檔案數(shù)字化掃描工作問題探討與安全實施對策探究

李雪松

摘要：對于重要行業(yè)領域來說，文書檔案的分類整理工作意義重大，這是事業(yè)單位的重要信息資源，檔案內完整的記錄了其發(fā)展歷史，對行業(yè)的未來發(fā)展做出指導。基于當前檔案數(shù)字化掃描工作中存在的問題，結合航天檔案的高度保密性特征，有必要科學建立信息數(shù)據(jù)庫，做好檔案數(shù)字化掃描管理，采取相應的檔案安全與保密措施，強化檔案歸檔文件管理和移交管理，保證檔案掃描質量。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化掃描;檔案安全;保密措施

引言：互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展在一定程度上推動了數(shù)字化在各行業(yè)領域的應用，傳統(tǒng)紙質檔案管理的弊端逐漸凸顯。因此，有必要做好文書檔案的掃描管理工作，促進檔案數(shù)字化掃描，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，加強對檔案信息的管理與利用，在保證檔案信息完整性的同時，保障圖像清晰，并在相應的保密措施下維護檔案安全。

一、檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的現(xiàn)實意義

檔案資源是一個國家的財富，更是行業(yè)領域發(fā)展歷史的真實反映，加強檔案數(shù)字化掃描管理是一項基礎性工作。為了守護這些知識資源，應加強對檔案的安全管理，融合信息化與數(shù)字化技術，提高資源利用率。檔案數(shù)字化掃描管理的意義大致如下：（1）提高檔案數(shù)字化掃描效率，使檔案編輯方式更靈活，在掃描設備的應用下對檔案進行數(shù)據(jù)掃描、刻錄、備份保護，并以計算機作為載體，使用光盤存儲檔案信息，方便后期人們對檔案信息的快速查詢。（2）完成數(shù)字化掃描后，檔案檢索效率顯著提升，信息檢索方式更加快捷，在瀏覽文字信息的同時可以觀看圖片內容[1]。

二、檔案數(shù)字化掃描工作問題研究

當前檔案數(shù)字化掃描工作在開展中主要存在以下幾方面問題：（1）工作人員不足，工作量較大。科研類單位中，檔案館內存儲著大量檔案資料，檔案室工作人員需要按照工程進行檔案的劃分，一個檔案管理人員至少要負責一個工程項目的檔案驗收、整理以及歸檔工作，與此同時還要承擔著檔案日常借閱和管理等工作。航天檔案館中存儲著各類報告書、計算書等紙質文本檔案，這些檔案中含有大量圖片和模型信息，此外還有數(shù)以萬計的底圖檔案。雖然檔案館近年來開始進行網(wǎng)上歸檔，也建立了電子檔案，但是面臨著龐大的檔案數(shù)量，工作人員壓力較大，數(shù)字化掃描工作任務艱巨。（2）缺少設備。檔案數(shù)字化掃描工作的開展需要用到掃描儀設備，且要求工作人員可以熟練操作掃描儀。但檔案館內掃描設備數(shù)量不足，無法承擔大批量檔案的數(shù)字化掃描，工作效率難以提升。（3）存在外包和內包的艱難選擇。外包就是將檔案數(shù)字化掃描工作交給專業(yè)圖文公司，內包是安排檔案館工作人員負責完成。但是相比之下，外包公司不僅有專業(yè)掃描和圖文處理設備，且工作人員操作嫻熟，可以短時間內完成掃描，但收費較高，也無法保證檔案內容安全。內包可以保證檔案安全，但對人員來說是一項嚴峻的挑戰(zhàn)[2]。

三、檔案數(shù)字化掃描安全實施對策

3.1建立信息數(shù)據(jù)庫，做好檔案數(shù)字化掃描管理

建立信息數(shù)據(jù)庫，其中包含全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫，同時兼顧數(shù)據(jù)庫之間信息的兼容性問題，使用專業(yè)軟件創(chuàng)建全文數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一規(guī)范著錄格式，及時存儲文檔信息，對其進行結構化處理。目錄數(shù)據(jù)庫建議采用檔案軟件胸，直接實現(xiàn)檔案數(shù)字信息條目級著錄，提高檔案信息查詢與利用效率。遵循“先易后難”的原則，對檔案數(shù)字化掃描工作的外包或內包方式進行選擇。如果選擇內包，那么掃描儀的選用需要基于檔案館自身需求，根據(jù)庫房存儲情況使用掃描儀，必要時需購進設備。如果選擇外包，委托第三方負責掃描與圖片加工，將有可能給紙質檔案造成損壞威脅，甚至檔案丟失，給檔案管理帶來諸多不安全因素。面對以上問題，建議先整理保密性要求相對不高和利用率較低的檔案，對這部分檔案采取外包的處理方式，外包完成后對機密性檔案進行內包處理，同時做好人員培訓工作。

檔案數(shù)字化掃描管理工作的開展可以按照以下建議操作：（1）明確檔案數(shù)字化管理工作標準，在掃描加工環(huán)節(jié)做好質量標準控制，對年度歸檔的紙質檔案全部掃描，按照排列順序掃描圖像。對圖像完整度與敏感度、字跡清晰度做好檢查，保證檔案數(shù)字化掃描質量。（2）細化檔案數(shù)字化掃描操作方法。按要求進行掃描儀安裝連接，掌握掃描方法，調整相關參數(shù)，按照放入、掃描、拿出的步驟順序進行檔案數(shù)字化掃描。掃描之前，根據(jù)檔案類型選擇掃描方式，設置色彩和分辨率，常見的掃描方式主要有手持式、高拍式、平板式以及膠片式幾種，應按照紙張情況使用掃描儀。色彩設置方面，應采用彩色掃描方式，按照圖像特征設置JPG存儲格式，要求圖片分辨率不能低于200dpi，基于OCR識別條件下分辨率應大于300dpi[3]。

3.2合理配置人員，采取檔案安全與保密措施

檔案數(shù)字化掃描工作必須擁有專業(yè)的掃描場地，距離檔案庫房近一些，方便檔案搬運。場地內應足夠容納高速掃描儀、平板掃描儀、電腦、交換機等設備。在人員配置上，下架與整理檔案的人員應安排2名，負責檔案管理、技術支持、檔案錄入、掃描、圖像處理、刻盤等工作的掃描人員應至少3名。做好檔案安全與保密工作，強化所有人員安全意識，對參與掃描工作的人員展開保密教育，簽訂保密協(xié)議。在現(xiàn)場安裝視頻監(jiān)控設備，全程記錄，制定保密規(guī)章制度，嚴謹攜帶視頻采集或通訊等設備。

對航天檔案安全保密措施加以細化，具體如下：（1）編制檔案安全保密方案。檔案內涉及諸多保密信息，完善檔案數(shù)字化加工場所、掃描設備的安全保密制度，對檔案數(shù)字化網(wǎng)絡做好隔離，禁止使用任何無線設備。（2）落實防火防潮、電磁場屏蔽等防護措施，建立門禁與人臉識別系統(tǒng)，遵循“最小授權原則”設計不同人群對檔案的管理和獲取權限，做好所有操作的監(jiān)控記錄。（3）搭建數(shù)據(jù)庫維護管理機制，設置電磁屏蔽裝置，安裝殺毒軟件，使用防火墻技術，做好計算機安全防護，謹防信息盜取或篡改，同時做好數(shù)據(jù)備份[3]。

3.3做好工作交接，保證檔案掃描質量

做好檔案登記，逐卷清點裝箱，填寫入庫清單。交接工作時需安排專人負責，提檔清單與入庫單信息必須準確，并有負責人簽字，落實個人職責。將整理下架的檔案調出，按照清晰度和色調情況選擇掃描方式，掃描之后的文件應進行3次校對才能上傳，確保圖像處理質量，調整掃描文件順序。培養(yǎng)復合型檔案管理人才，加大對人員培訓力度，采用激勵措施提高人員學習積極性，強化檔案管理人員的數(shù)字化管理水平，采用對外招聘的方式引進高質量人才，創(chuàng)建人才隊伍。

3.4落實檔案移交管理，避免檔案丟失或損壞

與其他領域的文書檔案不同，航天檔案館內的檔案信息必須保證高度機密性，檔案負責人需要加大對檔案移交過程的嚴格管理。在檔案移交管理期間，需做到以下幾點：（1）圖像和數(shù)據(jù)檢查。基于檔案數(shù)字化的加工標準對圖像質量進行審查，抽樣檢查比例在10%以上，不合格的圖像必須修改并重新掃描。通過目錄檢索查詢數(shù)字檔案，應著重檢查檔案目錄和圖像的相互對應情況。（2）數(shù)據(jù)存儲和移交。將數(shù)字檔案存儲在數(shù)據(jù)庫和存儲介質內，采用在線與連線兩種方式做好檔案存儲管理，建立檔案元數(shù)據(jù)，等待檔案交接與驗收后完成檔案數(shù)據(jù)的移交，同時也要為檔案實體出庫與入庫進行登記。

總結：總而言之，通過采取上述一系列檔案數(shù)字化掃描工作的安全措施，有利于為檔案使用者提供清晰且完整的檔案信息，實現(xiàn)文字與圖片信息的完美結合，為檔案數(shù)字化掃描工作的開展奠定基礎，也為檔案安全防護體系的建立提供幫助。

參考文獻：

[1]楊學銘.基于微觀實踐視角淺談如何做好檔案數(shù)字化工作[J].機電兵船檔案，2021（04）：66-68.

[2]蘭楠楠.文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及策略分析[J].技術與市場，2021，28（03）：165-166.

[3]李衛(wèi)華.文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施[J].辦公室業(yè)務，2020（13）：178-179.