淺談企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

安紅利

摘要：企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作涉及到的內(nèi)容比較多，對于數(shù)字保存的真實性完整性以及有效性要求很高，為了能夠滿足數(shù)字化建設(shè)的要求。文章立足于實際在闡述企業(yè)檔案數(shù)字化優(yōu)勢的同時，對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑進(jìn)行分析，希望論述后可以給相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理;數(shù)字化;建設(shè)思路

引言

就目前現(xiàn)狀而言，企業(yè)在發(fā)展階段對于檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作越來越重視。因此如何達(dá)到高效的檔案數(shù)字化建設(shè)效果是當(dāng)前管理者熱議的一個問題。所以對企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行分析，探尋出科學(xué)有效的建設(shè)策略非常重要。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

（一）有利于提升經(jīng)濟效益

對于數(shù)字化檔案管理而言它主要是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上將檔案資料數(shù)字化，通過計算機儲存的一種方式，這種方式能夠減少空間的應(yīng)用，又能夠達(dá)到環(huán)保節(jié)能的要求，這種方式不僅能夠?qū)⑵髽I(yè)的成本降低同時又可以提高檔案的利用率。

（二）有利于檔案原件的保護

企業(yè)在發(fā)展階段檔案的價值主要體現(xiàn)在開發(fā)以及利用層面上，在企業(yè)生產(chǎn)階段涉及到的經(jīng)營管理、安全生產(chǎn)法律訴訟都需要詳細(xì)的檔案資料作為支持。傳統(tǒng)的管理方式多少會給該項工作造成一定的影響，如果文件受到破壞或者是損壞，就會給企業(yè)的發(fā)展造成很大的影響。但是數(shù)字化檔案管理方式能夠減少傳統(tǒng)方式的缺陷，可以保護檔案的真實性、完整性以及安全性。

（三）有利于檔案資源的開發(fā)利用

在檔案檢索的階段檢索效果的高低、速度的快慢直接影響到資源的合理利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索時程序復(fù)雜、時間耗費長，不能夠滿足應(yīng)用要求。但是企業(yè)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)具備檢索快速、針對性強、利用率高等特點，能夠讓工作人員查詢相關(guān)的資料，提高了工作效率。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏專業(yè)人才

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展的階段中，專業(yè)人才對提高建設(shè)效果有著重要的作用。但就目前分析可知很多企業(yè)的專業(yè)人才非常缺乏，現(xiàn)有的工作人員不能夠掌握先進(jìn)的技術(shù)，達(dá)不到檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。同時一些企業(yè)在發(fā)展的階段對于企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作不是很重視，以至于不能夠投入更多的資金應(yīng)用到數(shù)字檔案建設(shè)工作開展階段中，這些問題的存在，就會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作停滯不前。

（二）相關(guān)設(shè)施不夠完善

對于企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作而言，在實踐階段對于檔案數(shù)字化建設(shè)的工作不僅需要滿足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，同時還需要達(dá)到檔案綜合利用的需要。但就目前現(xiàn)狀而言，在企業(yè)檔案管理工作開展階段數(shù)字化檔案建設(shè)的工作缺乏一定軟件以及硬件支持，導(dǎo)致各種先進(jìn)的計算機軟件以及應(yīng)用都缺乏一定的針對性，存在軟件利用不匹配的情況。由于檔案管理工作的硬件設(shè)施質(zhì)量以及性能不夠完善，對于檔案管理工作開展不能提供更多的支持，阻礙了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效開展。

（三）檔案管理形式不合理

對于企業(yè)檔案管理而言，在實踐階段中檔案管理的工作內(nèi)容對象都是將信息儲存到系統(tǒng)當(dāng)中，方便工作人員進(jìn)行查詢。就目前而言，在檔案管理工作開展時由于檔案管理形式不夠合理，經(jīng)常會出現(xiàn)資源消耗等問題，在一定的程度上導(dǎo)致工作的開展達(dá)不到高效性。例如一些管理人員還是采用傳統(tǒng)的管理方式開展工作，傳統(tǒng)的管理模式都是紙質(zhì)類型的，無形中增加了管理工作的難度使得檔案的利用效率得不到提升。

三、企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

為了能夠達(dá)到企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要求，需要綜合實際在建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上，從數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)需求、數(shù)字化保密性建設(shè)需要等方面做好全方面的管理控制，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的工作達(dá)到實際要求。

（一）建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)階段，建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度是非常關(guān)鍵的一項內(nèi)容，首先需要按照企業(yè)的實際情況將合理的日期以及歸檔模式進(jìn)行全面的安排，要求每項工作的開展都能夠滿足數(shù)字化建設(shè)制度的要求，同時在數(shù)字化制度構(gòu)建階段，還需要將年終績效考核納入各個部門管理工作檔案中。同時要將數(shù)字化建設(shè)制度的內(nèi)容管理范圍確定。在工作階段還需要落實好檔案管理責(zé)任，使其能夠在檔案建立的階段就能夠細(xì)化各項工作，對資料的整理收集、上交保存等明確，只有這樣才能夠?qū)⒃撝贫鹊膬?yōu)勢體現(xiàn)出來。

（二）注重數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

進(jìn)行數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)階段，要加大力度提高數(shù)據(jù)庫建設(shè)能力，首先需要根據(jù)實際情況，對于檢索類型的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要基于開放性的檔案要求提供相應(yīng)的目錄檢索范圍以及檢索內(nèi)容，其次對于文件類型的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要提供網(wǎng)絡(luò)方面的信息服務(wù)，并且在檔案信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的階段，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在模擬數(shù)據(jù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上調(diào)整檢索模式以及儲存模式，保證電子文檔都能夠具備錄入、修改、歸檔查詢等各方面的功能。

（三）完善檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)

數(shù)字化保密性建設(shè)工作涉及到的內(nèi)容比較多，為了能夠達(dá)到保密性的要求需要將相關(guān)人員的檔案保護意識提高，使其能夠在該項工作開展中落實保密規(guī)定履行自身的責(zé)任提升資料的完整性減少資料丟失、泄漏損壞問題出現(xiàn)。因此在保密性建設(shè)階段中，需要依托配套設(shè)施的支持，在利用數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上優(yōu)化技術(shù)的應(yīng)用方式，合理地利用信息技術(shù)策略提高數(shù)據(jù)的真實性及完整性。需要注意的是在數(shù)字化檔案建設(shè)的階段，為了能夠保證相關(guān)檔案信息的精確度，還需要綜合實際情況對相應(yīng)的數(shù)字化防范方案進(jìn)行構(gòu)建，例如采用加密技術(shù)對數(shù)字檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理保存，并且設(shè)置相應(yīng)的防火墻減少因網(wǎng)絡(luò)攻擊而造成資料丟失等情況。

（四）加強檔案數(shù)字化的加工處理

在數(shù)字化加工處理階段需要對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的原則進(jìn)行研究，使其能夠在了解數(shù)字處理范圍的基礎(chǔ)上達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)要求。就目前現(xiàn)狀而言，在數(shù)字化加工處理的階段，需要針對不受到重視的信息檔案進(jìn)行優(yōu)化，同時在加工處理階段還需要對檔案的整理內(nèi)容以及掃描備份儲存內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，合理的應(yīng)用云計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)對這些資料進(jìn)行收集整理歸納，從而將其劃分為不同的類別以保證在后期檔案查詢時可以針對性的獲取相關(guān)的信息。

（五）優(yōu)化資源配置

在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展的階段中，如果沒有做好相關(guān)資源配置的優(yōu)化控制，也會導(dǎo)致檔案管理工作的開展達(dá)不到數(shù)字化要求。因此在該項工作開展時需要綜合實際情況，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展初期需要做好相關(guān)軟件以及硬件的需求分析。企業(yè)需要投入更多的成本應(yīng)用到建設(shè)當(dāng)中從而方便更新軟件以及硬件設(shè)備，并且在企業(yè)資源優(yōu)化配置的階段需要做好全局的考慮，對企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分，保證各方面的綜合利用效率達(dá)到實際要求。

四、結(jié)語

綜合以上敘述，在企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的階段涉及到的內(nèi)容比較多，如果沒有做好全面的科學(xué)設(shè)計，就會使得數(shù)字化建設(shè)效率下降影響到企業(yè)發(fā)展。所以在該項工作開展上需要按照企業(yè)檔案管理的工作目標(biāo)，合理的利用信息技術(shù)達(dá)到數(shù)字化建設(shè)的要求，以保證檔案管理工作質(zhì)量能夠得到提升。

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