檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與安全問題研究

謝福良

【摘要】隨著近年來科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理也隨之悄悄發(fā)生了改變，逐漸由傳統(tǒng)的管理方式改變?yōu)樾畔⒒芾恚@使得檔案管理變得較為簡(jiǎn)單與方便，但是它在網(wǎng)絡(luò)上的安全，日常的信息化管理也給我們帶來了挑戰(zhàn);所以在大數(shù)據(jù)的運(yùn)用之下，以優(yōu)化提升檔案信息化管理為指南，在保證其科技優(yōu)勢(shì)的情況下，安全有效地方便我們?nèi)粘５臋n案信息化管理。本文將針對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與安全問題進(jìn)行深刻的研究。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化管理;優(yōu)勢(shì);安全問題

【正文】在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，有電子檔案，大數(shù)據(jù)檔案，數(shù)字檔案等一些特殊的信息化內(nèi)容。單位的檔案工作管理人員要能夠?qū)@些檔案技術(shù)進(jìn)行深刻的掌握，在單位需要一些個(gè)人能力信息的時(shí)候，要及時(shí)能夠進(jìn)行備查、調(diào)用，更好的把有效信息提供給領(lǐng)導(dǎo)決策和展示在大眾面前，以方便提高人才的運(yùn)用程度，也能夠讓這些工作人員去找到適合自己的崗位或工作領(lǐng)域，在自己工作的部分發(fā)光發(fā)熱，更好地為單位服務(wù)。進(jìn)行檔案信息化管理，有效的是檔案庫能夠24小時(shí)對(duì)外服務(wù)，不會(huì)受到時(shí)間的限制，當(dāng)單位想要調(diào)用一些專業(yè)人員時(shí)，可以迅速的找到相關(guān)的人才。但是除了快捷之外，還存在個(gè)人信息的安全問題，在管理過程當(dāng)中，要時(shí)刻注重這些安全細(xì)節(jié)，便能提高單位效率，也能夠保證個(gè)人效益。

一、進(jìn)行管理制度的構(gòu)建

在進(jìn)行檔案信息化管理的過程當(dāng)中，要能夠?qū)ο鄳?yīng)的工作有一個(gè)制度明確，讓他們是了解在何種情況下可以進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)以及信息化的管理方式。當(dāng)構(gòu)建了相應(yīng)的制度之后，就能保證信息化管理的安全性，單位也可以對(duì)在職人員的每一項(xiàng)工作進(jìn)行責(zé)任分擔(dān)，讓他們可以對(duì)自己的部分提高重視程度，更好地參與到工作當(dāng)中。管理制度構(gòu)建之后，可以在出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)的責(zé)任到人，找到問題的出現(xiàn)點(diǎn)，迅速解決問題，恢復(fù)安全性。

例如，單位在建立管理制度的過程當(dāng)中，要能夠把檔案信息化管理的過程分成每個(gè)小部分，把小部分都分配到相應(yīng)的工作人員手中，讓他們能夠利用自己的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行工作，提高工作效率。在制度當(dāng)中也要確定工作人員是否對(duì)人員的信息進(jìn)行備份，保證在信息化出現(xiàn)紕漏的時(shí)候，能夠有效的進(jìn)行二次利用，提高單位對(duì)個(gè)人信息的了解掌握;同時(shí)，單位要在檔案信息化管理的過程當(dāng)中分配一部分人員去對(duì)整個(gè)檔案管理進(jìn)行一個(gè)有效監(jiān)督，讓他們能夠更好對(duì)整個(gè)單位的檔案工作進(jìn)行安全、優(yōu)化、系統(tǒng)管理，以此提高檔案管理工作的工作效率。

二、提高工作人員的工作能力

在進(jìn)行檔案信息化管理的過程當(dāng)中，可能有些人員已經(jīng)從事這部分工作，但是不會(huì)對(duì)現(xiàn)代化的一些科技和信息化進(jìn)行充分的掌握，所以單位可以采取一些手段，讓他們提高對(duì)工作的認(rèn)知，并且可以利用現(xiàn)代的一些數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行檔案的管理，提高對(duì)于信息的運(yùn)用。單位要提高工作人員的安全意識(shí)，讓他們能夠保證在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也必須對(duì)其個(gè)人信息進(jìn)行保密。

例如，單位可以開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，讓工作人員去進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并及時(shí)邀請(qǐng)檔案工作保密專家去給他們講解檔案信息化的運(yùn)用，要讓他們進(jìn)行保密工作的訓(xùn)練，以期更好地掌握檔案信息化管理。除了要給本單位的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的保密工作培訓(xùn)之外，也要及時(shí)給單位其他人員，傳達(dá)學(xué)習(xí)相關(guān)檔案信息化管理知識(shí)，要人人知曉檔案的重要性，更好的管理好個(gè)人的檔案。也要根據(jù)需要，引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)性人才充實(shí)到檔案信息化管理隊(duì)伍中，為單位的檔案工作以及他工作做出貢獻(xiàn)。同時(shí)，單位的管理人員要能夠把握住整個(gè)檔案信息化的管理機(jī)制以及流程，個(gè)人在進(jìn)入工作之前就要提高自己對(duì)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)的了解程度，也要讓他們能夠把握住相應(yīng)的信息化管理，提高對(duì)工作的認(rèn)知。檔案信息化管理最重要的就是要保證數(shù)據(jù)庫當(dāng)中每一個(gè)信息的安全，信息不被泄露;所以要提高每一個(gè)工作人員的安全意識(shí)，讓他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中簽訂保密協(xié)議，對(duì)自己所從事的檔案信息管理負(fù)責(zé)。

三、進(jìn)行檔案信息化的加密系統(tǒng)

單位在進(jìn)行檔案信息化的管理過程當(dāng)中，除了要對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)以外，也要能夠?qū)λ玫南到y(tǒng)提高保護(hù)機(jī)制，不讓外來人員能夠輕易地突破，侵入檔案信息化系統(tǒng)。單位要引進(jìn)一些先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息化技術(shù)數(shù)據(jù)庫的建立;在對(duì)人員檔案信息化管理的過程當(dāng)中，讓工作人員熟練掌握一種特殊的密碼，才能進(jìn)入檔案的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而有效的保護(hù)和預(yù)防外來病毒以及故意侵害。

例如，單位要聘用專業(yè)的技術(shù)人才為檔案信息化的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保護(hù)機(jī)制，并且要能夠建立起屬于本公司的保護(hù)內(nèi)容，這樣在一般情況下，非專業(yè)人員就不能進(jìn)入到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，提取信息更好地保證到了其中個(gè)人信息的私密性。技術(shù)人員要能夠?qū)⒃谶M(jìn)行傳輸?shù)奈募?nèi)容設(shè)置加密的效果，這樣能夠保證在傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，不會(huì)被別有用之人所破解，以獲取到他人的信息。在加密的過程當(dāng)中，專業(yè)技術(shù)人員能夠給工作人員一種密碼，保證他們可以利用自己的方式安全的進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中提取信息，更高效地進(jìn)行管理。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)一小部分問題時(shí)，要能夠迅速找到專業(yè)人員進(jìn)行處理，單位也要能更好地為數(shù)據(jù)庫制造一個(gè)完整且有效的管理機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，讓每一個(gè)工作人員都能夠良好地完成工作過程。

【結(jié)束語】檔案對(duì)一個(gè)單位來說，掌控著單位每個(gè)部門的人員資料以及工作資料，進(jìn)行檔案信息化管理，能夠有效地進(jìn)行調(diào)取和調(diào)用相關(guān)信息，更好地為單位進(jìn)行服務(wù)。在進(jìn)行檔案管理的人員要能夠?qū)π畔⒒渥愕恼莆眨梢栽趩挝恍枰獧n案的時(shí)候迅速的調(diào)去以及運(yùn)用。

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