文書檔案電子信息化管理探討

夏菲

摘要：隨著管理機制的逐步完善，要求文書檔案工作的質量能夠得到大幅度的提升，可以說提升文書檔案管理質量能夠進一步推動機構管理和檔案體系的完善。隨著電子技術的進步和發展，促進了很多行業領域的發展和突破，這已經成為了本世紀以來的主要行業發展趨勢，推動了各個領域的變革和發展。通過對電子信息技術的應用，使得文書檔案工作出現了大幅度的改變，并建立了新的管理理念和思路，提升了整體的信息化管理能力和水平，是在這一新時代當中給予文書檔案管理工作的一項重要的任務。

關鍵詞：文書檔案;電子信息化;管理策略

引言

在信息化時代背景下，各個行業的檔案管理工作逐漸實施了信息化建設，這樣不僅可以極大方便檔案管理，還可以實現檔案價值的挖掘，提升檔案管理工作的價值和意義。在信息化熱潮下，文書檔案管理工作逐漸實現了無紙化建設。對于文書檔案管理工作而言，實現無紙化建設不僅是文書檔案管理工作的需求，更是文書檔案管理工作發展的趨勢，相關工作人員應當在信息化發展的熱潮下，基于實際工作進行思考，找到實際工作中存在的不足，有針對性地進行解決，提升文書檔案無紙化管理和應用的質量和水平。

一、文書檔案信息化建設意義

計算機化文檔存檔管理提高了文檔存檔管理水平，現代信息技術具有強大的功能，可實現數字信息資產的存儲、數據分析、數據計算和檢索、將文本自動翻譯成多種語言等。所有這些功能都為數字文檔歸檔管理提供了可靠的基礎，從而使信息數字化更加標準化和有效。文獻檔案管理信息化也是時代發展的要求。隨著信息技術、信息技術和網絡技術的發展，文獻檔案信息化也是一個主要趨勢。為了滿足生產管理的要求，檔案的收集、儲存和管理也必須隨著時間的推移而演變，以適應時代的發展需要和科技進步。在廣大網絡環境的影響下，文獻檔案信息管理促進了單位文獻檔案數據的共享，檔案管理信息系統不僅能夠滿足單位檔案數據管理的需要，還提供不同單位和不同用戶階層之間檔案數據的檢索和存儲等功能需求，并為檔案數據提供增值服務。

二、文書檔案管理工作的現狀和不足

（1）檔案的收集和歸檔沒有標準化，管理效率低下。第一，收集的材料沒有標準化，辦公人員的文件處理、版本說明和紙張使用沒有規范。第二，檔案分類不符合規范，材料不完整。（2）秘書工作與檔案管理之間存在差距。在實踐中，郵件管理與檔案管理分開，實行分組管理，導致兩者之間的差距擴大，導致郵件管理人員對檔案管理缺乏認識，檔案工作人員對相關郵件缺乏興趣在提交和處理正式文件方面也存在違規現象，使現有檔案的內容更加復雜和多樣化，而不利于收集、分類和保存。（3）各部門之間在存檔方面缺乏協調與合作。許多文件分散在各科，需要大量收集，但各部之間往往缺乏合作與協作，導致一些重要文件的歸檔工作出現延誤，而且從長遠來看，有些文件丟失或無法歸檔。

三、文書檔案電子信息化管理策略研究

（一）改變傳統的管理理念

科技的發展為很多行業領域都帶來了重要的發展機遇，在堅定遵循社會主義核心價值觀的同時也要積極的進行管理理念的創新，改變傳統觀念，積極的提升自身的思想意識水平，充實相關的專業技術和知識，增強自身的業務水平和各方面素質能力，從而有效推動文書檔案的信息化管理發展，變被動為主動來為檔案信息化奠定良好的基礎。

（二）文書檔案無紙化管理制度的完善

文書檔案無紙化管理工作對相應工作管理制度具有依賴性，相關工作人員需要重視文書檔案無紙化管理制度的創新，以此來提升文書檔案管理工作的科學化和規范化建設。可以從工作需求的角度出發，細化文書檔案無紙化工作的細則，借助這些工作細則對相關工作人員的工作行為進行約束和引導。譬如在文書檔案立卷歸檔的過程中，應嚴格遵循相關立卷歸檔工作細則，以此實現對文書檔案立卷歸檔的規范化建設。

（三）建立良好的創新環境

首先，要重視基礎部分的建設，主要是從硬件方面來進行著手，對平時的工作環境進行積極的優化和改善，并要對設備和儀器進行及時的更新，對軟件進行升級，確保文書檔案的信息化管理能夠得到順利的進行。其次，要加強團隊建設，提升負責文書檔案管理人員的專業水平及綜合素質，并重視專業人才的引進，做好已有人員的培訓工作，要求他們必須掌握先進技術，并積極學習先進的制度和理念，增強他們的業務水平和管理能力。最后，要在加強硬件投入的前提條件下，加強各個部門和區域之間的良好合作，通過互通和交流來進行資源轉化和共享。

（四）文書檔案無紙化大數據平臺的完善

文書檔案無紙化管理工作中，文書檔案的保密性、安全性和完整性是相關工作者不得不去思考的問題，所以在文書檔案無紙化管理的過程中，相關工作人員應當從信息化的角度進行分析，完善文書檔案無紙化大數據平臺，借助不同的信息化手段對文書檔案進行保護，必要時，可以對不同用戶設置不同的權限，在最大程度上確保文書檔案的保密性、安全性和完整性。

（五）積極引用先進設備與管理技術

為了提升文書檔案管理質量和效率，需要積極引用先進的設備與管理技術。先進技術可以加強檔案信息共享程度、擴大共享范圍、提升文書檔案利用率，避免傳統文書檔案管理的局限性，讓檔案資源利用更加方便、快捷。由于信息化平臺中需要錄入過往文書檔案信息，為避免人為因素的負面影響（如信息輸入錯誤等），可采用先進的文字掃描儀，掃描檔案信息內容并錄入，以提升文字錄入效率和精度。當然，檔案管理人員也要對所錄入文字內容進行檢查，確保電子檔案信息的精準性。

結束語

信息化背景下，文書檔案管理工作的無紙化發展是一種歷史發展的必然趨勢，為提升無紙化管理和應用的質量和水平，相關工作人員需要深入對文書檔案無紙化管理工作進行思考，明確其中存在的隱患和工作的要點，確保文書檔案無紙化管理工作建設的科學性、合理性、有效性和規范性，讓文書檔案能夠在信息化建設的背景下發揮出更大的價值。

參考文獻

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