新檔案法背景下的會(huì)計(jì)檔案信息化管理

王碧玲

（湖南省常德市石門(mén)縣第三中學(xué)，湖南 常德 415300）

在快速發(fā)展的時(shí)代背景下，提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理的水平是時(shí)代向我們提出的要求，我們必須緊跟時(shí)代的步伐，跟緊時(shí)代的節(jié)奏，利用信息技術(shù)不斷優(yōu)化檔案的管理水平。當(dāng)前，會(huì)計(jì)檔案信息化管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，因此，我們就需要深入研究相關(guān)內(nèi)容，提前做好相關(guān)規(guī)劃。對(duì)于未來(lái)會(huì)計(jì)檔案信息化的管理要有憂患意識(shí)，查閱相關(guān)資料，提出有效的應(yīng)對(duì)策略，提升會(huì)計(jì)檔案信息化管理的效率。

一、會(huì)計(jì)檔案信息化管理的新背景

2015年修訂 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，有11處較大修改，主要是明確了電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，增加了會(huì)計(jì)檔案僅 以電子形式歸檔保存的管理要求，完善了電子會(huì)計(jì)檔案移 交、接收和鑒定銷毀的程序與要求。2020年6月新修訂的檔案法頒布實(shí)施，檔案信息化建設(shè)是新增的部分，這次新修訂的檔案法也明確了電子檔案和紙質(zhì)檔案具有同樣的法律效力。在新修訂的檔案法中，對(duì)電子檔案的多個(gè)方面做出了明確的規(guī)定，這一舉措旨在推動(dòng)實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

二、我國(guó)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）會(huì)計(jì)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息化管理需要一定的硬件與軟件設(shè)施。但是在一些相關(guān)單位，在會(huì)計(jì)檔案信息化管理方面的投入不足，硬件和軟件設(shè)施不完善。除此之外，投入的人力也不足。在各方因素的綜合影響下，會(huì)計(jì)檔案信息化管理還存在一定的缺陷和不足。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理的管理制度不完善。在新檔案法的背景下，雖然各單位，各領(lǐng)域都在加速推進(jìn)檔案信息化管理的步伐，但是，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的規(guī)章制度卻非常少，也并沒(méi)有制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，管理混亂，相關(guān)工作并沒(méi)有可以依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。管理制度方面的不完善在一定程度上制約了會(huì)計(jì)檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

（三）傳統(tǒng)思維模式的禁錮。第一，在人們的傳統(tǒng)思想觀念中，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法是安全的，最放心的，所以，他們從心理上是不愿意接受新的信息化管理的新模式，他們還沒(méi)有意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性和能夠給他們?nèi)粘９ぷ鲙?lái)的極大便利。第二，人們不愿意跳出自己的舒適圈，對(duì)于有些工作了十幾年甚至是幾十年的老員工來(lái)說(shuō)，他們就想要維持現(xiàn)狀，保持現(xiàn)有的工作節(jié)奏，他們從思想上不再愿意尋求上進(jìn)與創(chuàng)新，不再愿意學(xué)習(xí)新的技術(shù)和知識(shí)。所以，人們思想上的不重視也一定程度上影響了會(huì)計(jì)檔案信息化管理的發(fā)展速度。

三、會(huì)計(jì)檔案信息化管理的新途徑

（一）對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行革新。隨著信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，各單位，各領(lǐng)域可以利用信息技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)來(lái)變革傳統(tǒng)的檔案管理的方法。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會(huì)計(jì)檔案需累積一月或數(shù)月后方可順號(hào)裝訂歸檔，在信息化管理新方式下，財(cái)務(wù)人員無(wú)須按照記賬憑證號(hào)順號(hào)歸檔，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案隨辦隨歸，減少檔案長(zhǎng)時(shí)間散落存放的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)會(huì)計(jì)檔案管理需要明確各部門(mén)的職責(zé)，明確分工，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)完成各項(xiàng)工作。例如，要明確規(guī)定信息部門(mén)、檔案部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)的具體工作和相應(yīng)職責(zé)。與此同時(shí)，國(guó)家政策，國(guó)家相關(guān)部門(mén)也要出臺(tái)相關(guān)的政策來(lái)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的變革，積極鼓勵(lì)各單位各部門(mén)跳出傳統(tǒng)思維模式的禁錮，勇于創(chuàng)新，不斷變革。在鼓勵(lì)的同時(shí)，國(guó)家也要制定明確的法律法規(guī)，規(guī)范各單位在推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化管理進(jìn)程中的各方面舉措。

（三）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化、信息化管理可在會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中建立電子檔案與實(shí)物檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系， 準(zhǔn)確記錄會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、存放狀態(tài)及相關(guān)責(zé)任人，為每一份會(huì)計(jì)檔案建立全生命周期電子化管理記錄，可隨時(shí)查閱該檔案的狀態(tài)，并查詢與檔案相關(guān)的信息。

四、會(huì)計(jì)檔案信息化管理的發(fā)展前景

（一）提高工作效率。會(huì)計(jì)檔案信息化管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化模式，節(jié)省了人力，節(jié)省了時(shí)間，提高了辦事效率，為人們的日常工作提供了便利。

（二）保護(hù)環(huán)境，低碳環(huán)保，降低了運(yùn)營(yíng)成本。會(huì)計(jì)檔案電子化管理降低了運(yùn)營(yíng)成本，減少了紙張的浪費(fèi)，保護(hù)了環(huán)境。除此之外，會(huì)計(jì)檔案電子化管理也降低了運(yùn)輸成本，人工成本，大大縮減了企業(yè)的預(yù)算。

（三）提高了會(huì)計(jì)檔案管理能力。傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新以及思想觀念的轉(zhuǎn)變，可以讓人們以創(chuàng)新思維，更加專業(yè)的視角來(lái)查找在會(huì)計(jì)檔案管理方面存在的不足，并且不斷地完善相關(guān)的制度管理體系，更好的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)計(jì)檔案管理信息，更好的發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。

五、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得會(huì)計(jì)檔案管理的環(huán)境也發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)檔案信息化管理正在大踏步趕上時(shí)代的發(fā)展要求，也正在不斷地尋求創(chuàng)新。當(dāng)然，會(huì)計(jì)檔案管理在從傳統(tǒng)的模式向數(shù)字化信息管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中也面臨著一些挑戰(zhàn)，但是，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨，各部門(mén)要在檔案法頒布的背景下準(zhǔn)確理解檔案法并結(jié)合自身特點(diǎn)，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理的快速發(fā)展。