信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展

王志軍

摘要：檔案是人們對(duì)社會(huì)生活的一些規(guī)律和關(guān)鍵要素記載后形成的文書(shū)資料，自古至今都是非常重要的文獻(xiàn)資料之一，并在社會(huì)生活中發(fā)揮了獨(dú)特的價(jià)值作用，具有歷史的再現(xiàn)性、知識(shí)性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性和價(jià)值性等特點(diǎn)[1]。檔案管理則是通過(guò)對(duì)檔案的登記、整理和存儲(chǔ)等手段，提高了事業(yè)單位對(duì)檔案管理的效率。基層事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，尤其是對(duì)于一些專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)關(guān)鍵資料的檔案管理則顯得更加重要。當(dāng)下在信息化和互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，事業(yè)單位對(duì)檔案管理也有了更高的要求，單一的紙質(zhì)檔案管理滿足不了當(dāng)前的需求。加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，既是推動(dòng)檔案管理的高效化轉(zhuǎn)變，也是為了提高基層事業(yè)單位的管理體系和能力。因此，本篇文章從基層事業(yè)單位的檔案管理著手，重點(diǎn)探討其信息化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化背景下;基層檔案管理;質(zhì)量提升與發(fā)展

引言

強(qiáng)化基層單位的檔案管理工作，有助于增強(qiáng)基層單位整體的管理水平，從而提高基層單位的綜合實(shí)力，因?yàn)榛鶎訂挝坏臋n案管理不僅包括對(duì)基礎(chǔ)信息的統(tǒng)計(jì)，還包含著整個(gè)基層單位發(fā)展的情況和運(yùn)營(yíng)的狀況等各方面的資料。還有基層單位跟隨著國(guó)家政策不斷開(kāi)展的各種嘗試，在這些檔案資料中都能夠進(jìn)行詳細(xì)的記載，為未來(lái)基層單位的發(fā)展指明方向，在基層單位需要做重大決策時(shí)，可以通過(guò)對(duì)基層單位檔案進(jìn)行查閱，從宏觀和微觀雙方面把握。基層單位檔案管理水平的高低直接影響著整個(gè)基層單位的管理水平，要求基層單位的檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)，立足于當(dāng)今社會(huì)科技不斷發(fā)展的要求，跟上時(shí)代的步伐，為基層單位的管理水平進(jìn)步提供動(dòng)力。

1.信息化時(shí)代檔案管理的相關(guān)概念

大數(shù)據(jù)是結(jié)合基本信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)之上，進(jìn)行人工智能的植入，從而在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)體系巨大的信息來(lái)源可以進(jìn)行準(zhǔn)確和及時(shí)處理。此外，大數(shù)據(jù)在進(jìn)行處理的過(guò)程中，不會(huì)摻雜人的主觀意識(shí)。因此，可以保證數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，進(jìn)而為數(shù)據(jù)的處理和存檔提供科學(xué)保障，并為相關(guān)利用者提供服務(wù)。總之，檔案管理是基層單位日常管理工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙為媒介。因此，在管理過(guò)程中所需要的空間場(chǎng)地和人力資源等成本都耗費(fèi)巨大，而且在管理過(guò)程中，受季節(jié)環(huán)境影響，對(duì)于檔案的安全性存在著較大影響。為了滿足時(shí)代發(fā)展需要，檔案管理逐漸也從傳統(tǒng)手工管理進(jìn)入了計(jì)算機(jī)管理和信息化大數(shù)據(jù)管理的階段。此外，傳統(tǒng)檔案管理模式在對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行提取利用的過(guò)程中，表現(xiàn)也是較為被動(dòng)，很多檔案數(shù)據(jù)被束之高閣，不能充分發(fā)揮出檔案管理工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。信息化時(shí)代可以根據(jù)不同的客戶需求進(jìn)行系統(tǒng)化分析，因此在對(duì)用戶提供檔案服務(wù)的過(guò)程中，可以充分做到更加精細(xì)，并做好差異的區(qū)別對(duì)待。

2、信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展

2.1實(shí)現(xiàn)基層檔案管理的信息化管理與發(fā)展

為充分發(fā)揮基層檔案管理時(shí)效性，保證基層檔案管理先進(jìn)性，必須要加快推進(jìn)我國(guó)基層單位的檔案管理信息化發(fā)展。首先，上級(jí)政府要給與基層檔案管理工作充分的認(rèn)可與幫助，通過(guò)政策、資金等來(lái)扶持基層檔案管理工作，為基層檔案管理的信息化發(fā)展提供充足的保障。其次，基層單位要從人力、物力、財(cái)力等方面給與檔案管理的信息化發(fā)展全面的支持與保障，既要做好檔案管理信息化硬件配套建設(shè)，又要做好檔案管理信息化的軟件配套建設(shè)，保證檔案管理工作能夠達(dá)到信息化辦公條件。最后，在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)潛在的信息化風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的分析，并落實(shí)好防范準(zhǔn)備，要在系統(tǒng)當(dāng)中配備殺毒軟件、防御軟件等，還要定期委派專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)與管理，在保證系統(tǒng)安全的前提下，進(jìn)一步提高檔案管理系統(tǒng)的效率。

2.2提升基層單位對(duì)檔案管理工作重視

要想讓基層單位檔案管理工作得到發(fā)展，就需要基層單位上層領(lǐng)導(dǎo)重視基層單位管理工作，充分認(rèn)識(shí)到基層單位檔案管理工作會(huì)給基層單位管理以及基層單位未來(lái)的發(fā)展帶來(lái)的積極影響，在這樣的前提下才會(huì)為基層單位檔案管理提供充足的資金和技術(shù)支持，讓基層單位的檔案管理工作能夠更好地開(kāi)展。要意識(shí)到基層單位檔案管理工作重要性，最好讓領(lǐng)導(dǎo)在工作過(guò)程中，能體會(huì)到基層單位檔案所帶給基層單位的積極作用，例如單位領(lǐng)導(dǎo)要想做出重大決策的時(shí)候，就可以通過(guò)基層單位檔案中儲(chǔ)存的重要數(shù)據(jù)為決策提供一定的數(shù)據(jù)支持，只有基層單位領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)在重要決策中，借助于基層單位檔案管理的數(shù)據(jù)，為決策提供了支持，才能夠真正的從內(nèi)心深處重視對(duì)基層單位檔案工作的管理。

2.3提高基層檔案管理人員的素質(zhì)

一直以來(lái)，在基層單位中檔案管理人員都是處于可有可無(wú)的境地，很多情況下都是單位的快退休人員來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。這樣的人員并不是專門的檔案管理人員，談不上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，更不用說(shuō)檔案管理現(xiàn)代化了。而在信息技術(shù)下的檔案管理，首先要有專門的檔案管理人員，這樣人員的知識(shí)層次不僅僅是滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，還要求其有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用能力;其次是要精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理規(guī)范要求，是屬于集檔案管理、信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才。基層單位要積極引進(jìn)這樣的人才，為實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化創(chuàng)造條件。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上，基層事業(yè)單位的檔案管理需要逐漸步入信息化，應(yīng)用新的技術(shù)和手段，使信息化逐步取代傳統(tǒng)檔案管理。總之，以現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專業(yè)人才為依托，進(jìn)一步促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質(zhì)量上有進(jìn)一步的飛躍，發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的職能，更好地服務(wù)于基層事業(yè)單位的發(fā)展，更好地為社會(huì)公共事務(wù)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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