試論事業單位檔案管理創新的思考

王 超

公主嶺市中小企業服務中心

試論事業單位檔案管理創新的思考

王 超

公主嶺市中小企業服務中心

當今社會經濟發展迅猛，我國各個單位都開始革新，而對于事業單位來說，檔案管理工作是該單位最為重要的工作內容之一，也是當前面臨的巨大挑戰和發展機遇。可是在事業單位各種政策革新的同時，面臨了許多問題，因此，事業單位必須將檔案管理制度逐步完善，將檔案管理工作作為管理工作的重中之重。

事業單位；檔案管理；完善

一、事業單位檔案管理的現狀

事業單位的檔案中存在著許多重要信息，這些信息與事業單位的發展息息相關。檔案內容包括單位職工的個人信息、工作流程的詳細記錄、薪資的具體情況、單位的重大事宜等，如果檔案管理工作稍有疏忽，就可能會造成數據信息資料外漏、個人隱私被侵犯等嚴重后果。因此，加強檔案管理，保護檔案信息是事業單位不可忽視的重要工作。然而，現如今許多事業單位卻忽視檔案管理工作。事業單位普遍認為檔案管理不會為單位帶來收益，更不會對單位的發展起到促進作用。單位不會為檔案管理撥出額外的經費，也沒有更新檔案管理方法。如有的事業單位仍舊采用傳統的紙質版管理檔案的方法。檔案管理人員只是把檔案、資料進行整理歸類存放，并沒有經過系統性的整理。更有一些檔案管理人員，極其不負責任，管理檔案也只是敷衍應付了事。這樣的檔案管理不僅會影響他人查閱檔案的查閱效果，更會對單位的長遠發展造成不利影響。

二、改善事業單位檔案管理工作

1、抓好檔案管理人員業務培訓

檔案管理有其內在規律和特定要求。應選用政治上可靠、作風正派、責任心強的同志從事檔案管理工作，根據單位檔案管理工作量配備檔案人員數量。不論專職還是兼職的檔案員，都要定期或不定期地進行業務培訓，不斷學習和掌握檔案管理的新知識和新技能。可采取參加檔案部門培訓班、上級機關組織的檔案管理工作交流和平時檔案工作的檢查指導等形式，通過學習培訓提高檔案管理人員業務素質。基層事業單位的檔案工作人員應該做到多專多能，只有這樣，才能適應收集、分類、編研等工作的需要。

2、加大資金投入力度

多年來，我國科學技術一直高速發展著，并且也越來越成熟，在人類的生活工作中都應用了新型的技術和新型的設備，那么檔案工作也應該如此，把先進的現代技術和新設備應用到檔案管理工作中。可是我國每個區域的經濟發展都有所不同，所以目前使用的某些檔案管理設備不能滿足實際需要，因此各個相關的檔案管理部門應該充分重視起來，幫助某些單位向有關機構組織申請經費，完善檔案管理工作的環境、引進新技術新設備，達到建設現代化檔案管理的目標。各相關部門應該組織研究出一套科學的、完備的、合理的檔案管理體系，方便實行統一的策劃和協調，節約工作時間，節省人力物力財力的費用。最終有效的提升事業單位的工作效率。

3、事業單位檔案管理的新模式

要想實施事業單位的檔案管理的新模式，就必須先進行檔案部的人員改革，招聘或培養新的技術型人才。只要他們具有一定的資料管理能力以及計算機的操作能力，都是符合基本標準的。最終面試時要注重其誠信程度，因為檔案管理人員是接觸員工資料機會最多的人，也是泄漏員工檔案最有嫌疑的人，因此檔案部員工的誠信素質是最高的要求。在給員工發放表格的同時發放印好員工姓名和工作編號的檔案袋，由員工進行核實無誤后將表格裝入檔案袋后，按照檔案部發放的時間表，分批去檔案部，親自上交檔案。在上交時由檔案部員在員工面前核查表格，確定一切信息無誤后，檔案部員將員工的檔案保存到檔案室中。這樣便避免了傳統的檔案管理模式收集工作和保存工作的失誤，最大程度上保證了員工信息的安全性。

4、加強宣傳，增強檔案意識

依法治國是我國的國策，《檔案法》的出臺標志著依法進行檔案管理的已經步入了法治的軌道，提高全員檔案意識，使相關檔案的管理人員具備相關的法律知識，是保證檔案完整的基礎。首先要加強檔案工作的宣傳工作，讓事業單位更多的員工認識到這點，為檔案管理的相關工作人員提供更好的工作環境。其次檔案工作人員，對于單位里面的人事變化要密切的關注。和黨委和人力部門保持密切的聯系，并且利用各種機會跟單位的員工介紹檔案的重要性，讓員工認識到檔案對其前途的影響.把檔案工作落實好，堅決避免因為出國或者離職導致的人檔分離現象，堅決維持好檔案完整和合法性。

5、加快檔案現代化管理進程

社會經濟的發展將檔案管理信息化提上日程，為了促進檔案現代化的管理進程，必須將檔案信息化列入工作日程。面對科技發展過程中出現的機遇和挑戰，事業單位檔案管理工作必須對現存的在檔案工作上存在的不足進行理性的思考和總結。一方面，需要將先進的科學技術，比如縮微、聲像等靈活運用于檔案管理中，另一方面，也需要加強對相關管理工作人員的技術培訓。在此基礎上，根據單位的實際需要，有效的借鑒先進的管理方法和經驗，最大限度的使檔案管理工作適應于社會發展的需求。

6、對事業單位檔案管理的未來展望

在對事業單位檔案管理模式的創新的基礎上，我們還可以考慮采用一種新的檔案保存模式，那就是數字檔案館。在這個數字檔案館中，所有員工的檔案資料都以數據的形式呈現，這就省去了繁瑣的文本檔案管理和提取的工作步驟，提高了檔案管理和提取的效率。在這個數字檔案館中，只有檔案部的工作人員有資格進入并進行檔案的修改和整理，其余任何人都不能進入數字檔案館。而員工的資料有變動的情況下，就需要員工報告上級，上級經過審核后將員工資料有變動需要修改的地方以文字的形式交給檔案部進行修改。同時，這個檔案提取也不是任何人都可以進行的，只有通過了上級的批準，才能對員工的檔案進行提取。而提取的過程也存在著嚴格的保密性。首先檔案提取人必須手執上級蓋章的憑條，到檔案部申請提取，這時檔案部會給予提取人一個郵箱的帳號和提取密碼(每個郵箱都只對應一個員工的檔案資料)，提取人在數字檔案館的網站登錄并提取員工的只讀資料后，一旦退出了這個網站，其郵箱的提取密碼會立刻改變，無法二次登錄。若想再提取該員工的資料，則要再次進行提取申請了。這就是數字檔案館嚴密的資料管理模式。