電力企業(yè)檔案管理和開發(fā)利用

王琳瓊

摘要：檔案工作主要分為檔案管理和檔案開發(fā)利用。檔案管理主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定與統(tǒng)計等。檔案開發(fā)主要指的是采集、篩選、提煉、挖掘、包裝等。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中我們只注重檔案的整理，確未將檔案開發(fā)利用提上一個新的高度。實現紙質與電子檔案并存共用管理機制，有利于檔案的開發(fā)與利用，挖掘價值信息。

關鍵詞：檔案管理;開發(fā)與利用;檔案信息化。

一、電力企業(yè)檔案分類

電力企業(yè)檔案主要分為科技檔案、文書檔案、聲像檔案等三種。

科技檔案是指在生產運行、科技研究、項目建設、設備儀器檢修維護等業(yè)務活動中形成的不同形式的文字、圖表、聲像等具有保存價值的科技檔案材料。

文書檔案是反映公司在研發(fā)、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對公司各項活動和歷史具有利用價值的文件材料。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

聲像檔案是指企業(yè)生產經營活動當中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經濟、科學、技術、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。

二、當前檔案管理工作中存在問題

1.領導對檔案工作的不重視。

很多領導認為，檔案管理工作并不能給企業(yè)帶來收益，忽視了檔案工作對企業(yè)經營的重要性，對檔案的歷史依據和憑證作用認識不到位。檔案主要是指在企業(yè)在生產經營過程中形成的有價值的資料，將他們按照分類號、歸檔范圍、保管期限等相關信息進行分類整理的文件。科學規(guī)范的檔案能夠全面真實地反映單位的整體發(fā)展情況，并為單位的長遠發(fā)展提供依據和指導。對于電力企業(yè)來說，科技檔案主要包括項目前期、工程建設、生產經營等諸多方面。項目前期包含的政府部門的批文、電力接入系統(tǒng)等文件。政府批文是為企業(yè)合法合規(guī)開展工程建設的依據，但是由于項目建設周期較長，在項目建設完成后再進行檔案資料的整理，會出現個別資料的缺失，檔案不健全的情況。

2.不注重技術改造類檔案的歸檔。

電力企業(yè)工程建設完工后，企業(yè)全面進入生產經營階段。這階段企業(yè)主要注重生產現場電力設備的缺陷整改及故障處理情況。如G電力公司，作為廣西區(qū)內第一家從事風力發(fā)電的企業(yè)，在風機并網投產后出現了風機葉片開裂、葉片凝冰等現象。這是由于廣西山區(qū)高濕環(huán)境易導致夏季雷雨多發(fā)和冬季葉片凝冰的現象。這些技術改造項目規(guī)模大，投資高，大部分涉及由于機組系統(tǒng)更改或增加、設備異動而帶來的圖紙變更、設備規(guī)范、技術參數的更新或運行參數的調整等設備規(guī)范、技術參數的更新或運行參數的調整等，因此需要檔案專業(yè)人員在技術改造工程中做好跟蹤，確保新增或更新后的文件資料收集歸檔，包括工程前期立項、科研文件、設計文件、施工圖、竣工圖、施工記錄、調試記錄、強制性文件執(zhí)行記錄等。這些文件是企業(yè)實施技術改造的重要記錄，也是企業(yè)今后查找利用檔案資料的基礎。

3.檔案信息化程度不高。

現在已經進入了互聯(lián)網信息時代，傳統(tǒng)的紙質檔案已經不能適應現在電力企業(yè)的檔案管理工作。傳統(tǒng)的紙質檔案管理中，如因保存不當出現檔案破損等現象后，無法進行恢復，相當于出現了檔案遺失的現象，這增加了企業(yè)的工作成本。將檔案進行信息化處理，對所有的檔案進行數字化掃描存檔，建設檔案管理系統(tǒng)，將所有電子資料上傳檔案管理系統(tǒng)，實現紙質資料與電子資料一一對應，減少紙質資料查詢的不便性。需求部門可通過檔案管理系統(tǒng)查詢需要的資料，經過審批后方可進行查閱。即便是數字檔案也要多方進行存儲，以防出現電子文件遺失的現象。電力企業(yè)進行科技工作時，要充分意識到信息化為企業(yè)帶來的優(yōu)勢，通過信息化手段提升檔案信息化能力。

4.檔案管理人員專業(yè)素質不夠。

一些企業(yè)未配備專業(yè)的檔案管理人員，由其辦公室管理人員兼任，沒有接受專業(yè)的檔案知識培訓，專業(yè)技能欠缺。對企業(yè)業(yè)務知識的不了解，導致檔案未能及時進行歸檔，不能將檔案的利用價值發(fā)揮出來。一些企業(yè)在人員調動時，未做好檔案工作交接，導致檔案工作滯后，未能發(fā)揮出檔案的歷史價值。公司檔案管理重藏輕用，檔案工作的中心依舊在傳統(tǒng)的案卷收集、整理階段，設備不足、技術力量薄弱、檢索受限，忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務，檔案的價值無法充分體現，造成了大量的資源浪費。

三、針對問題提出解決方案

1.提高全員檔案管理意識。

大力宣傳檔案工作的重要性，進一步提升檔案工作的影響力，引導公司全體員工關注檔案、走進檔案，增強檔案意識。企業(yè)的領導干部一定要從思想高度上重視檔案管理工作，帶動全員參與檔案工作中來。檔案整理不應局限于每年公司檔案移交的階段，而是應該貫穿于日常工作中。通過發(fā)生-積累-整理-歸檔四個步驟，在日常工作中積累檔案，養(yǎng)成日常歸檔資料的工作習慣，提高檔案管理工作意識。

2.注重技術改造類檔案歸檔。

技改工程項目雖不如建設工程項目那么大，但麻雀雖小，五臟俱全，也要參照基建工程的模式進行技改檔案的管理。重大技術改造，包括重大檢修工程文件材料的歸檔范圍原則上應根據國家能源局《風力發(fā)電企業(yè)科技檔案歸檔與整理規(guī)范》規(guī)定進行整編。加強科研攻關課題、QC小組活動、技術改造、青年創(chuàng)新創(chuàng)效等科技項目文件的歸檔意識，督促相關單位及部門在項目結束后三個月內完成相關材料的歸檔工作。

3.建立完善檔案管理系統(tǒng)。

建立完善的檔案管理系統(tǒng)，讓日常的檔案管理工作更加便捷。檔案管理系統(tǒng)建立初衷是為了減輕各部門的工作負擔，利用信息化手段提高檔案管理工作的工作效率。深刻認識當前檔案安全工作的極端重要性和緊迫性，始終從國家安全和戰(zhàn)略安全的層面謀劃和推動檔案安全工作。

4.配置專人負責企業(yè)檔案管理工作。

針對企業(yè)檔案管理工作滯后的現象，配備專職檔案管理人員，并定期進行培訓及考試，加強其檔案管理能力。上級單位加強對下級單位的指導及督察力度，定期檢查各單位檔案，并對存在的問題進行通報及指導。邀請自治區(qū)檔案局、集團公司檔案專家?guī)斓膶＜业焦鹃_展培訓，提高檔案隊伍整體水平。不應局限于能源局下發(fā)的行業(yè)標準內的歸檔范圍，應結合企業(yè)的實際情況，適當增加和刪減歸檔內容，讓檔案工作更符合企業(yè)實際需求。

四、結論

檔案管理工作各企業(yè)領導應高度重視，從政治高度上提升工作態(tài)度，引領和推動全員建設檔案工作。加強與各業(yè)務部門之間的溝通交流，推動各業(yè)務部門重視檔案工作，完善企業(yè)檔案管理工作。在信息化時代的今天，檔案管理工作要切實做到紙質檔案與電子檔案管理的有機結合。管理人員在日常工作中，要強化檔案意識，建立開放型、超前的服務模式，樹立檔案工作服務意識，不斷提高管理人員素質，保障檔案管理水平不斷提高。

文獻

[1]機關事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 胡妍妍.城建檔案.2021（09）

[2]加強企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用對策[J]. 譚征.現代企業(yè).2021（09）

[3]如何做好電力企業(yè)科技檔案的管理與應用[J].李艷.城建檔案.2021（09）

[4]電力企業(yè)技術改造項目檔案工作中存在問題與思考[J].張曉平.吳文鳳.檔案與建設.2019，（09）