核電企業(yè)電子文件制度體系研究

查鳳華

摘要：制度是電子文件科學(xué)管理的準繩。本文依據(jù)國家電子文件管理的法規(guī)政策和標準規(guī)范，基于頂層設(shè)計方法分析核電企業(yè)電子文件管理的制度框架，從核電企業(yè)電子文件管理的實際業(yè)務(wù)需求出發(fā)，提出核電企業(yè)電子文件管理制度體系的層級結(jié)構(gòu)和分類方法，并進一步從管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)三個維度，細化制度文件在內(nèi)容編制方面的關(guān)聯(lián)性和互補性，為核電企業(yè)建立健全電子文件制度體系建言獻策。

關(guān)鍵詞：核電企業(yè) 電子文件制度

一、引言

核安全是核電生命線，核電企業(yè)文件檔案管理存在復(fù)雜性、系統(tǒng)性、集成性、連續(xù)性等特點，這些對檔案管理提出新要求[1]。但現(xiàn)實環(huán)境中，核電企業(yè)電子文件管理制度體系建設(shè)滯后于文檔管理系統(tǒng)建設(shè)，紙質(zhì)和電子混用的文檔管理制度體系，束縛了電子文件規(guī)范化管理。由此，核電企業(yè)有必要在文檔管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館建設(shè)之初，嚴格按照國家相關(guān)的法律法規(guī)、標準規(guī)范開展電子文件制度體系的整體設(shè)計，建立覆蓋核電企業(yè)管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)的全方位的電子文件制度體系，并在信息系統(tǒng)建設(shè)、業(yè)務(wù)工作開展過程中嚴格執(zhí)行，是核電企業(yè)開展電子文件單軌制管理的迫切任務(wù)。

二、制度體系的框架

核電企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性、流程的規(guī)范性和管理的嚴謹性，對核電企業(yè)制度體系的建設(shè)提出嚴格的要求。核電企業(yè)一直以來都比較重視制度規(guī)范的建設(shè)，特別是在文件檔案管理領(lǐng)域，已經(jīng)形成了涵蓋“規(guī)定、制度、細則、標準規(guī)范”的四級文檔管理制度體系。但是，現(xiàn)有制度文件在電子文件長期保存、數(shù)字檔案館系統(tǒng)運行、支撐電子文件電子化業(yè)務(wù)開展等方面較為薄弱。究其原因主要是以往的制度文件是以紙質(zhì)為主、電子為輔的“補丁式”制度建設(shè)模式。需要重點研究和思考電子環(huán)境下，以電子為主、紙質(zhì)為輔的文件檔案管理的制度框架，以適應(yīng)當前業(yè)務(wù)的科學(xué)、有效和規(guī)范開展。

（一）制度體系層級結(jié)構(gòu)

依據(jù)核電企業(yè)文件檔案管理的業(yè)務(wù)實際和信息化系統(tǒng)建設(shè)特點，電子文件管理制度體系層級，自頂向下分為四級：規(guī)定、制度、細則和標準規(guī)范。規(guī)定主要用于明確電子文件管理的體制機制和全局性要求；制度主要明確電子文件各相關(guān)責(zé)任部門的職責(zé)、業(yè)務(wù)要求和工作流程等；細則需要對具體制度文件執(zhí)行和操作的具體細化，是制度文件的程序化和業(yè)務(wù)實現(xiàn)的基本規(guī)程；標準規(guī)范則是側(cè)重于系統(tǒng)建設(shè)和運行的工作要求、數(shù)據(jù)接口和實現(xiàn)技術(shù)規(guī)范。

（二）制度體系分類方法

在制度體系分類方面，錢毅提出電子文件管理標準體系可以按照管理、資源、技術(shù)三個視圖進行細分[2]。國家檔案局在檔案信息化實施綱要中，明確提出，要構(gòu)建“資源體系”“利用體系”“安全體系”三個體系。核電企業(yè)可基于檔案“三個體系”管理理念，并依據(jù)核電企業(yè)的實際特點，增加基礎(chǔ)支撐類制度，構(gòu)建核電企業(yè)電子文件制度體系，按照內(nèi)容劃分為以下四個類別。

1、基礎(chǔ)支撐：主要包括核電電子文件管理規(guī)定、核電電子文件術(shù)語等。

2、資源體系：主要包括資源描述、資源獲取、資源管理。其中，資源描述主要是核電元數(shù)據(jù)管理、核電元數(shù)據(jù)管理規(guī)范等；資源獲取主要指核電電子文件收集、歸檔、移交；資源管理主要指核電電子文件存儲格式、傳統(tǒng)載體數(shù)字化管理、核電專業(yè)類電子檔案管理等。

3、利用體系：主要包括核電電子文件利用、編研和評價。

4、安全體系：主要包括傳統(tǒng)載體數(shù)字化管理及數(shù)字檔案館建設(shè)當中的實體安全和信息安全。

三、制度體系的構(gòu)建

為了保障核電電子文件制度體系的兼容性和擴展性，除了重點設(shè)計電子文件制度的框架體系，還應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)延伸需要進行動態(tài)擴展和定期更新，以滿足電子化、單軌制模式下的電子文件管理業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。對于不同層級制度文件，需要重點考慮制度文件之間內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性、兼容性和互補性，避免重復(fù)、沖突。

（一）確定制度文件明細表

以某核電企業(yè)的實際業(yè)務(wù)為例，按照“基礎(chǔ)支撐、資源體系、利用體系、安全體系”四個類別和“規(guī)定、制度、細則、標準規(guī)范”四個層級，制定核電企業(yè)電子文件制度文件，明確每個制度文件的框架和內(nèi)容框架，以支持核電企業(yè)開展電子文件的科學(xué)、有效管理。其他企業(yè)在制定電子文件制度文件時，可結(jié)合企業(yè)自身特點進行個性化處理，以滿足企業(yè)自身業(yè)務(wù)的獨特性。

（二）制度內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性處理

制度文件之間關(guān)聯(lián)性處理是制度體系框架設(shè)計的關(guān)鍵，需要在橫向和縱向兩個維度對制度進行關(guān)聯(lián)性處理，如《核電電子文件管理規(guī)定》，從總體上描述電子文件收集、整理、歸檔、鑒定、開發(fā)利用、系統(tǒng)建設(shè)與維護，內(nèi)容較為宏觀，當涉及具體內(nèi)容時，還需要直接參見《核電電子文件收集與整理》《核電電子文件歸檔管理》《核電電子檔案鑒定與處置管理》等；而在同層級制度之間，如《核電電子文件應(yīng)急與數(shù)據(jù)恢復(fù)細則》《核電電子文件存儲和備份細則》，需要處理其業(yè)務(wù)流程的相互銜接和職能分工。通過制度文件之間的關(guān)聯(lián)性處理，既保證制度之間的內(nèi)容完整性，又兼具制度的表述簡潔性。

（三）制度內(nèi)容的兼容性處理

為了保持核電企業(yè)電子文件制度體系的完整性，編者從本制度完整性出發(fā)，會出現(xiàn)多個制度描述同一對象。原則上，需要保證制度內(nèi)容之間盡可能不重復(fù)、不矛盾。如《核電電子文件分類及歸檔范圍》《核電電子文件歸檔管理》《核電數(shù)碼照片歸檔與管理》三者之間不僅有關(guān)聯(lián)性，還有兼容性。《核電電子文件分類及歸檔范圍》側(cè)重電子文件分類、歸檔范圍和保管期限；《核電電子文件歸檔管理》側(cè)重電子文件歸檔總體要求；當涉及某種類型電子文件時，如數(shù)碼照片采集、歸檔要求，引用《核電數(shù)碼照片歸檔與管理》；當涉及具體分類及歸檔范圍時，引用《核電電子文件分類及歸檔范圍》。這樣既保證制度之間內(nèi)容連貫性，又避免涉及相關(guān)內(nèi)容變化時需要更新其他相關(guān)制度。

（四）制度內(nèi)容自動執(zhí)行的處理

核電企業(yè)通過信息化手段，將制度各章節(jié)編制結(jié)構(gòu)化，形成術(shù)語、責(zé)任、引用文件、流程、管理要求等知識庫，不同制度之間以知識圖譜形式實現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)，當發(fā)現(xiàn)不同制度針對同一術(shù)語有不同定義時，主動提醒用戶進行辨識，以技術(shù)手段發(fā)現(xiàn)制度之間關(guān)聯(lián)和矛盾。將制度內(nèi)容以結(jié)構(gòu)化方式嵌入信息系統(tǒng)，當需要修訂時，自動顯示當前可編輯的文件，便于編者快速修訂，最大限度地降低主觀性，提高系統(tǒng)自動執(zhí)行的客觀性。將制度結(jié)構(gòu)化嵌入到電子文件管理系統(tǒng)中，使電子文件制度與信息系統(tǒng)深度契合，這是電子文件單軌制業(yè)務(wù)拓展與延伸的一個新方向。

四、制度體系實施路徑

（一）加強制度體系頂層設(shè)計

電子文件制度體系建設(shè)是一個持續(xù)改進的過程，隨著檔案信息化的不斷深入、業(yè)務(wù)檔案管理水平不斷提高以及標準化需求的改變，電子文件制度體系需要逐步完善，需要結(jié)合國內(nèi)電子文件標準化工作的最新需求，動態(tài)維護核電企業(yè)電子文件制度體系。“自頂向下”是核電企業(yè)制度體系設(shè)計的基本原則。首先，建立電子文件管理綱領(lǐng)性制度。其次，建立電子文件安全管理及保密制度、電子文件應(yīng)急處置制度，補齊電子文件安全保障體系建設(shè)短板。再次，建立細則和標準規(guī)范，例如系統(tǒng)接口規(guī)范、四性檢測技術(shù)規(guī)范、電子簽名技術(shù)規(guī)范。最后，建立電子文件單套制及長期保存管理制度，并制定細化的技術(shù)規(guī)范。

（二）遵循法規(guī)制度要求

國家法律法規(guī)和標準規(guī)范是核電企業(yè)電子文件管理制度體系建設(shè)的基本依據(jù)，從微觀上，核電企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建自成體系的電子文件管理制度，同時應(yīng)符合宏觀層面提出的電子文件管理制度要求，遵守“系統(tǒng)間相互協(xié)調(diào)”的基本原則。另外，需要充分利用內(nèi)外部環(huán)境中的有利條件，巧借時機開展文件檔案制度變革創(chuàng)新。既要關(guān)注上級單位和公司信息化建設(shè)、智慧電站建設(shè)、數(shù)字化轉(zhuǎn)型等契機，適時完善文件檔案管理制度，又要充分利用國家頒布新的檔案法律法規(guī)和標準規(guī)范時機，及時修改完善核電企業(yè)電子文件制度體系。

（三）樹立“三全”管理理念

為滿足核電企業(yè)電子文件長期保存及單軌運行，核電企業(yè)應(yīng)當編制基于電子文件長期保存及單軌運行的管理系統(tǒng)及對應(yīng)制度體系，建立良好電子文件管理文化氛圍，以引導(dǎo)核電企業(yè)電子文件管理工作科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)和有效地開展。遵循國家文件檔案管理標準規(guī)范，建立以專業(yè)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化與智能化為基本特征，以“三全”管理理念（全員管理、全程管理、全域管理）為主的核電企業(yè)電子文件制度體系。一方面進行合理管控，堅持文件檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的基本要求。另一方面實施動態(tài)管理，按照PDCA循環(huán)（計劃—實施—評價—改進）對電子文件制度體系進行動態(tài)完善。

（四）實現(xiàn)業(yè)務(wù)融合管理

按照多元治理理念，將電子文件管理要求融入核電企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項業(yè)務(wù)。按照“制度—流程—系統(tǒng)”三位一體融合管理理念，對電子文件制度內(nèi)容進行設(shè)計時，要同時考慮前端業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生電子文件的要求，以及檔案后端全生命周期的全過程管理，從管理、技術(shù)、標準等方面實現(xiàn)統(tǒng)籌管理，保持文件檔案管理的業(yè)務(wù)連續(xù)性、標準一致性，支持文件檔案一體化集成管理。一是從電子文件相關(guān)制度程序修改完善入手，進行制度審查修訂；二是對涵蓋各類型文件檔案管理制度進行針對性修訂，突出電子文件的管理舉措；三是同步修訂文件檔案領(lǐng)域以外的相關(guān)制度文件。

（五）雙軌并行按需發(fā)展

核電企業(yè)短時期內(nèi)還難以全部實現(xiàn)文件的單套制和單軌制管理，雙軌制還將繼續(xù)并行一定的時間期限，在電子文件制度體系建設(shè)時，需要注重與原有文件檔案制度體系的互相補充，而非“另起爐灶”重新建設(shè)一套電子文件管理制度。電子文件制度體系是對企業(yè)文件檔案制度體系的拓展，拓展后的文件檔案制度體系需要覆蓋各業(yè)務(wù)部門形成的各種格式、載體的有價值的文件和檔案，確保對歷史、現(xiàn)在和未來所有的檔案實現(xiàn)集成管理，做到流程全覆蓋、種類全覆蓋和業(yè)務(wù)部門全覆蓋。當然，電子文件制度體系內(nèi)容的建設(shè)，需要能夠隨著業(yè)務(wù)類型的擴展而動態(tài)調(diào)增，確保制度的適用性和有效性。

五、結(jié)語

當前，核電企業(yè)電子文件管理正在由雙套制向單套制甚至單軌制轉(zhuǎn)變，核電企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢不可擋，電子文件的單套制管理要求電子文件管理應(yīng)具備“完備的管理制度、技術(shù)標準和工作規(guī)范”。建立相對獨立完整的電子文件制度體系是單套制歸檔和保存的支撐前提，并與核電企業(yè)現(xiàn)有文件檔案管理體系相互融合、相互補充。

參考文獻：

[1]薛四新，徐華，楊艷，王改嬌，籍淑麗，張曉.機構(gòu)電子文件管理能力體系的構(gòu)建[J].北京檔案，2016，No.304（4）： 12-14.

[2]錢毅.電子文件管理標準體系的基本框架和建設(shè)構(gòu)想[J].電子政務(wù)，2010， No.90 （6）：17-23.

作者單位：江蘇核電有限公司