對中小企業采購內部控制的探討

劉艷華

（株洲手之聲信息科技有限公司，湖南 株洲 412007）

在中小企業生產經營過程中最為重要的一個環節就是采購，再加上采購業務涉及的范圍比較廣，工作量大，控制起來有一定的難度。如果不能合理地控制采購的成本，將會對企業的發展造成一定的威脅。基于此，有必要重視對采購成本的控制，要將內部控制體系融入采購成本控制，并不斷完善控制的措施，確保中小企業的生產經營活動能夠正常進行。

一、中小企業實施采購控制的重要作用

首先，能夠節省成本開支，提高中小企業的經濟收益。在中小企業的生產經營過程中，采購是必不可少的一個環節，并且占企業支出的比重往往很大，可以說，采購成本的高低直接關系到企業的利潤和生存，因此，企業有必要采取相應內控措施防范其舞弊和風險，采購人員在按照單位制度的基礎上來進行采購議價，以此來降低成本。同時，由于受到市場環境的影響，在激烈的市場競爭中，中小企業如果沒有控制好采購成本，就會對企業自身發展帶來負面影響。基于此，有必要實施采購控制工作，規范采購的流程，將采購控制的作用發揮出來。相關部門需要對采購的內容進行嚴格的復核，及時發現其中不規范的地方，確保能夠將采購成本控制在合理的范圍內。

其次，能夠避免腐敗問題的發生。在采購的過程中都是通過貨幣支付的，如果沒有嚴格的內控制度來進行防范，在大量的資金往來中很容易發生腐敗的問題，致使采購不公開、不透明[1]。對采購進行控制能夠促使采購信息變得更加的透明化和公開化，能夠在一定程度上避免腐敗的發生。最關鍵的是，對此進行控制，能夠及時發現日常采購管理中存在的問題，在此基礎上找到解決的辦法，確保中小企業的管理更加的規范化，促進企業獲得更進一步的發展。

二、優化中小企業采購控制的措施

（一）加強控制意識，提高采購人員的素質

首先，加強控制意識。要確保采購的內控制措施能夠順利實施，就需要有采購的內部控制意識。從現狀來看，企業的采購人員往往具有豐富的采購知識和采購經驗，但卻缺乏內部控制的意識，并且中小企業也沒有將內部控制培訓作為重點內容，在一定程度上忽視了內控意識的培養。此外，在實踐操作中沒有將內控制度落到實處，通常都是走過場，過于形式化，這樣不僅會在一定程度上阻礙采購內部控制的有效實施，更為關鍵的是還會加大采購成本，給企業的發展帶來風險[2]。還有些采購人員由于經驗不足，在采購時詢價技巧有問題，會加大采購的成本，致使采購環節一直處于被動的狀態，對中小企業的發展產生了不良的影響。由此可見，加強采購控制意識迫在眉睫，應該引起中小企業管理層重視。中小企業的管理人員應該重視與采購部門加強溝通，以此來確保內部控制措施能夠在采購中落實好。在對采購人員進行培訓的過程中，應該將有關內部控制的相關知識融入進去，要不斷地培養采購人員的內控意識，確保在采購流程中嚴格地遵循內部控制理念[3]。如果在條件允許的情況下，可以逐步擴大培訓的內容和人員范圍，致力于不斷地提升整個企業的采購管理水平，構建完善的內控體系，幫助中小企業更好地去完成內部的深化改革。

其次，提升采購人員的綜合素質。采購人員水平的高低直接關系到采購貨物的質量，因此，應該不斷地強化采購人員的素質。企業應該加大對采購人員的培訓，不僅需要重視相關技能的培訓，而且還需要重視對談判技巧的培訓。同時，應該加強與其他部門的交流與合作，緊密的將技術部門、生產部門與采購部門聯系在一起。如果需要采購專業性很強的物品，就需要讓其他專業人士加入進來，共同去完成采購任務。

（二）對采購制度進行規范

為了對采購的流程進行規范，就有必要建立完善的采購制度，依據企業的發展實際情況來構建相應的組織架構，在對崗位職責進行明確的同時，用規范的流程來完善內部控制制度，以此來降低采購的風險。首先，應該實施采購崗位輪換制。在采購的過程中采購人員需要定期輪換，并且還需要建立獨立的稽核制度。同時，要完善績效考核制度，以此來更好地監督和管理采購人員，為了提升采購人員的積極性，需要明確獎懲制度。其次，需要設立驗收機構。為了對采購物資的質量進行控制，有必要設立專業的驗收機構或人員，確保各項物資都能符合要求。不僅需要出具采購的驗收報告，在必要的情況下需要通過專業的檢測人員來對購買的物資進行檢測。對于付款制度也需要完善，依據企業自身情況來建立相應的付款流程，在付款的過程中要嚴格按照付款流程執行[4]。需要特別注意的是，企業可以直接與供貨商進行交易，這樣就能避免中間商，在一定程度上能夠節省流通成本，降低采購的風險。最好是能夠與供應商建立良好的戰略關系，這樣不僅能夠確保供貨渠道暢通，而且能夠將采購成本控制在合理范圍內，有利于企業的長遠發展。

（三）加大對采購業務的監督力度

為了加大對采購業務的監督力度，需要建立獨立的采購部門，對該部門的職責進行明確，要將責任到人，確保每位員工都對自身的職責掌握清楚，以此來更好地完成采購業務流程的控制工作。要對工作人員的職責和權限進行明確，并且崗位分工要明確。這樣就能夠在發生問題時及時的追責，避免出現相互推卸責任的情況。在分工的時候要依照不相容崗位職責相互分離的原則進行，這是從職權分配的角度來考慮的，這樣就能夠對權利進行合理的分配，將每個崗位的權利效用發揮出來，更好地去完成采購業務的監督工作。切記，采購內控制度并不是一成不變的，需要依據實際情況適當的進行調整。如果只按照現有的制度去執行，在監督的過程中不懂得變通，沒有依據實際情況進行改進，如果長期這樣下去，內控制度就失去原有的作用，管理的效果就會不明顯。因此，在實踐中不斷地去完善內控制度，總結工作經驗，在此基礎上來進行修訂。

（四）執行好采購預算

在采購成本控制中最關鍵的一個點就是價格，只有將價格控制在合適的范圍內，才能提升控制的效果。部分中小企業在采購的過程中由于控制不嚴格，經常會出現數量以及價格超出預計的情況，并且不能與供應商建立長期的合作關系。針對這種情況，就需要重視采購預算工作，加強對采購預算的管理，避免出現徇私舞弊的情況。在預算管理上不能只停留在表面，要將預算編制以及執行落到實處。在正式采購前需要制定出有效的采購計劃，在制定計劃時企業的所有部門都應該參與進來，編制科學、合理的預算執行方案，在采購的過程中一定要依照預算方案執行。還需要注意的是，對供應商的管理也應該嚴格，每年應該進行一次評級，淘汰不合格的供應商，要選擇綜合評價比較高的供應商。

（五）運用好現代采購的方式

隨著時代的不斷發展與進步，各種高科技技術應運而生，并被廣泛地應用在各個領域中，并取得了不錯的成效。中小企業在開展采購控制工作時，應該結合時代發展的特征，引入先進的互聯網技術。目前，網上采購的方式被很多中小企業利用，這種方式在一定程度上拓展了采購的途徑和渠道，能夠彌補傳統采購的不足之處。中小企業應該去適應這種改變，依據自身的情況，對網上采購模式進行優化，以期能夠在提高采購效率的同時，能夠提升采購的質量。在具體采購時要善于借助聯合采購的平臺，并且要利用好第三方采購的模式，希望能夠將采購的成本降低。現代化采購方式最明顯的優勢就是程序公開化、透明化，由庫存而采購轉變為訂單而采購，集小單為大單，批量采購，增強采購談判實力[5]。

三、結束語

綜上所述，做好采購控制工作對于中小企業的發展來說意義重大，應該在實踐中不斷優化控制的措施，首先要強化采購控制的意識，提升采購人員的綜合素養；其次對采購的內控制度進行合理的規范，并且要加強對采購業務的監督；最后，在執行好采購預算管理工作的同時，應該改進采購的方式，不斷地引入先進的采購方式，以此方能發揮出采購控制工作的真正作用，更好地服務于中小企業的發展。