城鄉規劃建設檔案管理存在的問題及對策

張明玉

【摘要】隨著城鎮化進程的加快，我國重要基礎設施建設取得了顯著的成效。城鄉規劃檔案是城鄉規劃、建設與管理的基礎資料，是城鄉規劃部門依法進行行政管理、執法監督的重要依據。規劃檔案工作作為城鄉規劃工作的重要組成部分，必須與城鄉規劃整體管理工作協調發展，為城鄉規劃建設的各個環節服務，為提高城鄉規劃的工作效率服務，為群眾方便、快捷、準確的查詢服務。因此，隨著經濟社會的迅猛發展，城鄉建設的快速推進，社會各界日益強烈的需要，建立一個科學化、現代化的城鄉建設檔案管理體系，一支服務能力不斷提升、服務意識不斷強化、服務方式不斷完善的城鄉規劃檔案管理隊伍，是檔案管理工作者的重要職責。本文就城鄉規劃建設檔案管理存在的問題及對策展開探討。

【關鍵詞】城鄉建設檔案;管理

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

隨著社會的發展，管理的具體內容是對城市建設過程中的有關文件和圖紙進行管理，具有一定的保存和參考價值，提高了城市規劃檔案的管理效率，對推進城市規劃工作具有重要作用。城鄉檔案管理存在的問題它不僅為城市經濟建設和發展提供了寶貴的歷史信息，而且對今后的城鄉規劃建設具有重要的參考和應用價值。

1、城鄉規劃建設檔案的特點

（1）動態性。城鄉規劃建設檔案是動態記錄城市興旺衰落的動態模式的信息，要求城建信息要跟隨城市的變化及時更新，因而動態性是城建檔案的顯著特征。（2）復雜性。城鄉規劃建設檔案是伴隨著城市發展的主要內容來描繪的，牽涉的內容有消防、人防、環保、防震減災，城市規劃管理及城市建設管理、城鄉規劃建設的政策法規，空中、地面、地下的管線設施，建筑物、構筑物等各種類型，以及圖文、錄音錄像、電子數據等各種儲存形式，也側面反映其復雜性。（3）準確性。城鄉規劃建設發展與城建各項信息的精準性高度聯系。比如城市公路建設等基礎設施，改建擴建的項目工程，居民房產的法律糾紛，城鄉規劃建設檔案從歷史的角度做出詳細的記錄，準確性是非常必要的，否則將對個人、企業、國家造成重大的經濟損失和災難性的事故。

2、城鄉檔案管理存在的問題

2.1 缺乏健全的管理機制

在城鄉檔案管理領域，特別是在檔案管理的質量和效率方面，必須建立有效的管理機制來支持工作。但目前，管理層在這方面做得還不夠。雖然政府服務已經調整和規劃，使其機構合理化并整合其資源，但其中大多數受傳統制度環境的影響，采取了自主的管理方法，導致缺乏統一管理標準，區域間信息共享困難，限制管理效率和影響管理質量。

2.2 檔案收集處理不夠規范

城鄉規劃建設檔案資料的收集較為片面，地上的檔案資料多，地下的少;城鄉規劃建設檔案收集廣度不夠，僅收集部分的城市建設項目檔案，還未做到全覆蓋;規劃建設相關部門的內部檔案往往收集得較為全面，其他部門的較少;部分已收集的檔案處理不夠規范，有些還未標明關鍵數據，存在原件代替復印件等現象。

2.3 沒有專業的管理團隊

城市規劃檔案管理的有序發展要求管理者充分發揮其積極作用。城鄉規劃檔案內容涉及面廣，內容瑣碎，要求管理人員具有較強的業務技能和較高的業務素質，同時要有檔案管理意識。但從目前的情況看，城鄉規劃檔案管理人員綜合素質偏低，技術難度較大，影響了管理效果。一些管理者對檔案的收集、整理和歸檔不熟悉，對電子檔案錄入方法研究不夠專業，制約了管理的現代化發展。

2.4 沒有完整的管理系統

目前，我國正處于新農村建設和城市現代化建設的關鍵時期。然而，由于檔案管理規劃仍處于發展的早期階段，人才分布和現代技術的應用存在很多差距。在一些偏遠的山區，土地使用和農村記錄的管理繼續應用傳統的紙張管理模式，并在計算機化和數字化管理方面存在差距。

3、解決當前城鄉規劃建設檔案管理中存在的問題的對策

3.1 提升城鄉規劃檔案管理工作意識

城鄉規劃檔案包括城鄉規劃審批管理、勘察設計、工程項目的各項技術資料等。有效管理這些數據對城鄉發展具有重要作用。管理者必須提高管理意識，認識管理形式，搞好管理。隨著城市化進程的加快，城鄉規劃檔案資源的價值顯著增加，逐漸引起城鄉規劃部門和建設單位的重視。在這種情況下，提高城市規劃檔案管理意識，做好城市規劃檔案管理工作就顯得尤為重要。管理者應充分認識檔案資源的價值，了解其工作的重要性，并采取有效措施進行工作。城鄉建設檔案信息化的關鍵是人才。城鄉建設檔案信息，才能使城鄉建設檔案信息化建設朝著正確的方向發展，檔案工作者必須培養他們的專業精神，使他們的職業素質成為一種文化習慣。通過組織管理，可以有效地將工作中必要的素質落實到崗位責任制中，充分發揮其主觀能動性，使工作進入有序、系統、有計劃、協調、高效、負責的工作狀態。規劃檔案管理有其自身的特點，這就要求從業人員不僅要掌握檔案工作的原則和方法，而且要準確把握不同工程建設形成檔案的特點和規律。同時，規劃檔案管理人員要培養自己的學習習慣，提高自己的學習能力，使自己的業務水平不斷提高。

3.2 加強檔案的基礎設施建設

為了適應城建檔案管理規范化、標準化建設的需要，更好的服務于社會，應當科學設置辦公、庫房、閱檔等場所，使辦公場所展現現代化、整理保存場所具有標準化、調閱場所體現方便化。同時，及時更新升級檔案收集、保存等專業儀器，如微機、檔案管理和文書處理軟件、打印機、復印機、錄像機、照相機、掃描儀、刻錄機等設備，以及配備防光、防盜、防溫、防濕、防火等保護設施。

3.3 檔案管理信息化

檔案信息管理是指以檔案實體存儲為中心，將文檔管理模式轉化為信息社會服務。文件實體的分類，分析，提取和處理提高了文件管理的效率。與傳統文件相比，電子文件的保存，修改和研究更加方便。這些文件可以通過Internet快速傳播，提高文件管理效率，降低文件管理成本。城市規劃和城市規劃的計算機化管理必須遵循城鄉發展服務的發展戰略。根據分析的特點和城鄉發展的科學研究和示范的發展目標，制定文件和檔案管理，中長期和短期管理的實用計劃，建立了網絡管理模式清理城市規劃和城市規劃計算機檔案的和諧發展。此外，必須注意系統實際應用的影響。還應注意該系統對城市和城市發展信息服務目標的支持。該方法應側重于系統的可擴展性和靈活性，以擴展未來的開發空間。城市化和城市化檔案作為單位的歷史檔案，是該單位的寶貴信息。為實現集中集中管理，保證城市規劃和城市規劃文件的完整性和制度，充分發揮其在建設中的重要作用。城市規劃和城市規劃的數字化管理是城市化和社會發展的必然要求。統一規劃和城市規劃注重檔案管理，結合數字檔案管理總體規劃，建立自己的網站信息和農村城鎮化發展，電腦化信息化和城市化發展，提高檔案管理人員素質文件，提高生產力和適應時代。今天的社會正在進入技術革命的新時代。這些新技術在生產和社會中的廣泛應用不可避免地意味著社會生產力的飛躍和社會生活的深刻變化，特別是在計算機和通信技術的快速發展和廣泛應用方面。信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學的支柱之一。使用信息資源是人類知識和智慧的運用。傳播和利用科學信息將促進科學和技術生產力的可持續發展。在城鄉發展中，有必要管理檔案信息。

3.4 依法治檔，建立健全各項規章制度

（1）提高檔案執法意識，依法治檔。在加強領導，提高重視程度的基礎上，依法建立檔案、依法使用檔案、依法管理檔案，也是加強城建檔案管理工作的重要內容。因此，一要切實提高干部職工的依法用檔意識。結合城鄉規劃工作管理特點，以開展學習宣傳貫徹檔案法律、法規及規范活動，定期組織干部職工認真學習《檔案法》、《城建檔案管理辦法》及《哈爾濱市檔案管理條例》等載體，把檔案管理法律法規的學習納入本部門普法工作內容，營造依法用檔的輿論氛圍。二是加強檔案管理知識上崗培訓，實現專兼職人員持證上崗。定期組織專兼職檔案人員對檔案收集、整理、立卷、歸檔和開發利用的規范等業務知識進行學習，并外請檔案專業人員進行業務指導，組織檔案管理人員到其他省市學習檔案管理先進理論和經驗，使檔案工作者熟練掌握檔案收集、分類、立卷、歸檔的技術，提升依法管理的意識，自覺按照各項規范開展工作。（2）建立健全各項規章制度，實行規范化管理。制度是貫徹和落實的最好保障。，以《檔案法》、《城鄉規劃法》等為依據，結合城鄉規劃檔案管理的自身特點，建立健全完善城鄉檔案管理的各項制度，應成為日常檔案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正實現檔案管理工作與機關其他業務同步運行、同步發展、相互協調，充分發揮出業務工作與管理工作的相互支撐、相互配合的積極作用。這就需要我們有意識地去制定科學的檔案管理辦法和分類體系，嚴格執行檔案材料收集及時、類別齊全、內容完整的各項制度，使檔案管理工作的各個環節都得到制度的保障和約束。（3）注重執行效果，加強指導和督促。制定和實施相應的指導和督促措施，是促進各方面檔案管理參與者，提高檔案管理重視程度，自覺執行檔案管理各項制度有效方法。可以從以下幾方面入手。一是以有關規定為依據，考慮本單位實際，制訂統一的局系統事業、企業單位檔案考評標準。二是堅持每年在系統內開展檔案自檢、自查工作，形成定期自查、自評、整改的機制。三是每年固定時間，對檔案工作“硬件”建設和“軟件”建設等方面進行監督整改。通過強有力的日常監督和督促，得以使檔案管理的各項制度切實落到實處。

3.5 深抓資源建設和開發利用

城鄉規劃建設檔案館應加快檔案收集、整合的力度，進一步豐富收集內容，優化收集的檔案結構，擴大檔案進館范圍，提升專業檔案館藏比重。加大城鄉規劃建設檔案開放利用力度，優化城鄉規劃建設檔案的解密、鑒定、開放和利用流程，深化作風建設，改進服務質量，提高服務效率，全方位提升城鄉規劃建設檔案服務能力。還應著眼中心大局，深入挖掘城鄉規劃建設檔案信息資源，把城鄉規劃建設檔案的特色故事講好講出彩，各類城鄉規劃建設檔案展覽辦好辦出色，創新出一批質量高、口碑好、具有廣泛影響力的城鄉規劃建設檔案精品文案。

3.6 建立城鄉建設檔案信息實用網站

城鄉建設檔案網站是由城鄉建設檔案部門在線建設的信息網站。一般來說，它以網頁、在線咨詢、檢索、電子檔案實時歸檔、城鄉建設檔案信息直接利用等形式為人們提供相關的城鄉建設檔案信息和服務。這是城鄉檔案信息化建設的主要目的。同時也是城鄉建設檔案數字化的重要標志和手段。在城鄉建設檔案信息化建設中，應將城鄉建設檔案管理系統納入城鄉建設檔案管理信息系統，綜合考慮本單位各部門的信息，建立綜合系統，實現資源共享，取得城鄉建設檔案管理的全面、系統效益。此外，我們還應該選擇一個具有升級和發展能力的城鄉建設檔案信息管理系統。這是實現城鄉建設檔案管理信息化的重要條件。該軟件適應網絡管理的需要，具有強大的檢索功能，充分發揮了計算機網絡的優勢。城鄉信息檔案網站建設應使用標準化設備。目前所選產品應符合國內外相關標準。最好是現在或將來有一些主流產品，并能得到國內外一些強大的軟硬件公司或制造商的支持，以保證升級換代，降低再開發成本。設備設置應盡可能合理化，考慮網絡吞吐量、響應時間和傳輸速度等因素。

3.7 打造高素質專業化檔案干部隊伍

積極開展檔案專業人才培訓，培養一批專業能力強的本土技術能手。協調做好檔案工作人員的崗位技能培訓，專題解決專業人才青黃不接、創新型人才不足的問題。創新人才評價機制，完善人才培育、評價、激勵制度。加大宣傳引導力度，營造良好的氛圍。開展先進工作者、業務能手評選表彰工作，真正把那些示范作用明顯、標桿形象突出的先進集體、先進人物推選出來。通過先進引領、典型帶動，大力營造“比學趕超”的深厚氛圍，形成推進檔案事業發展的強大合力。

結語：

總之，為了更好地為檔案使用者服務，為社會進步做出貢獻，我們不僅要從檔案部門的角度探討檔案利用問題，還要從使用者的角度研究做好檔案利用工作的方法，以促進整個檔案工作，包括檔案利用工作的發展和進步。

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