大數據時代背景下的檔案管理工作淺析

劉新怡

摘要：在大數據時代，信息管理面臨更加復雜而多變的情況。信息檔案的管理在實現了巨大進步的同時，自身也出現了諸多問題。大數據時代下的檔案管理方式，與傳統的管理模式存在極大的差異，同時包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法，以適應大量的數據處理。

關鍵詞：大數據;檔案管理;工作措施

一、當前檔案管理工作存在的問題

1檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規范性有待提高。同時，隨著信息技術的快速發展，信息技術便捷的優勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰。因此，檔案管理人員必須要實現紙質檔案向數字檔案的轉換，滿足人們多元的信息需求。

2檔案管理隊伍建設不足

多數的檔案管理人員缺乏專業技術知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現代的新技術接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續的開展。

3檔案管理設施建設不足

隨著大數據時代的到來，數據信息的猛增，檔案的管理工作越來越復雜，工作量越來越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現代信息技術來完成，這就需要加強對于基礎設施的建設。當前存在的情況是，多數單位對于檔案的基礎設施建設投入不足，導致一些檔案管理的設備、場地配備不足，老化的設備也不能及時更新，出現檔案資料丟失或是損壞的情況。

二、大數據背景下檔案管理對策分析

1加快檔案管理信息化建設

要想加快檔案管理的信息化建設，相關部門的硬件設施也急需完善，用新的管理設備代替傳統模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在進行檔案管理時，需要對硬件設備進行統一的優化更新，一方面可以對現有的資源進行整合處理利用，加強基礎硬件設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式，另一方面，可以對相關的檔案管理軟件進行研發，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時的管理模式，將具有現代化氣息的技術應用在檔案管理當中。

2樹立檔案管理的安全意識

在當下的大數據時代，將大數據技術應用到檔案管理當中時必須樹立正確的信息安全意識。大數據下的檔案信息不同于紙質檔案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果幾乎是不可逆的，雖然災害無法使電子信息丟失，但是一旦沒有做好相關的安全管理工作，黑客入侵等行為也會使信息安全受到嚴重威脅，所以檔案管理工作人員在進行檔案管理時，一定要提高警惕，在進行檔案信息保存的硬件設施中，禁止使用與檔案管理工作無關的功能，時刻檢查防火墻的功能是否完好，避免設備受到外來入侵。

3構建完善的檔案管理的準入制度及管理機制

檔案管理工作的規范執行需要檔案管理制度的約束，確保對檔案數據進行合理的應用。首先針對大數據背景下檔案管理的準入條件，要進行適當提高。對于進入檔案系統的人員而言，要對其準入條件進行明確規定。要在檔案管理系統中安裝防火墻，避免黑客入侵，實現對數據的有效保護。同時要建立檔案數據安全的責任機制，對平臺上的數據進行法律責任劃分，明確責任人，提高管理人員對檔案數據保護的重視程度。此外，還要針對檔案管理工作制定完善的監督機制，防止檔案管理工作出現混亂。在具體的管理過程中，應配備專門的監督機構和監督人員，對每一個管理環節都進行嚴格地監督，以及時地發現檔案管理工作中管理人員出現的不當行為和失職行為，確保加強對檔案數據的有效保護。

4創新服務項目

對大數據時代下的檔案進行管理，目的在于實現對檔案資源的高效利用。而要想真正地挖掘出檔案資源的更多價值，檔案管理人員要借助專業的大數據技術不斷地對檔案資源進行分析。在新時代下，檔案管理工作人員應具備檔案服務項目的創新意識，通過對知識服務框架以及服務方式的改變，來奠定服務項目創新的根基。此外，還要不斷健全服務體系，對檔案資源價值進行有效對接。檔案管理機構應做到層級完善、責任明確，要不斷地提高檔案信息的共享程度與開放程度;基于當前用戶的個性化需求，檔案管理人員更要善于從不同角度挖掘檔案資源價值，并積極構建檔案管理的開放性體系，使檔案資源變得更加易得，但同時也需要關注檔案利用模式以及信息檢索方式等的創新，提高用戶對檔案資源的利用效率，并力求滿足社會對各種檔案資源的廣泛需求。

5利用信息技術提高檔案管理水平

在新的時代背景下，檔案管理工作要與時俱進，改變傳統的管理模式，以《檔案法》的法律法規為要求，注重檔案管理工作，創新檔案管理模式。按照檔案管理的要求，科學的開展檔案管理工作，同時為檔案管理人員提供良好的工作環境，完善獎懲機制，督促檔案管理人員更好地投身于本職工作。及時地收集、整理數據時代產生的數據信息以及影像資料，更好地開展檔案管理工作。檔案管理人員應該及時地修復受損的紙質檔案，利用當前的掃描、拍照等技術將紙質檔案進行數字化的轉化，并建立相應的數據庫。轉換工作的前期開展會比較復雜，但是建成之后可以更好地進行數字管理，提高管理效率，此外，需要定期地對于電子檔案進行維護、更新，發揮檔案的信息價值。

6加強檔案管理隊伍建設

要提高檔案管理工作，需要一支思想政治水平高、專業技術過硬的檔案管理隊伍。需要積極引進專業的技術人才，優化隊伍的年齡結構，整體提高管理隊伍的業務水平。定期對于當前從事檔案管理的人員進行檔案知識技術培訓，根據工作中的實際情況來開展針對性的培訓。提高從業人員的計算機應用能力、數據分析、篩選的能力，以及電子檔案管理的能力，這些都是要培訓的內容，通過技術培訓，不斷地提高檔案管理人員的專業技術水平，更好地為現代化檔案管理服務。

7加強檔案管理設施建設

利用現代化的管理理念以及方法，解決檔案管理中的問題，實現檔案工作的現代化管理。除了有現代化的管理理念外，還需要加強基礎設施建設。引進了專業技術人才，提高了管理隊伍的業務水平，還需要有配備的專業設施，才能更好地發揮檔案管理人才的作用。加大基礎設施的資金投入，更新檔案工作開展所需要的設備，此外，在檔案工作管理中要融入大數據思維，可以和相關的大數據企業進行合作，加強對于設備和技術的研發，讓適應大數據時代的設備以及技術更好地發揮優勢。將存儲以及虛擬技術應用到檔案管理中，拓寬合作渠道，加強現代信息技術在檔案管理中的應用。

總結

綜上所述，大數據時代給檔案管理工作帶來了便捷、高效的管理思路，傳統的檔案管理模式可以晉級為電子化、信息化的管理模式，與此同時，基于大數據處理技術，所有的檔案管理資料都可以實現快捷的查找、調取、傳輸和分析，可以有效節約人力、物力資源成本，更多地發揮檔案資料價值。

參考文獻

[1]羅敏芝。大數據時代下檔案利用服務體系的構建思路[J].城建檔案，2019（03）：45-46.

[2]趙亞玲。檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策[J].辦公室業務，2019（06）：126.