農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理對策探析

陳林娟，菅元旭，陳 亮，黃麗萍

（1.內(nèi)江市農(nóng)業(yè)科學(xué)院，四川 內(nèi)江 641000；2.內(nèi)江市人力資源和社會保障局，四川 內(nèi)江 641000）

農(nóng)業(yè)科研檔案作為農(nóng)業(yè)科研單位科技成果的重要依據(jù)，主要包含了農(nóng)業(yè)科研的申報立項、項目執(zhí)行、結(jié)題驗收、申報獎項（成果）、推廣轉(zhuǎn)化等形成各種電子、文字和視頻等資料，能夠真實記錄農(nóng)業(yè)科研單位的科研狀況，有效反映農(nóng)業(yè)科研單位在各階段取得的科研成果、科研技術(shù)和科研經(jīng)驗，對農(nóng)業(yè)科研單位當(dāng)前科研工作和制定后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供參考。因此，農(nóng)業(yè)科研單位踐行農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，探索農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法，有助于推動農(nóng)業(yè)科研單位健康快速發(fā)展。

1 踐行農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要性

1.1 鞏固農(nóng)業(yè)科研基礎(chǔ)

農(nóng)業(yè)科研檔案作為農(nóng)業(yè)科研單位開展各項科研工作的證實材料，涵蓋了農(nóng)業(yè)科研工作的方方面面，能為農(nóng)業(yè)科研單位推廣和運(yùn)用農(nóng)業(yè)科研技術(shù)、轉(zhuǎn)化農(nóng)業(yè)科研成果、制定后續(xù)科研策略提供重要參考。同時，完善的農(nóng)業(yè)科研檔案，也能夠有效反映整個農(nóng)業(yè)科研單位的農(nóng)業(yè)科研實力，為農(nóng)業(yè)科研單位對外合作提供重要依據(jù)。

1.2 推動農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展

農(nóng)業(yè)科研檔案完整地記錄了農(nóng)業(yè)科研單位各項農(nóng)業(yè)科研工作，包含了大量的農(nóng)業(yè)科研信息，農(nóng)業(yè)科研單位也可以通過對以往農(nóng)業(yè)科研項目進(jìn)行再研究，發(fā)現(xiàn)新的農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新點(diǎn)，進(jìn)而不斷突破已有的農(nóng)業(yè)科研成果，更加充分地挖掘農(nóng)業(yè)科研成果的價值。農(nóng)業(yè)科研單位的農(nóng)業(yè)科研人員也可以從現(xiàn)有的農(nóng)業(yè)科研當(dāng)中汲取前人的研究經(jīng)驗和精華，更好地把握本地區(qū)的農(nóng)業(yè)科研現(xiàn)狀，為本地區(qū)今后的農(nóng)業(yè)科研提供參考依據(jù)，為申報新的農(nóng)業(yè)科研項目提供思路，進(jìn)而有效提升農(nóng)業(yè)科研人員的工作成效，避免農(nóng)業(yè)科研資金浪費(fèi)，推動農(nóng)業(yè)科研事業(yè)健康快速發(fā)展。

2 農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理過程中存在的問題

2.1 對科研檔案重視程度不夠

農(nóng)業(yè)科研單位作為以開展農(nóng)業(yè)科研為主的研究性單位，相較于公司企業(yè)而言，農(nóng)業(yè)科研單位沒有相應(yīng)專業(yè)的檔案管理人員，內(nèi)部的檔案管理工作者基本都是從科研人員中選拔而來。由于他們出生于科研，認(rèn)為只要安心做好自身的農(nóng)業(yè)科研工作就行。因此，即使身處檔案管理崗位，但是他們的主要心思還是放在了對新技術(shù)的攻關(guān)與研發(fā)之上，認(rèn)為檔案管理工作只要過得去就行。在申報農(nóng)業(yè)科研項目和農(nóng)業(yè)科研成果時，只注重課題和成果的申報，對于收集課題實施過程中的各項材料卻不夠重視，造成科研項目存檔資料不齊。

2.2 檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)

就農(nóng)業(yè)科研單位從事科研檔案管理的人事情況來看，部分農(nóng)業(yè)科研單位對科研檔案管理重視程度不夠，認(rèn)為科研的主要工作為開展農(nóng)業(yè)科研，科研檔案管理只要能過得去就行，因此，開展科研檔案管理工作的人往往都是由科研人員兼職管理，他們只對科研檔案進(jìn)行簡單的收集存儲。由于專業(yè)知識技能欠缺，在科研檔案管理的過程中無法做到準(zhǔn)確分類、歸檔和存儲，最終造成農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案工作雜亂。

2.3 科研檔案存儲方式單一

科技的不斷進(jìn)步為科研檔案的保存提供了更多的可供選擇的存儲方式。隨著農(nóng)業(yè)科研單位實力的不斷增強(qiáng)，農(nóng)業(yè)科研單位所申報的農(nóng)業(yè)科研項目數(shù)量也不斷增多，加上原有的科研項目，為農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理的存儲和利用帶來了全新的挑戰(zhàn)。部分農(nóng)業(yè)科研單位還沒有采用新的科研檔案管理技術(shù)，仍然采用手工管理檔案，當(dāng)農(nóng)業(yè)科研單位需要對往年項目進(jìn)行檢索時，需要耗費(fèi)大量人力和時間，大大增加了農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理成本。同時，這種原始的檔案管理辦法既無法提升科研檔案的管理效率，也不利于已有檔案的再利用。

2.4 科研檔案收集難度較大

農(nóng)業(yè)科研由于涉及領(lǐng)域較寬泛、專業(yè)性較強(qiáng)、科研周期長、科研工作量大，對農(nóng)業(yè)科研各階段的檔案進(jìn)行跟蹤收集的難度相對較大。在科研實施的過程中，科技人員對于科研檔案需要保存的資料不明確，造成科研檔案存儲資料漏收，分類歸檔不全。部分科研檔案涉及農(nóng)業(yè)科研的專業(yè)技術(shù)，科研人員不愿意移交這些科研技術(shù)檔案，即使最終必須移交也只會移交部分科研技術(shù)檔案。此外，部分從事科研的專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)為科研項目屬于個人申報項目，不愿意將科研成果的原始資料交給單位存檔。

2.5 科研檔案利用率低

對于部分農(nóng)業(yè)科研單位而言，一個科研項目只要完成了結(jié)題的相關(guān)工作，這項科研工作就算完成，單位只要保存一份相關(guān)的驗收資料就行。這些農(nóng)業(yè)科研單位沒有對這些科研項目進(jìn)行編號整理，只是簡單地按照年份存儲進(jìn)檔案管理室，往往忽視了對這些科研項目進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)和利用。對于部分科研項目涉及知識產(chǎn)權(quán)或者涉密，國家雖然明確了科研項目開放利用的規(guī)章制度，但當(dāng)真正運(yùn)用于實踐時，這些知識產(chǎn)權(quán)的開放使用效率卻相對較低。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的對策

3.1 高度重視科研檔案管理工作

農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導(dǎo)要從思想意識上認(rèn)識科研檔案管理對單位發(fā)展的重要作用[1]，針對農(nóng)業(yè)科研單位實際發(fā)展情況出臺相應(yīng)的科研檔案管理章程，逐步完成對已有科研檔案的整理分類，讓科研檔案為單位發(fā)展助力。進(jìn)一步強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，配備專職的檔案管理人員從事檔案管理工作，并組織學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和專業(yè)技術(shù)，讓他們真正從思想意識上重視檔案管理，從行動上認(rèn)真開展檔案管理工作，進(jìn)而有效提升農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理效率。檔案管理人員還要從農(nóng)業(yè)科研單位實際發(fā)展出發(fā)，加強(qiáng)與單位各科研科室的聯(lián)系溝通，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展計劃，完善科研檔案管理，為農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展提供服務(wù)，切實發(fā)揮檔案管理的價值。

3.2 注重檔案管理人才隊伍建設(shè)

隨著農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位對檔案管理的需求也越來越高，從事檔案管理的人員除了具備良好的專業(yè)素質(zhì)外[2]，還需要具備吃苦耐勞的思想品質(zhì)，能夠真心實意地服務(wù)單位的檔案管理工作。因此，農(nóng)業(yè)科研單位在做好農(nóng)業(yè)科研工作的同時，也需要抓好檔案管理人才培訓(xùn)，定期或不定期地組織檔案管理人才學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、先進(jìn)的檔案管理辦法，形成科學(xué)合理的檔案管理學(xué)習(xí)體系，有效提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

3.3 合理運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理手段

隨著時代的進(jìn)步，檔案管理方式也變得豐富多樣。農(nóng)業(yè)科研單位要立足單位發(fā)展實際，在保持手工整理科研檔案的同時，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代智能化的檔案管理設(shè)備，并劃分專門的檔案存儲辦公室來存放科研檔案，明確檔案管理規(guī)章，將責(zé)任落實到人，避免檔案遺失[3]。要為檔案管理者配備專用的涉密電腦設(shè)備，專人專用，并能熟練地運(yùn)用檔案管理的相關(guān)軟件，能夠為科研科室提供便捷的科研檔案管理服務(wù)，實現(xiàn)科研檔案查詢、歸類、保存、分享等一體化建設(shè)。科研人員可借助科研檔案管理信息化平臺，運(yùn)用移動電子設(shè)備將科研過程中形成的相關(guān)資料上傳至單位現(xiàn)有的檔案管理庫，全方位記錄相關(guān)科研數(shù)據(jù)。

3.4 有效收集整理科研檔案數(shù)據(jù)

要想確保科研檔案的完整，必須重視科研檔案資料的收集工作，只有這樣才能為后續(xù)檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。如果科研人員在平時的科研中沒有做好科研數(shù)據(jù)的收集整理工作，一旦開展科研數(shù)據(jù)的歸檔、整理時[4]，往往會手忙腳亂，整理得到的科研檔案則會或多或少有所欠缺。農(nóng)業(yè)科研單位雖然主責(zé)在科研，但是作為科研檔案的管理人員，必須對科研檔案管理工作上心，耐心與科研人員溝通，明確各種科研檔案的歸檔范圍，用心地去整理收集科研檔案，最終形成完整的科研檔案材料，并進(jìn)行科學(xué)的歸檔和存儲。

3.5 切實發(fā)揮科研檔案價值

農(nóng)業(yè)科研單位對科研檔案進(jìn)行歸檔，除了應(yīng)對項目檢查需要外，更重要的是為從事農(nóng)業(yè)科研的科技工作者提供及時、有效、全面的科研數(shù)據(jù)支持，讓他們能方便快捷地查詢到單位以往的農(nóng)業(yè)科研材料，提供相關(guān)經(jīng)驗，拓寬農(nóng)業(yè)科研思路，找準(zhǔn)下一步申報和從事農(nóng)業(yè)科研方向，進(jìn)而推動農(nóng)業(yè)科研單位的科研事業(yè)發(fā)展。同時，完善的農(nóng)業(yè)科研可以加速單位的農(nóng)業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化[5]，科研檔案中獲得相關(guān)數(shù)據(jù)可以及時地推廣運(yùn)用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)之中，這樣既能提升農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化效率，也能幫助農(nóng)戶實現(xiàn)增產(chǎn)增收，更好為地區(qū)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支持。