大數據背景下高校財務檔案信息化管理的問題與對策研究

黃萍 張海兵

摘要：財務檔案管理工作在高校的日常工作中占據重要地位，隨著大數據時代的來臨，高校財務檔案管理工作呈現出一些新的特點，同時也面臨新的挑戰。文章探討大數據時代高校財務檔案信息化管理的重要意義以及存在的問題，并著眼于實際工作經驗，進行思考展望，以期提高高校財務檔案管理水平，更好的服務于高校教學、科研、管理工作。助力新時代高校內涵發展建設。

關鍵詞：大數據 ?高校 ? 財務檔案 ?信息化

高校財務檔案是高校檔案管理中極其重要的一部分，支撐和服務于高校的教學、科研和校務管理，具有十分重要的地位。[1]按照會計檔案管理辦法，財務憑證屬于永久保管檔案。財務檔案數理龐大，存放占用了很大空間，不利于人工查閱，對檔案人員查閱帶來了非常大的困難，必須通過信息化手段才能得以解決。隨著信息技術快速發展，高校財務檔案信息化管理已成為高校推進內涵式發展進程中的一個必要環節。

一、高校財務檔案信息化建設的現實意義

1. 大數據時代高校財務檔案管理的特征

信息化早已成為了人們不可缺少的一部分，高校財務檔案信息化是高等院校財務管理的必然趨勢。大數據時代，信息資源具有高速性和多樣性的特點，高校財務檔案管理也呈現出一些新的特點。[2]

（1）技能要求高。隨著云計算、大數據、物聯網等新型技術在高校只會校園中廣泛應用，高校財務檔案管理工作也將由傳統的管理向信息化管理轉變。同時也給財務檔案管理工作帶來挑戰，對財務檔案管理人員的技能提出了更高的要求。檔案業務人員需要不斷地學習汲取新的知識，掌握大數據采集、大數據預處理、大數據存儲及大數據分析等核心新技能是崗位需求和時代發展的必然趨勢。

（2）專業性強。高校財務檔案管理不同于其他業務類文件的管理，高校財務檔案具有高度的專業性。從內容上看，高校財務檔案管理主要包括兩個方面：第一，財務會計交易憑證的管理。如工資發放清單、院校職工節日福利發放表等單證賬表類。[3]這部分信息管理側重于形式的標準和規范，實現財務檔案信息化則可以打通各部門之間的信息壁壘，建立一個統一的數據管理共享平臺，提高會計憑證的規范化水平;二是財務收支票據類，包含學生學費交易憑據、助學金發放清單、科研項目資金使用、設備采購費用清單等，這一部分工作的重點在于將該類憑證進行數字化整合，提供便利的查詢與傳輸服務。實現財務檔案的信息化管理，建立高效的數據共享管理系統，可以直觀地反映學校的財務狀況和各項活動的經濟過程。這兩部分需要專業的財務檔案管理人才和專業的信息系統的支持。

（3）檔案數據載體的多樣性。財務檔案信息化管理是依托高校智慧校園學校工程開展的。相對于傳統的財務檔案管理，大數據背景下，金融檔案載體更加多樣化。除了常用的紙張、磁盤和光盤外，還有更多的存儲載體依賴大數據、物聯網和云計算等新興信息技術。隨著我國社會信息化進程的加快，電子發票和電子存根的有效性得到了保障。高校財務檔案管理越來越涉及到數字載體的審計和管理。大數據時代高校財務檔案不僅呈現出載體多元化的趨勢，載體的有效性也得到了逐步的保證。

2.大數據時代高校財務檔案建設的現實意義

（1）符合時代發展趨勢和社會發展需要。 在大數據背景下，由于互聯網等信息技術的不斷深入，數據信息的規模開始快速增長，使得紙質文件管理模式不一致。此外，信息時代的到來導致了金融檔案信息化的出現。財務檔案信息化是當前我國檔案建設過程中最重要的任務之一。同時，也是不斷推進高校檔案管理，實現高校辦公自動化的關鍵。

（2）提高財務管理效率和辦公自動化。 以往的紙質文件管理無法實現數據共享。同時，許多收集、歸檔等工作基本上都是手工完成的。工作量很大。不僅效率低下，容易出錯，而且還會丟失文檔。在大數據背景下，財務檔案人員依托互聯網，通過網絡收發財務數據，利用電子系統進行錄入和歸檔，縮短了檔案的形成周期，大大提高了財務工作效率。[4]

（3）提升財務數據的獲取能力。財務數據檔案信息化后，極大地便利了財務數據的統計分析能力，充分利用數據挖掘技術獲取所需要的財務信息，便于領導分析財務現狀和進行及時決策。

二、當前高校財務檔案信息化管理的現狀與面臨的困境

1.高校財務檔案信息化管理的現狀

從對問卷調查的數據分析結果來看，衡陽市大部分髙校初步具備財務檔案信息化管理的基礎。

第一，各高校財務部門基本配備了計算機。從表1的數據可以看出，90%的被調查高校配備了財務檔案管理計算機，為財務檔案信息管理提供了基礎設備保障，計算機參與財務檔案管理得到了普及和認可。[5]

第二，具有一定的信息網絡基礎。據調查數據顯示，衡陽市高校財務檔案管理使用的計算機100%接入校園網、互聯網或兩者兼有。高校檔案管理網絡化已達到一定程度，為檔案信息管理提供了網絡保障。

從以上數據分析可以看出，隨著高校辦學條件的改善，相當一部分高校財務檔案信息管理機構日趨完善，計算機設備更加齊全，網絡設施更加完善，高校財務檔案信息管理所需的物質基礎越來越堅實。

三是從事財務檔案管理工作的人員初步具備計算機等信息化手段的應用能力。

2.高校財務檔案信息化管理存在的問題

（1）高校財務檔案信息化管理的理念滯后

隨著信息技術的發展和大數據的廣泛應用，高校財務檔案管理應與時俱進，不斷創新。在大數據時代背景下，高校要實現信息資源的現代化，必須高度重視財務檔案的信息管理。然而，現實是人們普遍沒有認識到高校財務檔案信息化建設的重要性和必要性。有人甚至認為財務檔案的管理微不足道，只是一項簡單的數據整理工作，與全局無關。財務檔案管理工作的本質講求的是服務水平和服務效率，一些高校財務檔案管理人員工作保守，滿足于傳統的管理模式，習慣于手工收集、整理、存儲檔案，不根據信息時代的需要尋找、學習和更新管理技術和方法。這在一定程度上影響了高校財務檔案信息管理的進程。[6]

同時，高校領導層未從宏觀層面確立財務檔案管理信息化建設在學校工作中的重要地位。往往使財務檔案管理工作讓位其他中心工作，這直接影響到高校財務檔案信息化管理的人力支持和財務保障，阻礙了高校財務檔案信息化的發展進程。

（2）高校財務檔案管理信息化建設水平普遍偏低

一是基礎設施滯后，隨著計算機、互聯網在辦公領域的普及，近年來，基于計算機管理的高校財務檔案管理模式得到了一定程度的發展。然而，調查顯示，衡陽市高校財務檔案管理的主要模式仍然是手工管理模式，高校財務檔案的信息化管理水平普遍較低。[7]

調查發現，雖然高校財務檔案管理部門均配備了計算機，但是利用程度有限，一些學校沒有使用專業的財務檔案管理系統;一些專業系統的應用仍處于低級階段，財務軟件對財務檔案信息化管理功能的開發和投入尚未完全成熟。[8]財務檔案整理還是以傳統的紙質檔案收集為準。根據調查數據統計資料，在衡高校中只有不到30%的高校采用計算機為主，人工為輔助來管理財務檔案，超過60%的高校依然采用人工管理財務檔案為主，計算機管理為輔的管理模式，極個別高校甚至采用純人工管理高校財務檔案。

二是財務檔案管理人員信息化專業素養較低。就財務檔案信息化管理工作而言，需要掌握信息手段的專業人才。但是，大多數高校并沒有按照財務檔案信息化管理的要求配置具有專業素質的專業人才。許多財務檔案管理人員不具備高校財務檔案信息化、數字化、網絡化、電子化的專業素質和技能，調查數據顯示，有29%的財務檔案管理人員不能在工作中正確使用大數據技術，無法熟練操作各種管理軟件。這樣會對財務檔案管理工作的實施與發展造成不利影響。

（3）財務檔案管理的數據轉換不夠，缺乏兼容性強的檔案信息管理系統。為了實現高校財務檔案信息化建設，財務檔案數字化是一項重要工作。如果沒有金融數據和數據化學作為支撐，金融檔案的信息化建設將是不可能的。目前大多數高校的財務檔案資源主要是紙質檔案，但隨著近年來科技的發展，大部分高校已建設或正在進行智慧校園建設工程，但是，很多高校并沒有借此機會構建財務檔案信息化數據庫，使財務檔案信息數字化和網絡化。從而導致學校財務部門與其他部門有效對接，無法實現財務檔案資源的兼容性和共享性，導致財務檔案信息資源利用率低，財務檔案資源的收集整理成本顯著增加，對財務檔案信息管理效率產生負面影響。

（4）髙校財務檔案信息化的安全保障機制不夠健全

一是安全保密軟硬件設施建設機制不健全，計算機信息相關的管理軟件還存在一些不足。由于資金、人力等原因，部分地方高校在防盜、防線路截獲、電源保護等安全保密設施建設比較滯后，系統安全性差，維護困難，更新速度慢。高校檔案的網絡信息安全難以保證。

二是高校財務檔案管理人員的安全保密意識不強。近年來，國內高校不遵守安全保密操作規程，導致財務檔案信息不時被披露。調查顯示，60%以上被竊取和泄露的信息來自內部，如內部人員泄露內部網絡結構;安全管理員泄露用戶名和密碼;內部惡意員工編寫銷毀程序并在內部網上傳播;機房重要場所管理松懈，惡意入侵者趁機入侵等等。

三、加強高校財務檔案信息化管理的對策

1、轉變觀念，樹立現代化的高校財務檔案信息化管理理念

一方面，高校財務檔案管理人員要轉變觀念，打破傳統的檔案管理模式，積極主動提高自身的計算機應用能力，跟上信息時代的發展步伐，在工作中自覺融入大數據、云計算等新思維。另一方面，要充分利用現有的資源和條件，開發利用好高校財務檔案資源，改善財務檔案信息系統的服務能力，主動服務于高校的教學、科研等工作，讓高校師生更好的利用高校財務檔案資源。

2、建設高素質財務檔案信息化管理人才隊伍

高校財務檔案信息化建設的核心是創新型人才的培養，高校應該建立一支綜合素質復合大數據時代要求的財務檔案管理人才隊伍。財務檔案管理人員即要熟知財務會計、檔案管理等專業知識，又要掌握計算機操作、大數據分析等現代化信息技術。高校要充分發揮在職教育培訓在財務管理、檔案管理、信息化等方面的作用，促進三個領域培訓內容的整合，擴大培訓覆蓋面，大力探索和宣傳高校和個人先進模式，把落實會計檔案信息化對會計人員的要求作為考核、評價和上崗的重要依據，強化會計人員檔案員對會計檔案信息化的責任。

3、構建統一、科學、安全的財務檔案數字化處理平臺。

高校可將現有系統整合優化為統一的財務信息平臺，與檔案管理平臺對接，實現財務檔案管理的數字化、網絡化，整合財務檔案信息的建立，包括信息的接收、傳輸、管理等，儲存和提供利用。這樣，不僅可以共享相關的檔案信息，還可以使財務檔案管理更加快速和科學。高校應在平衡存儲和通信成本的基礎上，建立統一的財務檔案標準化和數字化處理平臺，利用規模效應平衡相關成本。因此，高校財務共享服務中心建設需要結合現行財務檔案管理規定，制定信息環境下財務檔案標準并指導實施，包括會計數據電子檔案的形成和歸檔，以及財務檔案信息資源的識別、描述、存儲、查詢、交換、在線傳輸和管理。同時，金融共享服務中心的金融檔案管理還依賴于三個方面：網絡環境建設、硬件環境建設和軟件環境建設，這三個方面也是金融檔案信息傳輸、交流和共享的基礎。[9]

4、加強制度建設，確保財務檔案信息安全。

首先，根據國家有關安全法律法規，結合高校財務工作的特點，建立健全收集，傳輸，整理，歸檔，，高校財務檔案信息的開發與利用。建立覆蓋財務會計全生命周期的會計檔案管理規范體系，包括修訂《高校會計檔案管理辦法或規則》、《電子會計檔案管理規范》，會計檔案等電子文件的歸檔管理標準、會計檔案系統的使用規范和內部控制制度，明確各部門會計檔案管理的任務、職責和標準要求及風險防范。

其次，完善電子會計檔案管理的職責分工，從會計檔案的全生命周期出發，明確高校財務部門、檔案部門和信息技術部門的職責分工。財務部整理會計檔案，核實電子文件，移交電子檔案目錄和實體檔案，配合檔案部進行鑒定和評估;檔案部門接收電子檔案，檢查電子檔案的安全性和完整性，并進行管理和利用;信息技術部負責開發系統和技術支持，制定備份和災難恢復等安全措施，移交電子文件目錄和備份光盤，定期傾倒光盤，銷毀電子文件。

最后，要高度重視大數據的時代網絡安全工作。大數據時代對網絡安全提出了更高的要求。高校應充分利用加密技術、水印技術、數字版權等先進技術，確保數字內容的安全可靠傳輸、識別和授權合法用戶，實時跟蹤和監控用戶的操作行為，防止非法操作，防止非法數字媒體獲得合法注冊并進入網絡流通領域。[10]

參考文獻：

[1]張婉瑩.新《會計檔案管理辦法》背景下的高校會計檔案信息化建設[J].行政事業資產與財務，2018.15：23-24

[2]田璐.大數據時代背景下高校檔案信息化建設探究[J].蘭臺內外，2021.18：37-38

[3]方小麗.“互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理的建議[J].蘭臺內外，2021.15：39-40

[4]陳軍.大數據環境下高校檔案信息化建設問題及對策[J].通訊世界，2019.7：9-10

[5]林秀.高校檔案信息化管理問題及對策研究[D].福建師范大學博士學位論文，2017.

[6]張仁芬.大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略探討[J] .蘭臺內外，2021.16：4-6

[7]莫振琳.高校財務檔案在數字化校園中的管理研究[J].中國管理信息化，2017.9：64-66

[8]祖盼云.大數據背景下高校檔案信息化管理體系建設的思考[J].教育教學論壇.2019.21：9-10

[9]高春雷.財務共享模式在機關事業單位財務檔案管理中的應用[J].行政事業資產與財務，2018.5：70-71

[10]錢進.網上廣播的數字版權技術[J].信息與電腦（理論版），2012.12：179-180

作者簡介：

黃萍（1978-），女，湖南長沙人，湖南工學院財務處館員，研究方向：財務管理與信息工程。

通訊作者：

張海兵（1988-），男，陜西乾縣人，湖南交通工程學院圖書館碩士、講師，研究方向為信息工程。

基金項目：衡陽市社科基金一般課題《大數據背景下高校財務檔案信息化管理研究——以衡陽市高校為例》（編號：2019C29）