔案數字化外包服務工作規范

陳琳

摘要：近年來，紙質檔案數字化因其在保護檔案原件、提高工作效率等方面所帶來的卓越成效，紙質檔案數字化外包服務也在各企事業單位中被逐步的推廣運用。本文將以此為背景，淺析紙質檔案數字化外包服務工作過程中需規范的事項，為其更好的被普及運用。

關鍵詞：檔案數字化;外包服務;規范

1檔案數字化外包服務概念

是指承包方利用計算機技術對發包方的紙質檔案、音像檔案、縮微檔案等進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態硬盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的服務過程。

2檔案數字化外包服務工作原則

發包方應盡可能掌握檔案數字化外包服務過程中應遵照的相關檔案法規及標準，結合自身單位檔案工作實際情況，制定檔案數字化外包工作相關標準，并采取有效措施達成此標準。

發包方應依據相關安全管理規范內容，制訂適用的安全管理條例，有效約束檔案數字化外包工作人員行為，最大限度避免實體檔案在數字化過程中遭到損毀或是出現檔案信息泄密行為。發包方應指派專人對檔案數字化外包工作進行全過程監督、指導、管控，以保證檔案數字化外包工作完成質量、實施進度、檔案安全等。

3檔案數字化外包基本環節及執行標準

檔案出庫：確定數字化對象檔案范圍，發包方與數字化外包人員做好檔案的清點交接、登記出庫工作。數字化前處理：一般包括三色筆（藍色/紅色/鉛筆）擦除、加蓋歸檔章和頁碼章、拆除裝訂物、破損或褶皺檔案的技術修復等。目錄數據庫建立：即檔案信息著錄，需設立目錄數據庫中檔案信息著錄規則，包括有哪些著錄項、有無錄入字數限制及錄入內容上的特定要求等;將檔案信息準確、完整的錄入到目錄數據庫中，形成目錄數據。掃描掛接：應選用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行掃描;為最大限度呈現檔案原貌，便于存儲及利用，應采用彩色模式進行掃描;為保證掃描圖像的清晰、完整，掃描分辨率不低于200dpi。掃描圖像需進行中正調整及去污等處理，對于圖像不完整、不清晰或是漏掃、重掃，順序排列錯亂等情況需及時修正處理。建議掃描圖像以一文一件為單元合并、以檔號命名、以統一通用格式存儲，并妥善建立其存儲路徑，確保數據掛接準確性。將掃描圖像與系統中目錄數據進行逐一對應、上傳掛接，需確保對應掛接的準確性及完整性，并可正常讀取、下載。

4檔案數字化成果驗收與移交

根據檔案數字化外包各環節執行標準，進行檔案數字化成果質量驗收，另需對掃描圖像存儲載體的可用性、安全性進行驗收。通常采用人工抽檢的方式進行檢驗，抽檢率可從外包方資信程度、雙方合作成熟度、數字化外包檔案數量等方面綜合考慮后確定，原則上不得低于5%，且抽檢合格率不低于95%。對于抽檢不合格的內容應進行及時修正，另外應有相應的處罰標準以確保驗收的抽檢合格率達標。驗收結束，雙方人員簽字確認及相關領導審核無誤方可視為檔案數字化成果驗收通過，各項成果及時移交并履行交接手續。驗收通過后的紙質檔案，需重新進行規范裝訂，并由雙方人員清點核對后，完成歸還交接手續，入庫歸檔。

5承包方篩選及人員管理要求

承包方篩選標準：承包方應為依法注冊的法人，具有獨立承擔民事責任的能力;應具有履行合同所必需的營業執照及相關資質、許可證明;應具備承接檔案數字化所必需的服務能力及經驗等。發包方需對承包方展開盡職調查，對其公司運營狀況、財務狀況、相關資質證明、企業信譽、服務能力等進行核實對比，并以此作為承包方選定的主要依據。發包方還可通過第三方咨詢評估，客觀了解檔案數字化外包服務的成本構成及合理價格范圍，價格優勢可作為承包方選定的參考依據。

承包方工作人員管理要求：承包方工作人員需明確檔案數字化工作達成目標、完成時限，需熟練掌握檔案數字化工作基本環節及執行標準，需了解相應考核標準及懲處措施。承包方工作人員需服從發包方工作安排及工作期間的管理與監督，自覺遵守發包方檔案安全、保密管理制度。承包方工作人員信息需提交發包方備案。

6安全性、保密性管理

承包方工作人員在檔案數字化加工過程中，應保持檔案原貌，不得以任何方式破壞檔案原有狀態。對于移交出庫進行數字化加工的檔案，承包方工作人員需做好安全保管，每天工作結束需將檔案歸還到庫房或是專門的暫存封閉空間，不得在工位上留存過夜，對于數字化加工完畢的檔案，發包方應及時驗收并與承包方辦理交接手續，接收入庫保存。發包方應對檔案數字化加工過程中使用的存儲介質進行統一保管，嚴禁承包方擅自處理。非發包方允許，承包方工作人員不得私自進出檔案庫房。承包方工作人員不得擅自提供、抄錄、拷貝、拍攝或者公布任何發包方檔案信息。發生（可能導致）檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件時，發包方應及時向上級領導報告，并采取補救措施。

結束語

紙質檔案數字化在實現保護檔案原件、提高工作效率的同時，也對檔案原件的保護、檔案信息的安全保密提出了更高的要求，為此各企事業單位應出臺相應的規范制度、執行標準，以有效約束檔案數字化外包服務人員，力求在高質量完成數字化工作的同時，也做好實體檔案的維護工作。

規范性引用文件

DA/T 31—2017 ?紙質檔案數字化規范

DA/T68.1—2020 ?檔案服務外包工作規范